給部門一份共用的預約預算

某個部門老是把好會議室訂走，通常就是導入配額的原因。用戶群組配額政策 給整個團隊 一份共用的預算，於是限制的對象是部門本身，而不是一個一個人。

一份共用額度，不是每人一份

兩個使用者分頁的差別正是這一頁的重點，而畫面上完全沒有寫出來：

• 把群組放進 用戶配額政策，每位成員各自拿到 自己的 餘額。十個人各 50，就是誰 來用誰用，總共 500。
• 把同一個群組放進 用戶群組配額政策，他們共用 一份 餘額。十個人共用 500，總共 就是 500，先預約的人可以把它全部拿走。

部門預算指的是後者。但後者也帶來前者沒有的問題，那就是步驟 4。

1. 開啟配額政策

在 預約 裡開啟 設定。配額政策 位於 預約規則 之下 —— 如果側邊欄看不到 它，請先選 顯示所有，因為它並不在預設釘選的頁面裡。

2. 新增一份用戶群組配額政策

切換到第三個分頁 用戶群組配額政策，選 新增。用部門的名字命名，然後挑它要發放 的 配額單位。

3. 決定部門拿到多少、多久重設一次

選 授予固定數量，在 分配數量 填入部門的預算 —— 這是 整個群組 在一個週期內 拿到的量，不是每位成員拿到的量。

接著設定 配額期間。部門預算通常是 每月。若選 每週、每兩周、 每季 或 每年，表單還會要你填 開始計算日期 —— 每個週期都從它起算，表單也會 預覽接下來幾個週期讓你確認。請把它對齊你的學期或會計年度，而不是你剛好建立政策的那 一天。額度不會累積，沒用完的一期就是沒了。

另一個選項 無限配額 在這裡也不是沒有意義：搭配步驟 4，就成了部門沒有總量上限、 但每個人有明確上限的形式。

4. 別讓一個人把它用光

開啟 限制每位成員，並設定 每位成員上限。

沒有它，一個人在一月訂走兩週的工作坊，整個部門就要等到二月才有東西可用。共用額度一旦 超過少數幾個人，就該把它打開，而且要設在公平份額 以上 —— 這個上限是用來擋囤積的， 不是用來勒緊正常使用的。

達到自己上限的成員只是配額不足而已，其他人仍然可以動用剩下的額度。

5. 指定共用的群組

在 用戶群組 頁面加入部門的群組。這裡放進多個群組，代表它們全部共用同一份餘額 —— 兩個經常合作的團隊要一份共同預算而不是兩份時，就這樣做。

儲存。

6. 確認設定生效

請部門裡的人在其中一間計費的會議室上開啟預約。預約表單會顯示 扣取配額、金額， 以及扣完之後還剩多少；如果額度已經用盡、或這個人已達自己的上限，它會變紅並顯示 配額不足，預約也存不下去。

接著開啟配額使用歷史記錄，確認這筆扣款記在群組政策上，而不是記在個人身上。