すべての予約でコスト項目とプロジェクト ID を聞く
自組織が本当に必要とすることを聞く予約フォームを作り、その回答を予約 エクスポートの列として受け取ります。所要 20 分ほど。
予約フォームは自分で組み立てるものです。件名・参加者・ホストといった標準の項目に 加えて、独自の項目を足せます。スペースが押さえられる前に、自組織が本当に知って おきたいことを聞けるということです。この記事では経理の例として、すべてのルーム 予約にコスト項目とプロジェクト ID を足します。手順そのものは、安全講習の 確認でも、クラスコードでも、検体番号でも同じです。
1. コストコードをデータセットにする
コスト項目は自由入力ではなく、経理がすでに管理しているリストから選ぶコードです。 そのリストをデータセットとして一度作れば、どのフォームからでも再利用できます。
データセットを開くデータセットを追加し、中身がわかる名前を付けて、コードごとに 1 行ずつ追加します。 各行は 2 つで 1 組です。キーは経理システムで照合するコード、表示テキストは 予約する人が読む文字列です。両方を残してください。回答と一緒に保存されるのは キーなので、あとでコストセンター名を変えても、すでに済んだ予約の記録は書き換わり ません。
実際の勘定科目表を入れるときは、手入力ではなく Excel からインポートを使います。
コストコードのデータセット。キーの下に、予約する人が読む文字列。
リストが長い、複数のフォームで共有する、自分以外の担当者が管理する — この いずれかならデータセットが有利です。選択肢が 5 つで固定なら選択タイプの方が 簡単で、それで何の問題もありません。
2. 予約フォームを作る
予約フォームを開く追加を選びます。名前は項目ではなく、対象となるリソースのまとまりで付けます （課金対象ルーム、実験室、社用車）。手順 6 で名前を見ながらリソースを 割り当てるので、コスト項目フォームのような名前は、2 つ目の項目を足した瞬間に 意味をなさなくなります。
登録済みの予約フォーム。タイトルの横に追加。
リソースを選ぶ前に表示させたいフォームでなければ、デフォルト表示フォームは オフのままにします。この役割を持てるフォームは 1 つだけです。
3. コスト項目のフィールドを足す
フォームの編集画面は、標準の項目と自分の項目を表示順に並べた 1 つのリストで 開きます。ドラッグで並べ替え、フィールドを追加で自分の項目を足します。
表示順に並んだフォームの項目と、その下のフィールドを追加。
追加した項目を設定します。
- タイトル — 予約する人に見える名前です。テナントで使うすべての言語で入力 してください。英語だけで登録した項目は、日本語の画面でも英語のまま表示されます。
- 詳細 — 項目の下に出る一行のヒントです。よく間違えられるルールを書きます。 例：「自分の部署ではなく、費用を負担するチームのコードを入力してください。」
- フィールドタイプ — オートコンプリートを選び、手順 1 のデータセットを 指定します。
- 必須 — オンにすると、未入力のままでは予約を保存できません。
データセットから選択肢を読み込むコスト項目のフィールド。
4. プロジェクト ID のフィールドを足す
同じ手順でもう 1 つ追加し、フィールドタイプをテキストにします。
数字を選ぶのは、その識別子が本当に数値のときだけにしてください。PRJ-0042
のようなプロジェクト ID は数値ではありません。数字フィールドは接頭辞と先頭の 0 を
落とすので、エクスポートに出る値がプロジェクト管理側の値と一致しなくなります。
5. 回答を誰に見せるか決める
項目ごとに、そのすぐ下の設定で公開範囲を決めます。ここがコスト項目と会議の件名の 違いです。経理には必要でも、ルームの前を通りかかった人には必要ありません。
- 必須 — 回答しないと予約を保存できません。
- メールで表示 — 予約確認メールに回答が載ります。
- ユーザーポータルで表示（リソースタイムライン） — そのルームのタイムラインを 見ている同僚に回答が見えます。社外に出したくない情報ならオフのままにします。
- サービススタッフに表示、サービスマネージャーに表示 — ケータリングや 備品の手配を担当する人に回答が届きます。
1 つの項目に対する公開範囲のスイッチ。
ここで何を選んでも、回答は必ず予約自体の詳細・承認画面・予約エクスポートに 届きます。
6. フォームをルームに割り当てる
リソースが使っていないフォームは何もしません。編集画面の左レールには 割り当て済みリソースの下にリソースタイプごとのページがあり、それぞれに割当 済みの件数が出ます。ルームを開き、このフォームを適用するルームを選んで保存 します。
編集画面のページ一覧と、割り当て済みリソースの件数。
ここが最も抜けやすい手順です。リソースが 1 つも割り当てられていないフォームは誰にも 表示されず、警告も出ません。
7. 予約目的ごとに違うことを聞く
任意の手順で、スペースよりも予約の理由が重要な場合にだけ使います。予約目的には 予約フォームを上書きがあり、その予約目的が選ばれている間、追加フィールド一式を まるごと差し替えられます。社外面接や顧客イベントのように、ルームは普通でも 手続きが普通ではない場合に役立ちます。
使う前に予約フォーム リファレンス を読んでください。上書きをオンにしてフォームを選ばないと、フォールバックせずに 追加フィールドがすべて消えます。
8. 動作を確認する
一般ユーザーとして、対象のルームを自分で予約してみます。ルームを選ぶと 2 つの項目が 現れ、コスト項目は入力に応じてコードを候補として出し、どちらかが空のままなら予約は 保存できないはずです。
ルームを選んだあとの実際の予約に並ぶ 2 つの項目。
次に、そのルームの予約レポートをエクスポートします。各項目が 1 列ずつ、予約 1 件 につき 1 行で出てきます。これが本題であり、経理にデータがあると伝える前に確認す べきことです。
項目が出てこない場合、そのルームはほぼ確実に別のフォームを使っているか、どのフォーム にも紐づいていません。ルームを開いて、どの予約フォームを使っているか確認してください。