透過試算表匯入預約
在管理日曆上使用 Excel 試算表批次建立會議室預約。下載專屬範本、驗證資料內容、解決時段衝突並匯入預約。
從舊系統移轉資料或一次排定整季度的例行會議時，管理員可在管理日曆上透過 Excel 試算表批次匯入預約。系統會自動驗證時段衝突、配額餘額與預約政策等規則。
1. 開啟匯入對話框
開啟管理日曆在管理日曆工具列頂部，點選 預約 旁邊的 匯入。
點擊管理日曆工具列上的匯入按鈕。
對話框左側包含三個標籤頁：匯入、匯入 ID 與（若啟用了預約目的）目的 ID。
批次匯入的步驟指引畫面。
2. 查詢會議室與目的識別代碼
在試算表中，會議室是透過 存取 ID 或官方電子郵件地址識別，而非顯示名稱：
- 開啟 匯入 ID 標籤頁檢視所有會議室的對應代碼。可點擊複製圖示，或點擊 下載 取得對照表。
- 若系統要求填寫預約目的，請在 目的 ID 標籤頁查詢對應的代碼。
查詢並複製會議室的存取 ID 與電子郵件。
預約目的代碼清單。
3. 下載並填寫試算表範本
在 匯入 標籤頁點擊 下載範本。產生的 Excel 檔案會自動包含你的租戶所設定的自訂欄位：
| 欄位名稱 | 填寫內容與格式說明 |
|---|---|
| 目的匯入 ID | 目的識別代碼（僅在系統啟用預約目的時出現） |
| 主題 | 會議主旨 |
| 開始時間 / 結束時間 | 日期時間格式：YYYY-MM-DD HH:mm |
| 房間匯入 ID | 會議室存取 ID 或電子郵件（多間以逗號分隔） |
| 與會者 | 以逗號分隔的與會者電子郵件地址 |
| 發起人 | 預約申請人的電子郵件地址 |
| 主持人 | 會議主持人的電子郵件地址（僅在啟用主持人政策時出現） |
| 使用人數 | 預計使用人數（用於容量驗證） |
| 會議備忘錄 | 預約備註說明 |
| 系列 ID | 選填代碼（例如 WEEKLY-SYNC），用於將多列資料合併為同一個重複系列 |
| 自訂欄位 | 租戶自訂的表單提問欄位 |
4. 上傳並驗證試算表
將填寫好的 .xlsx 或 .xls 檔案拖入上傳區。系統會自動驗證格式，並列出所有有問題的列：
驗證結果清單，僅列出有錯誤的列與對應問題欄位。
常見錯誤與修正：
- 沒有空間符合此存取 ID 或電子郵件：比對 匯入 ID 頁面確認代碼是否正確。
- 開始或結束時間格式無效：確認格式嚴格符合
YYYY-MM-DD HH:mm。 - 結束時間必須在開始時間之後：修正顛倒的時間順序。
- 沒有使用者符合發起人郵件：確認填寫的是系統內現有的有效帳號。
在 Excel 中修改錯誤後，重新上傳檔案。
5. 檢視系列並執行預約
無錯誤的資料會進入系列概覽畫面，系統會在伺服器端比對現場實際時段與配額：
伺服器端衝突檢測與系列預覽畫面。
完成匯入有兩種方式：
- 全部預約：一次建立所有預約。只要有一筆衝突便會中止。
- 略過衝突並預約：優先建立所有無衝突的預約，並將衝突資料保留下來。
6. 匯出並重新匯入衝突資料
若選擇 略過衝突並預約，完成對話框會列出已建立與已略過的筆數：
略過的衝突資料可匯出為含有失敗原因的試算表，修改後重新上傳。
點擊 下載 可取得所有被略過的資料列（格式與範本完全相同，並在末尾附帶失敗原因說明欄）。調整時段或更換會議室後，直接將該檔案重新上傳即可完成剩餘預約。