把大會議室留給大型會議

兩個人每週把 20 座的董事會議室訂走開個小會，真正需要 20 個座位的團隊卻進不去。 Offision 的做法不是拒絕這類預約，而是把它們交給人來決定。

1. 為每個房間填上真實的容量

容量是這一頁每條規則、每份報表拿來當分母的數字，沒有填的房間對它們全部都是隱形的。請在房間本身設定，參閱新增房間；也要檢查從行事曆同步進來的房間，它們帶進來的是預設值而不是實測數字。

在調整百分比之前，有兩個性質值得先知道：

• 只有房間的容量會被用到。 這個欄位在其他資源上也會出現，但這一頁沒有任何地方會讀它；辦公桌、設備和停車位則根本沒有容量。
• 同一筆預約的多個房間會相加。 兩間 10 座的房間一起訂，對規則來說就是一間 20 座的房間。

2. 把人數不足的預約送去審核

打開該房間的預約政策，進入審核頁面。

先開啟審核，再把條件式預約審核設為按條件審核；這個開關本身在預約房間前必須先審核已有說明。開啟房間容量使用率後，下方會出現百分比。凡是人數不到房間容量這個比例的預約都會送給審核者，其餘照常確認。

這個欄位預設是 70，也就是幾乎只要房間沒坐滿就會送去審核。調整之前，先觀察待審清單兩週：訂得太高，每場普通會議都要有人決定；訂得太低，什麼都攔不到。

3. 給審核者可以判斷的依據

待審清單會在每筆申請旁印出百分比。點開會顯示總人數對房間容量、一條長條，以及它落在哪一段：70% 以上是使用率良好，40% 到 69% 是使用率中等，低於 40% 是使用率低。

這三段是固定的，並不是你在步驟 2 設定的百分比。因此一筆申請可能顯示使用率低，卻不是被容量規則送來的——它可能因為別的條件而來，或者這個房間本來就所有預約都要審核。

4. 確認設定生效

用你自己的帳號預約那間大房間，不邀請任何人並儲存。它應該以偏低的區段落入待審清單，而你指定的審核者應該收到通知郵件。

一開始就讓人挑對房間

審核是最後一道防線，真正的工作大多在送出之前就完成了：

• 依容量篩選與排序。 房間選擇器有容量篩選，房間清單也可以依容量排序。
• 讓建議替你挑大小。 預約一旦有了參加者，建議的房間就已限定在容得下的範圍。
• 問清楚人數。****房間使用者人數可以顯示在預約表單上並設為必填，請參閱預約表單設定。審核規則不讀它，但房間管理者與佈置人員看的正是這個數字。

這個設定不會做的事

• 它不會拒絕預約。 容量警告只是提醒；規則唯一的能力是把預約交給人。
• 它只攔空的房間，不攔滿的。 沒有任何設定會把超出容量的預約送審或擋下來。
• 沒有填容量的房間永遠不會被攔下，無論百分比設成多少。
• 房間佈局不是容量。 劇院式比董事會議式坐得下更多人，但選了它並不會改變這裡的任何數字，請參閱讓預約時可以挑選房間佈局。
• 它不告訴你實際有誰到場。 這一頁的一切都是計畫，不是會議本身，請參閱確認房間是否真的坐滿。