予約したときに Offision が送るメール

1 件の予約は 2 通のメールを送ります。予約した本人には確認が、招待された人には 招待が届きます。同じ内容ではありませんし、片方はその会議をすでに知っている人 に宛てたものです。

編集のときは、参加者全員に同じメールが届くわけではありません。あとから追加され た人には 会議が更新されました ではなく 会議への招待 が、外された人には 会議はキャンセルされました が届きます。

招待は多くの場合ファイルではありません

ここが問い合わせの元になる部分なので、正確に書きます。カレンダーの招待はこれら のメールに必ず同行します。ただし「見える」形で届くかどうかは、メール設定 で 選んだ送信方法によって変わります。

• 自社の SMTP サーバー から送る場合、招待はメール本文そのものに組み込まれ ます。Outlook をはじめ多くのメールアプリはそれを読み取り、承諾 と 辞退 を付けて会議として表示します。添付の行はなく、クリックするものもありません。
• Offision のアドレスから送る場合、または Microsoft 365 / Exchange 連携から送る 場合は、offision.ics というファイルがメールと並んで届きます。

どちらも同じ会議を届けています。添付のない予約メールは、招待が入っていないメール ではまずありません。上のひとつめが正常に動いている状態です。

ルームは常に運び、デスクと備品は設定しだい

ルームの予約は常に招待を運びます。デスク、備品、駐車スペースは、その予約ポリシー が許可している場合だけです。スイッチは デスクまたは備品の予約時にメールに .ics データを添付します で、誰かが切らないかぎり入っています。ポリシーが割り当てられ ていないリソースは、入っているものとして扱われます。

この設定があるのは、1 か月分のデスク予約がカレンダーの予定として届くと、その週の ほかの予定がすべて埋もれてしまうからです。デスクには知らせるべき参加者もいません。

1 つのリソースが予約全体を黙らせます

予約メール通知を無効にする は、予約に含まれるすべてのリソースを対象に判定され ます。ルームとプロジェクターを一緒に予約したとき、プロジェクター側のポリシーでこれ が有効なら、主催者にも参加者にも何も届きません。確認も、招待も、キャンセルもです。 ルーム側のポリシーがそれを打ち消すことはできません。

一部の予約だけメールが止まる場合、まずここを確認してください。スイッチの場所は 送る予約メールを選ぶ です。

招待をもう一度受け取る

メールを取っておく必要はありません。アプリで予約を開き、⋯ メニューから ICSをダウンロード を選ぶと、招待がファイルとして落ちてきます。あとは使っている カレンダーで開くだけです。予約管理者には管理カレンダーにも同じ項目があります。

これで決まらないもの

• 文面。 件名と本文はサイト全体で一度だけ設定します。 Offision メールの文面を変える をご覧ください。
• 差出人。 差出人アドレス、つまり上の添付の挙動は 自社のアドレスからメールを送る で決まります。
• リマインダー。 予約が始まる前や解放されそうなときに届くメールは、ポリシー ではなく予約設定ページ側のスイッチです。
• 予測メール。 管理者向けの定期サマリーは独立した購読です。 今後の予約の予測を管理者へメールで届ける をご覧ください。
• 連携ルーム自身の招待。 Microsoft 365 や Google で作られた予約は、そのカレン ダーが独自の招待を送ります。上のメールはその代わりではなく、追加で届くものです。