どの問題にどの予約ルールが効くか

Offision の予約ルールは、会議室利用で実際に発生する問題を解決するために設計されています。設定項目を漫然と有効にするのではなく、オフィスで実際に発生している問題に合わせて必要なルールを 1 つずつ設定してください。

予約ルールはリソースポリシーで設定します。1 つのポリシーをルームのグループ全体にまとめて適用できます。なお、ポリシーが割り当てられていない会議室は、誰でもいつでも制限なく予約できます。

よくある 6 つの問題と解決ルール

• 予約されているのに誰も来ない（ゴースト予約）: チェックインを必須にします。指定時間内にチェックインがない場合、予約は自動的にキャンセル（未出席）され、会議室が他の利用者に解放されます。詳細は チェックインと未出席のしくみ を参照してください。
• 数か月先まで予約で埋まっている: 予約可能な事前日数を設定し、全員が同じ期間（例: 2 週間先まで）の中で予約するように制限します。詳細は 何日先まで予約できるかを制限する を参照してください。
• 一部の人が長時間スペースを占有している: 1 回の予約可能時間の上限を設定するか、予約ポイント（クォータ）を割り当てて各人の利用枠を管理します。詳細は 予約ポイントの仕組み を参照してください。
• 大人数用の大会議室が 2 人の打ち合わせで使われる: 参加人数が少ない予約を承認制にし、事前に管理者の承認が必要となるように設定します。詳細は 大きいルームは大人数の会議のために空けておく を参照してください。
• 営業時間外や夜間に会議が入る: 会議室に営業時間を設定することで、時間外の予約をシステムが自動的にブロックします。詳細は 予約を営業時間内に制限する を参照してください。
• 役員や秘書まで一般的なルールで制限されてしまう: ポリシー全体を緩めるのではなく、特定のユーザーグループ専用の上書きルールを追加します。詳細は 管理職だけ先まで予約できるようにする を参照してください。

まずは 1 つのルールから設定する

運用上最も困っている問題を 1 つ選び、会議室のポリシーでそのルールを有効にして 1〜2 週間様子を見てください。

追加のルールは、新たな問題が顕在化した段階で検討してください。最初から過剰な制限をかけると、社員が予約システムをスムーズに利用できなくなる原因になります。