將預約時間限制在營業時間內

1. 建立時間帶

一個時間帶為一組資源保存營業時間: 哪幾天營業、每天營業的時段、計算這些時段用的時區,以及整天休息的假期。

按 新增,為時間帶命名並設定 時區 — 您畫出的時段以這個時區計算, 而不是每位使用者自己的時區。接著在 每週時間表 上拖曳,為每個工作日畫出開放時段;點一下畫好的時段可微調它的開始與結束。

同一個編輯器的 假期 頁面會讓整天休息,無論每週時間表為那一天畫了什麼。您可以手動加入日期、匯入 .ics 檔案,或自動同步某個國家的公共日曆 — 請參閱在公眾假期讓辦公室休息。

2. 套用到會議室

時間帶在套用到資源之前不會有任何作用。在同一個編輯器裡,已套用資源底下的頁面列出您的會議室、辦公桌和設備 — 勾選要由這個時間帶管理的項目。

同一條連結也可以從另一端建立: 每間會議室自己的表單上有 營業時間 欄位。兩邊寫入的是同一個設定,用哪一邊都可以 — 但務必確認,因為沒有時間帶的會議室,下面的一切都管不到它。

3. 在政策上禁止非營業時間預約

時間帶本身只是描述營業時間;讓它具有約束力的是預約政策。

選取那些會議室使用的政策,在右側面板按 編輯。在編輯器的頁面清單中選 預約規則 — 第二個 — 然後把 允許用戶在非營業時間創建預約切換為 關閉。

依賴它之前,有兩個細節值得知道:

• 一筆預約必須落在 單一 開放時段內。如果某天畫成 9:00–12:00 和 13:00–17:00 兩段,9:00–17:00 的預約會被拒絕,因為它跨越了中間休息的時間。
• 一筆同時佔用多項資源的預約,必須符合 每一項 資源的營業時間。而如果某個群組 — 保全、設施人員 — 應該例外,政策的 覆蓋規則 頁面可以只為他們重新開放非營業時間預約。

4. 預約的人會看到什麼

兩半都就緒後,放在營業時間外的預約無法儲存。表單會連同會議室名稱和它的營業時間一起拒絕 — 無論是休息中的夜晚、週末還是假期,都一樣:

建議時段 並不遵守同一套規則,這點值得記住: 預約時提供的建議時段不會 依會議室的營業時間或假日裁切,落在休息夜晚的時段照樣會被提議, 直到儲存那一刻才被拒絕。請自行把建議格線放在會議室真正開放的時間內。無論如何建議終究只是建議 — 若要讓提供的時間成為 唯一 能選的時間,請看固定時段。

建議時段的來源不再只有排程。會議室若沒有自己的時段,就會回落到一份全公司共用的格線;在還沒選會議室以前,預約表單提供的也是這份格線 —— 請看建議時段。對於掛在這份排程上的會議室,這裡的設定仍然優先。

5. 門口面板會顯示什麼

在營業時間外,門邊的面板會轉為灰色並顯示 非工作時間,下方列出會議室每週的 開放時間 — 遇到假期時,還會顯示假期的名稱。在這個畫面期間, 預約和walk-in的按鈕都會消失。

面板會在時間帶開放或關閉的那一分鐘準時切換。營業時間內它一切如常,只有一個差別: 從面板預約最多只能訂到打烊時間,所以越接近一天結束,可選的時長就越短。

6. 確認設定生效

以一般使用者登入,嘗試在營業時間外 — 週末,或晚上八點 — 預約那間會議室。出現上面的訊息就代表設定正確。如果預約反而成功了,就是這一對設定缺了一半 — 會議室不在時間帶上,或它的政策仍然允許非營業時間預約。