前四半期の全ルームの利用状況を取得する
リソース使用分析で前四半期を選び、リソースランキングをエクスポートして、全ルームの四半期末レポート —— 1 ルーム 1 行で予約数・予約時間・使用率 —— を取り出します。四半期を部門別に分ける方法、元になった予約をすべてエクスポートする方法、四半期が終わるたびに四半期ごとのサマリーメールが自動で届くようにする方法も扱います。
四半期末のルームレポートは 1 回のエクスポートで作れます。リソース使用分析 で期間を前四半期 にし、ルーム タブを選んで、リソースランキング カードのエクスポート を押します。ファイルは 1 ルーム 1 行で、誰も予約しなかったルームも含むすべてのルームについて、予約数・予約時間・使用率が並びます。
そのあとに続きがちな質問には、別の 3 か所が答えます。
| 知りたいこと | 開くページ | 得られるもの |
|---|---|---|
| 全ルームの予約数・時間・使用率 | リソース使用分析 › リソースランキング › エクスポート | 1 ルーム 1 行 |
| 部門別・個人別に分けた四半期 | ユーザーリソース利用 | 行と列を自分で組む表 |
| 数字の元になった予約すべて | カレンダー › エクスポート、粒度 四半期 | 1 予約 1 行、またはルームごと・予約ごとに 1 行 |
| 同じ四半期を毎四半期メールで | メールレポート › 予約記録サマリー、四半期ごと | PDF と表計算ファイル付きのサマリーメール |
1. 前四半期を選ぶ
予約 › 分析 › リソース使用分析 を開き、タイトルの横で期間を選びます。
リソース使用分析を開く前四半期 と 今四半期 は 過去30日間 の下にあります。四半期は暦どおりで、 1〜3 月、4〜6 月、7〜9 月、10〜12 月です。前四半期 は今日を含む四半期の 1 つ前の四半期まるごとなので、9 月 23 日なら 4 月 1 日〜6 月 30 日です。今四半期 は現在の四半期の終わりまでで、これから先の日も含みます。
期間の選択で過去30日間の下にある前四半期。右のカレンダーに対象の日付が表示されます。
この 2 つのプリセットは、同じ期間の選択を使うすべてのページにあります。ユーザーリソース利用、未出席分析、報告、予約ダッシュボードなどです。
2. ルームを選び、「使われた」の意味を決める
ルーム タブを選びます。合計 はルームとデスク・駐車場・設備を混ぜてしまい、デスクの使用率はミーティングルームの使用率について何も語りません。
次に 営業時間 か 24時間 を選びます。営業時間 は各ルームの予約時間を、そのルームが開いていた時間で割ります。人に示すのはこちらです。24時間 は夜間も含む四半期のすべての時間で割るので、どのルームも空いて見えます。計算の中身は リソース使用率が数える時間 にあります。
ルームタブ。営業時間／24時間の切り替えと期間の横にあります。
3. リソースランキングをエクスポートする
リソースランキング までスクロールします。カードに出るのは上位 10 件ですが、エクスポート は すべてのルーム を書き出します。予約のないルームもゼロでファイルに入り、そこが一番の発見になることもよくあります。
シートの列は ランク、リソース、予約数、時間、使用率 の 5 つで、行は予約数の順です。時間 と 使用率 はエクスポートした時点の 営業時間 / 24時間 の選択に従うので、人に渡すファイルにはどちらを使ったかを書き添えてください。
ルームタブのリソースランキング。エクスポートは表示中の 10 件だけでなく全ルームを書き出します。
4. 部門別に分ける
「前四半期、どの部門がどのルームを使ったか」には ユーザーリソース利用 を開き、前四半期 を選んで、縦に 部門、横に リソース か リソースタイプ を置きます。期間は最長 1 年まで選べるので、1 四半期でも、4 四半期を並べても収まります。表の組み方とダウンロードは会議室がどれだけ使われているか見る にあります。
ユーザーリソース利用を開く5. 元になった予約をすべてエクスポートする
合計ではなく予約そのものが要るなら、予約の カレンダー で エクスポート を開き、粒度 四半期 を選んでから 前四半期 を選びます。これからの予定の一覧を渡すための 来四半期 もあります。グループ化 を リソース にすると、 3 つのルームを使った会議は 3 行になり、ルームごとの照合に向いた形になります。列と形式は 見ている予約をエクスポートするにあります。
粒度を四半期にした予約のエクスポート。その下に今四半期・前四半期・来四半期。
6. 毎四半期届くようにする
予約 › メールレポート で 予約記録サマリー を追加し、カードで四半期ごと を選びます。続いて 月の日 を 1〜28 から選ぶと、1 月・4 月・ 7 月・10 月のその日にレポートが送られます。
メールレポートを開く
サマリーのカードで四半期ごとを選んだところ。予測にはありません。
四半期ごとのサマリーは、何日に送られても 常に直前の暦の四半期まるごと が対象です。 10 月 3 日の送信も、11 月 15 日の 今すぐ送信 も、7 月 1 日〜9 月 30 日を対象にします。 1 日ではなく 3 日を選ぶと、遅れて入った予約やチェックインが落ち着くまで数日の余裕ができてから数字が取られます。
いつ送られても、四半期ごとのサマリーは終わったばかりの四半期を報告します。
スケジュール には次の 4 回の送信と、それぞれが対象にする四半期が並びます。保存する前に確認してください。
四半期ごとの 4 回の送信と、それぞれが対象にする暦の四半期。
メールはその四半期の予約を数えます。最も使われたルーム、予約の多い主催者、チェックインされなかった件数です。1 ページの PDF と全予約の表計算ファイルが添付されます。ルームごとの使用率は計算しません。それは手順 3 のエクスポートです。受信者、範囲、届く内容は過去の予約のサマリーを管理者へメールで届けるにあります。
動作を確認する
エクスポートしたシートを開き、よく知っているルームを探します。その 予約数 は、同じ期間の画面上のランキングカードと一致するはずです。混んでいるルームの使用率 が 営業時間 で低く出るなら、そのルームの営業時間が、実際に予約される時間帯より広く設定されているのでしょう。それはレポートの不具合ではなく、実際の発見です。
ここで分からないこと
- ルームに誰かがいたか。 数字はすべて予約された時間です。四半期中ずっと予約されて一度も入室されなかったルームも、常に使われていたルームと同じに見えます。人数を数えるルームなら、ルームが実際に埋まっていたかを確認するに実測の数字があります。
- 会計年度の四半期。 プリセットもメールも暦の四半期です。4 月始まりの会計年度なら、期間の選択で カスタム範囲 を選び、日付を自分で設定します。メールは会計年度の四半期には合わせられません。いちばん近いのは 毎月 のサマリーです。
- 曜日別の内訳。 曜日ごとに利用を合計するレポートはここにはありません。
- 1 つのルームの四半期中の時間帯。 ランキングは 1 ルーム 1 行です。1 つのルームの時間ごとの傾向は、予約分析 をそのルームに絞って見ます。