哪條預約規則解決哪個問題

Offision 的每條預約規則，都是為了解決空間管理中的實際問題而設計。建議不要一口氣開啟所有設定，而是先找出辦公室目前最迫切的困擾，並啟用對應的規則。

預約規則設定於預約規則（資源政策）中。一份政策可以直接套用到一整組會議室。尚未套用任何政策的會議室，任何人都可以在任何時間立即預約。

六個常見問題與解決規則

• 會議室訂了卻沒人來（幽靈預約）：要求使用者簽到。若在緩衝時間內無人簽到，系統會自動取消該預約並釋出會議室。請參閱 簽到與缺席的運作方式。
• 日曆被提早預約到幾個月之後：設定動態的提前預約天數上限，讓所有人都在合理的範圍內（例如未來兩週）進行預約。請參閱 限制可以提前多久預約。
• 少數人長時間佔用會議室：限制單次預約的最長時數，或分配預約配額以限制每位使用者的額度。請參閱 預約配額的運作方式。
• 大會議室被兩個人拿去開小會議：設定參與人數不足時需送交審批，確保大型會議室優先留給多人團隊。請參閱 把大會議室留給大型會議。
• 會議排在營業時間或深夜：為會議室設定營業時間，超出營業時間的預約將會被系統自動拒絕。請參閱 將預約時間限制在營業時間內。
• 規則誤擋了主管或特助：不要因此放寬全公司的規則，而是為特定使用者群組建立覆寫規則。請參閱 讓主管可以比其他人提前預約。

建議先從單一規則開始

先挑選造成最大困擾的問題，在會議室政策中啟用那一條規則，並觀察一至兩週的預約記錄。

等實際出現新需求時再逐步增加其他規則。若一開始就加入過多限制，容易降低同仁正常預約與使用空間的意願。