選擇要寄出哪些預約電郵

1. 開啟規則並找到電郵區塊

開啟 預約規則，點選那些資源使用的規則，然後選 編輯。在編輯器左側的導覽中，一般頁面的最後一項是 其他 — 本文所有內容都在該頁最上方、電郵 這個標題底下。

2. 決定一筆預約會不會寄信給任何人

停用預約電郵通知 — 「啟用此設定後，系統將停止向組織者和與會者發送所有與預約相關的電郵通知（包含新增、編輯和取消預約）。」 這是最粗的一刀：這條規則下的任何資源，對任何人，都不會寄出任何東西。

辦公桌和設備請開啟它。那些信只是每天告訴一個人他早就知道的事，也是新辦公桌樓層最常見的投訴。會議室則保持關閉 — 那封信正是五個人得知在哪裡集合的方式。

3. 保留還是取消批核結果通知

向主辦人發送批核結果電郵 預設是開的，會在有人作出決定後寄出 預約已批准或 預約被拒絕。它只有在需要批核 的規則上才有意義。

唯一該關掉它的理由：當會議室是連接的信箱時，會議室自己的日曆回覆已經把結果告訴主辦人了，兩封說同一件事的信比一封更糟。

4. 決定辦公桌與設備是否附帶邀請

預約辦公桌或設備時在電子郵件中附加 .ics 數據 是整條規則裡唯一在標籤中點名資源類型的開關，因為它對其他類型都不適用 — 會議室的預約一定附帶日曆邀請，這個設定不會改變它。

若同事會圍繞一張辦公桌安排一整週，就保持開啟；若他們每天早上臨時取一張，就關掉，因為一個月的辦公桌預約變成日曆行程會把其他事都埋掉。辦公桌樓層的完整設定見辦公桌樓層需要的規則。

5. 通知需要準備場地的人

以電郵通知預約管理員 會在這些資源上的預約被建立、編輯、取消，或狀態改變時 （已預約、等待簽到、使用中）寄信給指定名單。從 Microsoft 365 同步過來的預約同樣計算在內。

開啟後，下方會出現 預約管理員用戶／用戶群組。請指定 用戶群組 而不是個別人名，這樣有人休假時名單依然成立。

這與步驟 2 是兩個不同的問題。在辦公桌樓層把主辦人的信關掉，並不會關掉這一項；它們是各自獨立的開關，可以在其他人都收不到的情況下讓管理員繼續收到。

6. 決定暫停服務要通知到什麼程度

在 暫停服務通知 之下，三個開關決定當資源被暫停服務 時，是否寄信給已經預約的人 — 分別是暫停時段被 建立、更新 和 刪除 時。

建立預設是開的，也應該保持開啟：會議剛失去場地的人需要知道。另外兩個是給那些暫停時段經常變動的空間用的；對一年只關閉一次的會議室來說，它們只是雜訊。

7. 儲存，並確認真的成功

儲存規則之後，不要只是把表格重讀一遍，實際做一次。用一個普通帳戶預約其中一項資源，把另一個人加為與會者，然後打開兩邊的收件箱：

• 主辦人應該收到 預約已建立；若步驟 2 開了，則什麼都收不到。
• 與會者應該收到 會議邀請。
• 步驟 5 中指定的人也應該各自收到一封。
• 取消該預約，確認取消通知同樣寄達 — 這一半最常被忘記測試。

若日曆邀請沒有以附件形式出現，在大多數網站上這是預期之內，並非故障：邀請通常不是一個檔案。

這裡不負責的事

• 信裡寫什麼。 主旨與內文是整個網站設定一次的，見更改 Offision 電郵的文字。
• 提醒郵件。 預約開始前、或因缺席即將被釋放時寄出的信，是在預約設定頁上切換的，作用於整個網站而不是某一條規則。
• 批核請求。 請批核人作出決定的那封信屬於要求批核；這一頁上只有結果通知。
• 預報郵件。 給管理層的定期摘要是獨立的訂閱 — 定期把即將到來的預約寄給管理層。
• 信件能否寄得出去。 寄件者，以及邀請是否以檔案形式抵達，由用自己的地址寄出電郵 決定。