讓每筆預約都填成本項目與專案編號

預約表格由你自己組合。除了主旨、出席者、主持人等內建欄位之外，你可以加上自己的 欄位，讓表格在空間被佔用之前，先問到貴組織真正需要知道的事。本文以財務情境為例， 在每筆房間預約加上成本項目與專案編號；同樣這七個步驟也能拿來做安全講習 確認、課程代碼或樣本編號。

1. 把成本代碼建成資料集

成本項目不是自由填寫，而是從財務已經在維護的清單裡挑一個代碼。把那份清單建成 資料集，之後每一份表格都能重複使用。

新增資料集，取一個看得出內容的名稱，再逐列加入代碼。每一列都是一組：鍵是財務 系統用來對帳的代碼，顯示文字是預約的人看到的字。兩者都要留 — 與答案一起存下來 的是鍵，所以日後改了成本中心的名稱，只會改變大家看到的字，不會改寫已經完成的預約 紀錄。

要匯入實際的會計科目表時，用從 Excel 匯入，別逐列輸入。

清單很長、要跨表格共用，或由你以外的人維護 — 只要符合其中一項，資料集就比選擇 欄位划算。如果只有五個固定選項，用選擇更簡單，這樣做完全沒有問題。

2. 建立預約表格

選新增。名稱要取它服務的那一群資源，而不是取欄位名稱 — 例如需分攤費用的房間、 實驗室、公務車。步驟 6 會依名稱指派資源，而叫做成本項目表格的表格，只要多加 一個欄位就不再說得通。

除非你希望在使用者尚未選擇資源時就顯示這一份，否則預設顯示表格保持關閉。這個 角色同時只能由一份表格擔任。

3. 加入成本項目欄位

表格編輯畫面會以單一清單開啟，內建欄位與你自訂的欄位依顯示順序排在一起。拖曳可以 重新排序，選新增輸入欄加入自己的欄位。

填寫新欄位：

• 名稱 — 預約的人看到的名稱。租戶使用的每一種語言都要填；只填英文的欄位，在 中文畫面上也會顯示英文。
• 描述 — 欄位下方的一行提示。拿來寫大家最常搞錯的規則，例如：「請填寫實際負擔 費用的團隊代碼，而非你所屬的團隊。」
• 表格輸入欄類型 — 選自動完成，再挑步驟 1 建立的資料集。
• 需要 — 開啟後，沒填就無法儲存預約。

4. 加入專案編號欄位

用同樣的方式再加一個欄位，表格輸入欄類型選文字。

只有當那個識別碼真的是數值時才選數字。像 PRJ-0042 這種專案編號並不是數值： 數字欄位會吃掉前綴與開頭的 0，匯出檔裡的值就對不上專案系統裡的值了。

5. 決定誰看得到答案

每個欄位在其下方各自設定公開對象。這正是成本項目與會議主旨的差別 — 財務需要它， 路過房間的人不需要。

• 需要 — 沒有作答就無法儲存預約。
• 在電子郵件中顯示 — 答案會出現在預約確認郵件裡。
• 在用戶界面中顯示（資源時間表） — 查看該房間時間表的同事看得到。涉及商業機密 就保持關閉。
• 用於服務人員與用於服務管理員 — 負責餐飲或設備安排的人會拿到答案。

無論你怎麼選，答案一定會出現在預約本身的詳細資料、審批畫面，以及預約匯出檔裡。

6. 把表格指派給房間

沒有資源使用的表格什麼也不會做。編輯畫面左側側欄的已指派資源下方，每種資源 類型各有一頁，並顯示已指派的數量。開啟房間，勾選這份表格要套用的房間，然後 儲存。

這是最常被漏掉的一步。沒有指派任何資源的表格永遠不會顯示給任何人，而且不會有任何 提示。

7. 讓不同預約目的問不同的問題

這一步是選用的，只有在預約的理由比空間更重要時才需要：預約目的可以帶 覆寫預約表單，在選中該目的期間，整組額外欄位都會被換掉。適合對外面試或 客戶活動這種房間很普通、但作業流程不普通的情況。

使用之前請先讀預約表格參考 — 開了覆寫卻沒選表格，並不會退回原本的表格，而是把所有額外欄位都拿掉。

8. 確認是否生效

以一般使用者的身分親自預約其中一間房。選好房間後兩個欄位都應該出現，成本項目會 隨著輸入提示你的代碼，而只要其中一個沒填，預約就存不起來。

接著匯出該房間的預約報表。每個欄位都會是獨立的一欄，每筆預約一列 — 這正是整件事的 目的，也是你告訴財務「資料已經有了」之前該先確認的事。

如果欄位沒有出現，那間房幾乎一定是套用了別的表格，或根本沒有套用任何表格。開啟該 房間，看看它使用哪一份預約表格。