讓外部與會者以預約編號簽到

面板上其他的簽到方式，無論是 QR Code、員工卡、密碼還是人臉，辨識的都是「人」，每一種背後都需要一個帳戶，通常手上還要有手機或某種硬件。

預約編號一樣都不需要。它辨識的是「預約」：預約建立時產生的 6 位數字，每個預約各不相同，並且會自動送往主辦人的電郵、每位與會者的邀請電郵，以及 App 上的預約本身。沒有東西要安裝、沒有資料要登記，你也毋須親自派發——當客戶開口問「我要怎麼進去」時，答案早已寄到他手上。

1. 啟用「預約編號」作為簽到方式

簽到方式在用戶識別設定中為整個機構統一設定。請開啟預約編號。

請至少保留另一種簽到方式。預約編號要有預約才會存在，因此不會提供給臨時走到空置會議室的人；若把其他方式全部關閉，「登記並進入」的功能就無法運作，這正是頁面上方警告所指的情況。

2. 決定編號的位數

預約編號長度可設定 3 至 8 位，預設為 6 位，這也是合適的選擇：面板數字鍵盤預期的是這個位數，電郵印出的也是。

只有在面板需要讓人快速操作時才縮短，而且要能接受較短的編號更容易被猜中。

位數只影響此後才產生的編號。已經建立的預約會保留原本發出的那一組。

3. 允許與會者使用編號

這一步決定與會者究竟看不看得到編號，也最容易被忽略，因為它不在剛才的簽到設定裡，而在會議室所套用的政策上。

開啟該政策，在第一頁的簽到/登出之下，確認允許與會者於預約面板簽到、簽退或延長預約已開啟。預設是開啟的，但已被收緊過的政策正是最可能被關掉的那一種。

保持關閉的話，編號只會寄給主辦人，與會者收到的邀請不含編號——會議室並沒有故障，他們只是沒有東西可以輸入。開啟後，獲邀的每一位都會收到。

順道確認該政策沒有停用預約郵件通知。若已停用，邀請根本不會寄出，也就沒有編號可找。

4. 以電郵邀請對方

照平常的做法，在與會者欄位輸入對方的電郵地址，選擇透過電子郵件邀請。系統會將其記錄為外部人員——一位沒有帳戶的與會者，系統不會、也毋須為他建立帳戶。

5. 編號會出現在哪裡

你毋須把它寄去任何地方。只要步驟 1 已開啟，每一封預約電郵都會印上編號，就在「您可以使用以下預約編號簽到」一句之下，字級很大。

寄給主辦人的那兩封一定會有編號；寄給與會者的兩封則只在步驟 3 已開啟時才有。若政策停用了預約郵件通知，四封都不會寄出。

與會者的邀請電郵除了同一組數字，還會以檔案形式附加行事曆邀請，會議因此可直接加入對方自己使用的行事曆，並在該處回覆出席與否。會議室一律附加；辦公桌與設備則視政策設定而定。

若該預約仍待批核，編號旁邊會標示「核准後生效。」——編號已經存在，但在面板上還不能用。

編號也會顯示在預約本身上。 在 App 開啟該預約，會看到一列預約代碼；有人來電查問時，主辦人從這裡讀出來最快。顯示條件相同：主辦人一律看得到，與會者則只在步驟 3 已開啟時才看得到。可以把查看並分享你的預約代碼發給對方參考。

6. 在面板上簽到

與會者在門外輕觸簽到。若啟用了多於一種方式，面板會先詢問選擇身份認證方式，預約編號是青綠色的那一格。

接著出現數字鍵盤，下方會提示編號可以在哪裡找到。

有四件事值得先知道：

• 同一組編號也能簽退和延長預約，不只是簽到。與會者若需要多二十分鐘，可以直接在面板上延長。
• 簽到紀錄會計在主辦人名下。 編號辨識的是預約，而面板記下的是該預約的主辦人，因此出席紀錄不會出現實際操作那位與會者的名字。
• 輸入錯誤不會被鎖定。 沒有次數限制，也沒有等待時間；被拒絕的編號只會把鍵盤清空。
• 重複預約整個系列共用一組編號，不是每次一組。同一批外部成員的例會很方便，但把編號交給只該進來一次的人之前，值得先知道這一點。

7. 確認是否成功

預約該會議室，把一個自己讀得到的地址加為與會者，然後開啟郵件。內文應有編號，並附上行事曆檔案。在面板輸入該編號，預約便會完成簽到。

若郵件內沒有編號，原因幾乎都出在步驟 3：設定沒有開啟，或該會議室套用的政策與你剛才編輯的並非同一個。