大きいルームは大人数の会議のために空けておく
2人が20席のボードルームを取り、20席が必要な研修は行き場を失います。各ルーム に収容人数を設定し、人数の足りない予約だけを承認に回します。そのルールが読む のは招待した参加者の数で、予約フォームの「ルームの利用者数」ではありません。
20席のボードルームが毎週2人の打ち合わせで押さえられ、20席を必要とするチームが入れません。Offision はこうした予約を拒否するのではなく、人が判断する承認へ回します。
承認が動くのは、ルームが空きすぎているときです。人数が多すぎる場合は警告が出るだけで、拒否はされません。
1. すべてのルームに実際の収容人数を入れる
収容人数は、このページのすべてのルールとレポートが割り算に使う数です。設定されていないルームは、そのすべてから見えません。ルーム自体に設定し （ルームを追加する）、カレンダー連携から取り込んだルームは実測値ではなく既定値のまま入ってくるので確認してください。
割合を調整する前に知っておきたい性質が2つあります。
- 使われるのはルームの収容人数だけです。 この欄はその他にも現れますが、このページのどこもそれを読みません。デスク・備品・駐車スペースにはそもそも収容人数がありません。
- 同時に予約された複数のルームは合算されます。 10席のルーム2つを1件の予約で取れば、ルールから見れば20席のルームです。
2. 人数の足りない予約を承認へ回す
ルームの予約ポリシーを開き、承認のページへ進みます。
予約ポリシーを開く承認を有効にしたうえで、条件付き予約承認を条件による承認にします （この切り替え自体はルームの予約に承認を必須にするで説明しています）。ルームの収容率をオンにすると、その下にパーセンテージが現れます。人数がルームの収容人数のその割合に満たない予約は承認者へ回り、それ以外はこれまでどおり確定します。
ルームの収容率と、比較に使うパーセンテージ。
この欄は 70 で入っています。これはほぼ満席でない限り判断が必要になる値です。動かす前に、2週間ほど承認待ちの列を見てください。高すぎればふつうの会議まで判断が必要になり、低すぎれば何も捕まりません。
3. 承認者に判断材料を渡す
承認待ちの一覧には、各申請の横にパーセンテージが表示されます。開くと総人数とルームの収容人数、バー、そしてどの区分かが出ます。70%以上が使用状況良好、 40〜69%が使用状況普通、40%未満が使用状況低いです。
総人数とルームの収容人数、そして申請が入る区分。
この区分は固定で、手順2で設定したパーセンテージとは別物です。そのため、収容率の条件で回されたわけではない申請が使用状況低いと表示されることもあります。別の条件で回されたか、すべての予約に承認が必要な設定かもしれません。
4. 動作を確認する
大きいルームを自分で予約し、誰も招待せずに保存します。低い区分で承認待ちに入り、承認者に指定した人にメールが届くはずです。
そもそも適切なルームを選んでもらう
承認は最後の砦です。実際の仕事のほとんどは、申請される前に終わります。
- 収容人数で絞り込み、並べ替える。 ルーム選択には収容人数のフィルターがあり、一覧は収容人数で並べ替えられます。
- 候補にルームの大きさを選ばせる。 予約に参加者が入っていれば、候補として出るルームはすでにその人数以上のものに限られます。
- 人数を尋ねる。 ルームの利用者数は予約フォームに表示させ、必須にできます（予約フォームの設定）。承認ルールは読みませんが、ルームの管理者や設営担当が見るのはこの数字です。
この設定でできないこと
- 予約を拒否することはできません。 収容人数の警告は助言で、ルールにできるのは予約を人に回すことだけです。
- 捕まえるのは空きすぎているルームだけです。 収容人数を超えた予約を承認へ回す、あるいは止める設定はありません。
- 収容人数のないルームは、どのパーセンテージでも捕まりません。
- ルームレイアウトは収容人数ではありません。 シアター形式はコの字型より多く座れますが、選んでもここの数字は変わりません （予約時にルームレイアウトを選べるようにする）。
- 実際に誰が来たかはわかりません。 このページはすべて計画であって、会議そのものではありません （ルームが実際に埋まっていたかを確認する）。