工單管理

已匯報問題是指工作場所裡壞掉、不能用的東西：叫不醒的螢幕、掉了輪子的椅子、 電量只剩百分之一的會議室面板。有人匯報之後就成為一張工單，然後一路追到修好為止。

在發現故障的地方匯報

沒有人會為了匯報壞掉的投影機而走回自己的座位，所以匯報就設在故障發生的地方。

• 從應用程式匯報，可以帶上全部資訊：哪一間房或哪一張桌、房內的哪一項設施、 屬於哪一類問題、照片，以及說明。
• 在牆上的會議室面板上只需兩下：哪一項設施、出了什麼事。面板是以房間的身分匯報， 不是以人的身分，所以它是最快的方式，也是唯一事後無法追蹤的方式。

兩者都會進到同一個佇列。

背後只有一個佇列

每張工單都以新匯報進來，指派給支援職員，再經過處理中走到已處理， 最後已關閉。這些都不是單向的：已處理或已關閉的工單都能重新開啟。

一張工單只會指向一個資源，最多再加上其中一項設施。正因如此，佇列才能按房間篩選， 儀表板也才能說出哪些房間最常故障。

誰會收到通知

工單一出現，支援職員就會收到電郵與通知；被指派的人會再收到一封。 匯報的人完全不會收到電郵 — 他們在應用程式裡追蹤自己的匯報。

工單政策會擴大這份名單：它把匯報電郵送給在被匯報的房間、或該房間所在建築物上 持有指定職務的人，讓設施管理員不必列入支援職員，也能知道自己樓層的狀況。

工單管理不涵蓋的事

已匯報問題不是服務要求。服務是有人為某個預約做某件事 — 送茶水、事後清潔 — 依附在會議上，由服務人員在服務時間內提供。工單管理處理的是 東西壞了，依附在資源上，與預約無關。

匯報問題也不會讓房間停止使用。有三張未結工單的房間照樣接受預約；要停用， 請到資源本身，在預約裡處理。