取得上一季每個房間的使用情況

季末的房間報表只需一次導出：資源使用分析，期間選 上一季，切到 房間 分頁，再在 資源排名 卡上選 導出。檔案裡每個房間一列 —— 所有房間，包括沒人預約的 —— 列出它的預約次數、預約時數和使用率。

接下來常見的問題，另外三個地方可以回答：

1. 選上一季

開啟 預約 › 分析 › 資源使用分析，在標題旁邊選期間。

上一季 和 本季 就在 過去30天 之下。季度按曆季計：1 月至 3 月、4 月至 6 月、 7 月至 9 月、10 月至 12 月。上一季 是今天所在季度之前的整整一季，所以在 9 月 23 日選它，就是 4 月 1 日至 6 月 30 日。本季 一直算到本季結束，包括還沒到的日子。

每個使用這個選擇器的頁面都有這兩個預設：使用者資源使用、缺席分析、報告和預約儀表板都在其中。

2. 選房間，以及「使用」怎樣算

選 房間 分頁。總合 會把房間和辦公桌、停車位、設備混在一起，而辦公桌的使用率完全說明不了會議室的情況。

然後選 營業時間 或 全日 24 小時。營業時間 用每個房間的預約時間除以它開放的時數。要引用數字，就用這一個。全日 24 小時 除以這一季的每一個小時，連夜間都算在內，所以每個房間看起來都很冷清。資源使用率計算哪些時間有完整的算法。

3. 導出資源排名

捲到 資源排名。卡片上只顯示前十名，但 導出 會寫出 每一個房間。沒有預約的房間也在檔案裡，數字是零 —— 這往往正是要找的結果。

試算表有五欄：排名、資源、預約次數、時數 和 使用率。各列按預約次數排序。時數 和 使用率 跟隨你導出那一刻所選的 營業時間 / 全日 24 小時，所以轉寄出去的檔案要註明用的是哪一個。

4. 按部門拆分

要回答「上一季哪個部門用了哪些房間」，開啟 使用者資源使用，選 上一季，把 部門 放在側邊，資源 或 資源類型 放在頂部。它接受最長一年的期間，所以一季、或四季並排都放得下。看看你的會議室被用了多少說明如何組出表格並下載。

5. 導出背後的每一個預約

要的是預約本身而不是總數，就在預約的 管理日曆 上開啟 導出，選 每季 粒度，再選 上一季。下一季 也在那裡，方便把接下來的清單交給別人。分組方式 設為資源 時，一個佔用三個房間的會議就是三列，正好用來逐個房間對數。匯出你正在看的預約說明各欄和檔案格式。

6. 讓它每一季自動寄到

在 預約 › 郵件報表 新增一份 預約記錄摘要，在它的卡片上選 每季。然後挑 每月第幾天，1 至 28。報表會在 1 月、4 月、7 月和 10 月的那一天寄出。

每季摘要 永遠涵蓋上一個完整的曆季，不論在哪一天寄出。10 月 3 日寄出的涵蓋 7 月 1 日至 9 月 30 日，11 月 15 日按 立即發送 也一樣。挑 3 號而不是 1 號，是讓遲來的預約和簽到有一兩天時間落定，再取數字。

排程 會列出接下來 4 次發送，以及每一次報告的季度。儲存之前先看一看。

電郵統計這一季的預約：最繁忙的房間、預約最多的人，以及有多少從未簽到。它附上一頁 PDF 和列出每一個預約的試算表。它不會計算每個房間的使用率 —— 那是第 3 步的導出。定期把過去的預約摘要寄給管理層說明收件人、範圍和寄到的內容。

確認成功

打開導出的試算表，找一個你熟悉的房間。它的 預約次數 應該和同一期間畫面上的排名卡一致。如果一個繁忙的房間在 營業時間 下的 使用率 偏低，多半是它的營業時間比實際有人預約的時段寬。這是真實的發現，不是報表壞了。

這份報表說明不了的事

• 房間裡是不是真的有人。 每個數字都是預約時間。一個整季被預約卻從沒人進去的房間，看起來和一直有人用的房間一樣。房間有人數感測的話，確認房間是否真的坐滿有實測的數字。
• 財政季度。 預設和電郵都按曆季計。如果財政年度由 4 月開始，在選擇器裡選 自訂範圍，自己設定日期。電郵無法跟隨財政季度；最接近的是 每月 摘要。
• 按星期幾的分佈。 這裡沒有任何報表按星期幾加總使用量。
• 單一房間在整季裡每小時的情況。 排名每個房間只有一行。要看單一房間逐小時的分佈，把 預約分析 篩選到那個房間。