追查預約發生過什麼事
一個預約經歷過的每一次建立、修改、簽到與取消，全部列在同一個畫面。向來電者要預約ID， 貼進去讀完整條紀錄，再下載成試算表。約需五分鐘。
有人的會議被移走了，卻沒有人承認移過。預約記錄就是把這件事說清楚的地方：一個預約經歷過的 每一次建立、修改、簽到、延長與取消，都連同執行的人、以及他們是從 Offision 的哪個部分執行的， 一併記了下來。
一個預約ID 收攏了所有操作——不論來自應用程式裡的使用者、控制台裡的管理員、會議室面板，還是 Offision 自己。
1. 開啟預約記錄
在預約模組左側的清單裡，但它不是釘選的項目，所以要先選顯示更多，預約記錄才會出現。
開啟預約記錄開啟後顯示的是整個機構，依最新操作排序，而且沒有套用任何日期篩選。這第一個畫面是 Offision 記錄過的所有預約的所有事情，所以它不是拿來瀏覽的，而是拿來查一件事的。
平常的預約記錄：一列就是一件發生過的事，最新的在最上面。
2. 向對方要預約ID
每個預約都帶著一個預約ID：BK 加上它的編號，補足四位數，例如 BK0042。它在預約存在期間
固定不變，超過 9999 之後只是位數變長，不會有任何重新編號。
預約ID 之所以重要，是因為訂位的人也看得到同一個編號。它就在 Offision 應用程式裡預約詳細 資料下方的預約ID那一列。所以接到查詢時，第一句該問的不是「哪一個會議」，而是「預約ID 是多少」。這一個字串取代了關於哪個星期二、哪一間大會議室的整段對話——而且在預約被刪除之後， 它是唯一還能用的線索。
帶著預約ID 的是發起人那一份。打開同事的預約，應用程式只會顯示一張標著會議室與發起人的 簡短卡片，沒有預約ID。所以要問的是訂位的本人，而不是把邀請轉寄給你的人。
3. 找出那個預約
右上角的搜尋欄寫著搜尋ID、標題或代碼，但它其實做得更多。三種東西都可以輸入，它會判斷 你指的是哪一種：
| 你輸入的 | 它找到的 |
|---|---|
BK0042、bk 42 或只打 42 | 該預約ID 的預約 |
42 | 也包含簽到代碼為 42 的預約 |
| 其他文字 | 標題含有該文字的預約 |
輸入至少兩個字，符合的結果就會出現在下方。重複預約會以系列列出，個別日期縮排在它底下。 選一個之後它會變成搜尋欄裡的標籤，下方的表格就只剩那個預約的紀錄。清掉標籤即可回到全機構。
貼上預約ID。符合的預約會出現，選它就把記錄縮到那個預約。
有兩個方法可以少打字：
- 點表格裡任何一個預約ID，就會把記錄縮到那個預約，讓你從注意到的那一列直接進入它的完整 歷史，不必回到搜尋欄。
- 已刪除的預約仍然有紀錄。 搜尋它的預約ID，會出現並標示預約已不存在；照樣選它，記錄 就會顯示到刪除為止的所有事情。被問到的通常正是這個預約。
4. 讀這條紀錄
一列就是一件發生過的事。永遠是最新的在上面，沒有任何欄可以排序——這對一份記錄是刻意的。 要縮小範圍靠篩選，而每個欄標題都各自帶著自己的篩選：執行時間是日期範圍，類型、 狀態、界面是勾選清單，其餘則是人員、資源與裝置的選擇器。
多數答案落在這四欄：
- 執行時間 — 精確到秒，足以分出兩個幾乎同時的變更誰先誰後。
- 類型 — 做了什麼。創造、修改、刪除、簽到、提早結束、延長、 批准 / 拒絕。
- 狀態 — 怎麼結束的。成功是綠點，錯誤是紅點，被拒絕與運行中是灰點。 值得讀的是被拒絕：有人試過，而某條規則說不行。是哪條規則寫在描述裡。
- 界面 — 操作從哪裡來，通常就是這一欄結束爭論。
| 界面 | 操作的來源 |
|---|---|
| 管理控制台 | 管理員，在管理控制台裡 |
| 用戶界面 | 本人，在 Offision 應用程式裡 |
| 裝置 | 會議室面板 |
| 訪客APP | 訪客，用他自己的裝置 |
| 外部 | 沒有 Offision 帳戶的人 |
| 外置日曆 | Microsoft 365 或 Google Workspace 同步 |
| 第三方API | 另一套系統，透過外部 API |
| 工作流程 | 你自己建的自動化 |
| 後端自動 | Offision 自己 |
要記住的是後端自動。沒有人碰過的預約一樣會長出列來——預約開始、預約結束、 標記為缺席、被系統拒絕、從外部日曆同步。這就是為什麼一條紀錄幾乎總是比任何人對 那個預約的記憶還長，也是為什麼「我根本沒動過」和五列歷史可以同時成立。
選取一列會在右側以面板開啟同樣的欄位。只想讀一列時，這比加寬欄位快。
把一列當成面板來讀。
5. 叫出調查需要的欄位
有六個欄位要在排序 / 欄位裡打開才會出現，其中兩個正是你真正要找的。
欄位選擇。拖曳可調順序，勾選即顯示。
| 欄位 | 它多告訴你的 |
|---|---|
| 變更前的預約 | 這一列改動之前的預約樣貌——唯一能看出一次修改到底改了什麼的方法 |
| 行動來自 | 操作來源的城市、國家與 IP 位址 |
| 描述 | 完整的說明，以及拒絕該列的那條規則 |
| 訪客 | 由訪客執行時，是哪一位訪客 |
| 請求、ID | 原始指令與該列自己的 ID——技術支援會問的東西 |
勾選與拖曳的順序會記在你的帳戶上，所以換一台機器版面也跟著走。
6. 下載
下載會開啟期間選擇器——本星期、上個月、過去30天等等，或在兩個月的日曆上自訂 範圍。它的確認按鈕同樣寫著下載。檔案涵蓋你選的日期，加上當時仍套用的所有篩選（包含預約 標籤），所以先用預約ID 縮小範圍，拿到的就只有那個預約的歷史。
若只想送出幾列，選取它們，再用從底部浮出的工具列裡的下載。
選擇要下載的期間。
7. 確認拿到的是對的預約
打開檔案，確認兩件事。預約ID 欄每一列都應該和來電者給你的編號相同。而最舊的一列——也就是 最下面那一列——應該是創造。如果不是，代表你選的期間開始得比預約建立還晚：清掉日期範圍， 再下載一次。
預約記錄不會顯示的東西
- 登入、密碼與使用者管理。 那些屬於審計追蹤，放在系統設定裡，不在這裡。
- 會議室發生的事。 記錄的是預約發生的事——把會議室暫停服務不會變成一列。
- 審批為什麼是那個結果。 決定會以批准 / 拒絕出現，但審批者的意見留在審批那一側。
- 任何你能改的東西。 預約記錄是唯讀的，這個畫面上沒有任何東西可以復原。