工單管理

已匯報問題是指工作場所中發生故障的設備或設施，例如無法喚醒的螢幕、損壞的辦公椅或電量過低的會議室面板。當有人提交匯報時，系統會建立一張工單，供支援職員追蹤並處理至修復為止。

可從何處匯報問題

使用者可以直接在發現故障的現場提交匯報：

• 用戶界面與行動應用程式：可填寫完整資訊，包含房間或辦公桌、受影響的房間設施、問題類型、照片與說明，並可在事後追蹤處理進度。
• 會議室面板：在牆上面板點選兩下即可選擇故障設施與原因。由於面板是以會議室名義而非個人身分提交，透過面板送出的匯報無法在個人帳戶中追蹤。

兩種管道提交的匯報都會進入同一個工單佇列。

統一的工單佇列

每張新工單都會以新匯報狀態進入佇列，指派給支援職員後，依序經過處理中、已處理，最後轉為已關閉。狀態變更並非單向，若問題再次發生，已處理或已關閉的工單皆可重新開啟。

每張工單會對應單一資源，並可選填該資源上的一項設施。因此管理員能依房間篩選佇列，並在儀表板上查看最常發生故障的房間與設備。

誰會收到通知

當新工單建立時，支援職員會立即收到電郵與應用程式內通知；當工單指派給特定人員時，受指派者會再收到一封電郵通知。提交匯報的人不會收到電郵通知；透過應用程式匯報的使用者可在應用程式內查看即時狀態與留言。

您也可以設定工單政策，將匯報電郵發送給在該房間或建築物上擔任指定職務的人員，讓設施管理員不必加入全公司的支援職員名單，也能收到所屬樓層的故障通知。

工單管理不涵蓋的項目

已匯報問題不同於服務請求。服務請求是針對會議預約提出的餐飲或清潔等支援需求，由服務人員在服務時間內提供；工單管理則是處理資源或設備本身的故障，與預約無關。

匯報問題不會自動停用該房間。即使房間有多張未結案工單，仍可繼續接受預約；若需暫停開放預約，請至預約模組修改該資源的設定。