預約規則參考

有三件事決定一筆預約能否成立，而它們分別在三個畫面上設定：

• 資源規則 是一組可重複使用的規則 —— 預約範圍、時間長度、簽到、審批、 可以從哪些途徑預約。它附加在一整類空間上，而不是單一會議室。
• 配額 給預約一個價格，也給每個人一份餘額。配額有自己的一組設定， 也有 專屬的章節。
• 團隊空間 決定誰可以預約這些資源。

本文完整涵蓋資源規則與團隊空間，並且從三者如何互相影響開始 —— 那是最容易讓人意外的 部分。

規則如何組合

沒有優先次序。儲存預約時，所有規則會在同一輪內檢查，而且 所有失敗會一次回報， 所以一筆既超出預約範圍、配額又不足的預約，會同時回報兩個問題。

值得記住的是，這三者回答的是三個不同的問題：

1. 這個人看得到資源嗎？ —— 團隊空間。它在建立資源清單時就已經生效，不只是儲存 預約時才檢查。沒有權限的人看到的不是變灰的會議室，而是清單裡根本沒有它。
2. 這筆預約的形狀合規嗎？ —— 資源規則。範圍、時間長度、全日、重複、跨日、 營業時間、現場預約、預約途徑。
3. 付得起嗎？ —— 配額。

四個常讓人措手不及的行為：

• 團隊空間看的是發起人，不是正在操作的人。 預約管理者替團隊外的人建立預約會被 拒絕，即使管理者自己看得到那間會議室。
• 配額在儲存預約時就扣，不是在批核時。 拒絕一筆申請不會把配額還回去，只有取消 才會，而且要 資源本身允許退回。 缺席則直接損失。
• 預約目的可以把規則整個關掉。 預約目的的選項可以覆蓋資源規則與配額政策；覆蓋 開啟但沒有選任何一項，代表 沒有規則、沒有配額，而不是回到資源本身的設定。
• 預約目的永遠無法覆蓋團隊空間。 它是唯一不會被其他設定解開的規則。

沒有任何角色可以略過以上全部。預約管理者拿到的只是規則授予的 覆蓋規則；審批流程 會放寬大部分規則，但團隊空間與營業時間仍然生效；配額對任何人都沒有例外。

資源規則

打開一份規則後，左側是一排頁面 —— 基本、預約規則、預約時間／日期範圍、 預約審批、預約主持人、保密政策、創建/編輯預約途徑、其他、 覆蓋規則 —— 之後是依資源類型分頁的資源清單。下面的段落照這個順序排列。

基本

允許距離 是從建築物本身的位置量起，而位置設定在建築物上而不是這裡 —— 建築物沒有 位置的資源，一旦要求 GPS 簽到就沒有人簽得了。

預約規則

決定什麼東西可以被預約。

預約時間／日期範圍

操作步驟請看 限制可以提前多久預約。

預約審批

整頁都在 預約批核 主開關之下。

條件式預約審核 可用的條件：

預約主持人

保密政策

創建/編輯預約途徑

其他

覆蓋規則

一份規則可以帶著給特定用戶或用戶群組的例外。每一條規則先選 覆蓋條件 —— 發起人（那些人建立或編輯自己的預約時）或 預約管理者（那些人透過管理控制台 操作時）—— 然後重新打開上面設定的一部分：預約日期範圍與釋放排程、時間長度、簽到、 編輯與刪除限制，全日、重複、跨日與非營業時間的開關，重疊行為，是否需要批核， 以及感應器自動處理。

規則有順序，第一條符合的生效。只在某個團隊真的需要比其他人更長的預約範圍時使用 —— 不要把它當成日常設定人員的方式，因為從資源本身看不出有覆蓋規則存在。

預約配額

配額在自己的四個分頁上設定，並且另有專章說明 —— 請從 預約配額的運作方式 開始，或直接前往 設定參考。

團隊空間

團隊空間是一組資源，加上被允許使用它們的人。操作步驟請看 為指定部門設定專用資源。

資源

每種資源類型各一頁，並顯示這個團隊空間涵蓋的數量。一個資源同時只屬於一個團隊空間 —— 在這裡挑走一間會議室，就等於把它從原本的團隊空間移走。要讓兩個部門共用一間會議室， 做法是一個團隊空間同時列出兩個群組，而不是兩個團隊空間。

沒有加入任何團隊空間的資源，所有人都可以預約。

成員與權限

這四項會依序判讀 —— 禁止、團隊成員、只讀成員、其他用戶 —— 第一個符合的生效。同時是團隊成員又被禁止的人，結果是被禁止。

這些設定不管的事

• 營業時間 屬於資源本身。規則可以允許或禁止在營業時間外預約，但不會定義營業時間。 這一對設定的完整步驟請見將預約時間限制在營業時間內。
• 預約目的，以及讓目的取代規則或配額的覆蓋設定，在預約目的的畫面上。
• 預約表單 —— 額外欄位、自訂標籤 —— 是自己的畫面，自動填寫的設定也是。
• 服務項目 與餐飲有自己的規則；它們在這些畫面上留下的唯一痕跡，是把含服務請求的 預約送去批核的那個條件。
• 與 Microsoft 365 或 Google 的日曆同步 在整合的畫面上設定。這些畫面上唯一與同步 有關的設定，是待批核期間是否發送日曆回覆。
• 資源本身是什麼 —— 名稱、容量、建築物、設施，以及屬於哪份規則、哪個配額政策、 哪個團隊空間 —— 在資源上設定。