どの問題にどの予約ルールが効くか

ここにあるルールはどれも、すでに誰かが口にしている不満に答えるためのものです。設定の一覧からではなく、不満から始めて、それに答える一つのルールを設定してください。ルールは予約ポリシーの上にあり、一つのポリシーが一群のルームをまとめてカバーします。ポリシーのないルームは、誰でも・いつでも・すぐに予約できます。

六つの不満と、それぞれ一つのルール

• 予約したのに誰も来ない。 チェックインを必須にします。誰もチェックインしない予約は未出席になり、ルームは自動で解放されます。チェックインと未出席のしくみを参照。
• カレンダーが数か月先まで埋まっている。 ローリングの予約可能期間を設定し、全員が同じ範囲内で予約するようにします。何日先まで予約できるかを制限するを参照。
• 一部の人がルームを占有している。 1 回の予約の長さに上限を設け、一人ひとりに使えるポイントを持たせます。予約ポイントの仕組みを参照。
• 大会議室で 2 人の打ち合わせ。 人数の足りない予約だけを承認へ回し、ボードルームが 2 人に取られる前に誰かが判断するようにします。大きいルームは大人数の会議のために空けておくを参照。
• 営業時間外に会議が入る。 ルームに営業時間を設定すれば、時間外の予約は拒否されます。予約を営業時間内に制限するを参照。
• ルールが妨げてはいけない人を妨げる。 ポリシー全体を緩めず、そのグループだけに上書きルールを追加します。管理職だけ先まで予約できるようにするを参照。

まず一つのルールから

いちばんコストの大きい不満を選び、そのルールだけを会議ルームのポリシーに設定して、1 週間予約ログを眺めてください。次のルールは、次の不満が実際に出てから。初日から何にでもノーと言うポリシーが教えるのは、上手に予約することではなく、予約をやめることです。