透過試算表匯入預約

一列一筆預約，一個檔案裝下全部：管理日曆的匯入會把 Excel 試算表變成 真正的預約，而每一條規則 — 衝突、配額、預約期間 — 仍然照常執行。這是把 一整個學期的定期會議載入系統最快的方法，也是 從其他系統移轉時， 把未來的預約一併帶過來的方法。

1. 開啟日曆並按下匯入

匯入就在管理日曆頂部的預約旁邊。

打開的對話框左側有幾個頁面：匯入、匯入 ID，以及在使用預約用途的 租戶上還有用途 ID。

2. 確認每間房間都有匯入 ID

試算表以訪問ID或電郵地址指定房間 — 永遠不能用顯示名稱。匯入 ID頁 列出每間可預約房間的這兩個值，各附複製按鈕；下載可把整張表另存為 Excel，填範本時放在旁邊對照。

沒有訪問ID也沒有電郵的房間，無法在試算表中指定。把游標移到它的列上會出現 鉛筆，不用離開對話框就能打開資源表單補上 — 欄位是基本頁的訪問ID。

如果租戶要求填寫預約用途，用途 ID頁對用途做同樣的事。用途的 匯入 ID設定在用途本身；列上的鉛筆可直接打開它。

3. 下載範本

下載範本會依你自己的租戶 — 你的用途、你預約表單的額外欄位 — 產生 檔案，所以下表是一般形狀，不一定與你的試算表完全相同。檔案附一列示範 資料，展示各欄期待的格式。

接受檔案或格式化文字的額外欄位無法放進試算表，因此不在範本裡 — 需要時 請在預約建立後再補。

4. 填寫預約

一列一筆。三個習慣讓大檔案安全通過：

• 不要調換或刪除欄位。 檔案是按位置讀取的。
• 空白列會被跳過，之後每個訊息都以 Excel 的真實列號指出問題 — 留空是 安全的，打亂順序不是。
• 為重複的會議各取一個系列 ID（Q3-PLAN、STANDUP），它們會以系列的 形式整組抵達，而不是散落的預約。

5. 上傳並修正被指出的問題

把檔案交給選擇 Excel 檔案（.xlsx 或 .xls）。對話框以一行回答 — 就緒與需處理的數目 — 然後只列出有問題的列，每列只顯示出錯的 那個欄位：

在 Excel 修正試算表後再上傳一次 — 清除會捨棄目前的檔案。沒有任何 問題的檔案不會在這裡停留：所有列都乾淨的那一刻，對話框直接前進。

6. 檢視並預約

乾淨的列會抵達預約表單的系列總覽 — 按系列 ID 分組，每列由伺服器檢查 試算表無從得知的事：與現有預約的衝突、配額、預約期間及其餘 預約規則。任何一項不通過的列都顯示為 衝突；如果原因是與某人相撞，總覽會寫出對方的名字，但其他規則不會註明是 哪一條拒絕了它 — 想知道就打開該列。

兩種收尾方式：

• 全部預約 — 全部預約，遇到無法預約的就停下。
• 略過衝突並預約 — 能預約的先預約，其餘放到一邊。

7. 收回剩下的

按略過衝突並預約之後，預約已建立對話框會統計已預約與 已略過，每個被略過的列都附上原因 — 還有它自己的指示： 修正略過的項目後再匯入。

下載會把被略過的列輸出成與範本欄位完全一致的試算表，只在最後 多一欄記錄原因。改好儲存格，同一個檔案就能直接回到步驟 5 — 匯入時會 忽略結果欄。匯出全部則輸出所有列連同成敗，作為這次匯入的紀錄。

8. 確認結果

新預約就在對話框背後的日曆上 — 篩選其中一間匯入的房間，看看剛載入的那 一週。預約到需要審批的房間會以申請而非確定預約的形式出現 — 見 審批或拒絕預約申請。

本文不涵蓋的部分

• 匯出按鈕是報告，不是來回票。 同一條工具列上的下載圖示產生預約 報告 — 簽到、使用時長、參加人數 — 其欄位與匯入範本並不一致。想在別處 重現預約，請保留你匯入時用的試算表。
• 員工有自己的版本。 在 Offision 應用程式中，預約表單的多筆頁面也有 匯入，供個人系列使用 — 範本相同，只是少了發起人欄位，因為預約者 永遠是發起人。