預約規則參考

有三件事決定一筆預約能否成立，而它們分別在三個畫面上設定：

• 資源規則 是一組可重複使用的規則 —— 預約範圍、時間長度、簽到、審批、可以從哪些途徑預約。它附加在一整類空間上，而不是單一會議室。
• 配額 給預約一個價格，也給每個人一份餘額。配額有自己的一組設定，也有 專屬的章節。
• 團隊空間 決定誰可以預約這些資源。

本文完整涵蓋資源規則與團隊空間，並且從三者如何互相影響開始 —— 那是最容易讓人意外的部分。

規則如何組合

沒有優先次序。儲存預約時，所有規則會在同一輪內檢查，而且 所有失敗會一次回報，所以一筆既超出預約範圍、配額又不足的預約，會同時回報兩個問題。

值得記住的是，這三者回答的是三個不同的問題：

1. 這個人看得到資源嗎？ —— 團隊空間。它在建立資源清單時就已經生效，不只是儲存預約時才檢查。沒有權限的人看到的不是變灰的會議室，而是清單裡根本沒有它。
2. 這筆預約的形狀合規嗎？ —— 資源規則。範圍、時間長度、全日、重複、跨日、營業時間、現場預約、預約途徑。
3. 付得起嗎？ —— 配額。

四個常讓人措手不及的行為：

• 團隊空間看的是發起人，不是正在操作的人。 預約管理者替團隊外的人建立預約會被拒絕，即使管理者自己看得到那間會議室。
• 配額在儲存預約時就扣，不是在批核時。 拒絕一筆申請不會把配額還回去，只有取消才會，而且要 資源本身允許退回。缺席則直接損失。
• 預約目的可以把規則整個關掉。 預約目的的選項可以覆蓋資源規則與配額政策；覆蓋開啟但沒有選任何一項，代表 沒有規則、沒有配額，而不是回到資源本身的設定。
• 預約目的永遠無法覆蓋團隊空間。 它是唯一不會被其他設定解開的規則。

沒有任何角色可以略過以上全部。預約管理者拿到的只是規則授予的 覆蓋規則；審批流程會放寬大部分規則，但團隊空間與營業時間仍然生效；配額對任何人都沒有例外。

資源規則

打開一份規則後，左側是一排頁面 —— 基本、預約規則、預約時間／日期範圍、預約審批、預約主持人、保密政策、創建/編輯預約途徑、其他、覆蓋規則 —— 之後是依資源類型分頁的資源清單。下面的段落照這個順序排列。

基本

允許距離 是從建築物本身的位置量起，而位置設定在建築物上而不是這裡 —— 建築物沒有位置的資源，一旦要求 GPS 簽到就沒有人簽得了。

預約規則

決定什麼東西可以被預約。

預約時間／日期範圍

操作步驟請看限制可以提前多久預約。

預約審批

整頁都在 預約批核 主開關之下。

條件式預約審核 可用的條件：

預約主持人

預設主持人為發起人 在 4.5.12 之前就存在的每一份政策上都是開啟的。以前這個預先填入是無條件的，所以升級後的政策行為完全不變 —— 這個設定只有在有人把它關掉之後才有意義。

保密政策

創建/編輯預約途徑

關閉的意思並不只有一種。關掉管理控制台或使用者界面，資源會從該介面的清單中消失 — 是不出現，而不是變成灰色。關掉面板，資源仍留在面板畫面上，等到有人要取用時才被拒絕。

大家最常想從這幾列得到的三種組合 — 只能從應用程式預約、只能掃描貼紙預約，以及不讓使用者界面預約 — 在決定資源可以從哪裡預約 有完整步驟。

其他

覆蓋規則

一份規則可以帶著給特定用戶或用戶群組的例外。每一條規則先選 覆蓋條件 —— 發起人（那些人建立或編輯自己的預約時）或 預約管理者（那些人透過管理控制台操作時）—— 然後重新打開上面設定的一部分：預約日期範圍與釋放排程、時間長度、簽到、編輯與刪除限制，全日、重複、跨日與非營業時間的開關，重疊行為，是否需要批核，以及感應器自動處理。

規則有順序，第一條符合的生效。只在某個團隊真的需要比其他人更長的預約範圍時使用 —— 不要把它當成日常設定人員的方式，因為從資源本身看不出有覆蓋規則存在。完整步驟見讓主管可以比其他人提前預約。

預約配額

配額在自己的四個分頁上設定，並且另有專章說明 —— 請從預約配額的運作方式 開始，或直接前往設定參考。

團隊空間

團隊空間是一組資源，加上被允許使用它們的人。操作步驟請看為指定部門設定專用資源。

資源

每種資源類型各一頁，並顯示這個團隊空間涵蓋的數量。一個資源同時只屬於一個團隊空間 —— 在這裡挑走一間會議室，就等於把它從原本的團隊空間移走。要讓兩個部門共用一間會議室，做法是一個團隊空間同時列出兩個群組，而不是兩個團隊空間。

沒有加入任何團隊空間的資源，所有人都可以預約。

成員與權限

這四項會依序判讀 —— 禁止、團隊成員、只讀成員、其他用戶 —— 第一個符合的生效。同時是團隊成員又被禁止的人，結果是被禁止。

這些設定不管的事

• 營業時間 屬於資源本身。規則可以允許或禁止在營業時間外預約，但不會定義營業時間。這一對設定的完整步驟請見將預約時間限制在營業時間內。
• 預約目的，以及讓目的取代規則或配額的覆蓋設定，在預約目的的畫面上。
• 預約表單 —— 額外欄位、自訂標籤 —— 是自己的畫面，自動填寫的設定也是。
• 服務項目 與餐飲有自己的規則；它們在這些畫面上留下的唯一痕跡，是把含服務請求的預約送去批核的那個條件。
• 與 Microsoft 365 或 Google 的日曆同步 在整合的畫面上設定。這些畫面上唯一與同步有關的設定，是待批核期間是否發送日曆回覆。
• 資源本身是什麼 —— 名稱、容量、建築物、設施，以及屬於哪份規則、哪個配額政策、哪個團隊空間 —— 在資源上設定。