予約の前後に本人へリマインダーを送る

チェックインを忘れる人が多いなら、それを解決する 2 つのリマインダーはすでにオンになっています。チェックイン待ちリマインダーはリソースがチェックイン可能になった時点で主催者へ、未出席のリマインダーは誰もチェックインせずに解放されたときにもう一度届きます。どちらも改めてオンにする必要はありません。

届くかどうかを決めるのはまったく別のことです。そのリソースがチェックインを必須にしていること。必須になっていなければチェックインの受付時間そのものが存在せず、待つものも解放するものもないため、設定がどうあれ 2 つとも沈黙します。この必須設定はここではなく予約ルール側にあります — チェックインと未出席のしくみ。

1. リマインダーの設定を開く

これらはアカウント全体に対して一度だけ設定します。ルームごと、ポリシーごとの設定はありません。

設定 / メールリマインダーは、そのページにある 3 つのグループのうち 2 番目 —— 上の一般設定と、下の推奨時間帯のあいだです。

2. 送りたいリマインダーを選ぶ

終わったら保存します。変更は新しい予約だけでなく、すでにカレンダーにある予約にも効きます。

3. スイッチで止まらないものを知っておく

リマインダーを切って止まるのはメールです。Offision 自身に出る通知は止まりません —— 通知一覧、モバイルアプリ、デスクトップアプリ、そして接続していれば Teams にも届きます。 6 つのうち 3 つが通知を出します。

• チェックイン待ちリマインダーと未出席のリマインダーは、メールのオンオフに関係なく通知します。
• 予約延長リマインダーも同じです。
• 予約確認リマインダーと予約時間の前半を過ぎたのリマインダーはメールだけで、受け取る通知そのものがありません。
• 予約終了通知だけは想像どおりで、スイッチが両方を切ります。

つまり「リマインダーを切ったのにまだ未出席を知らされる」と言う主催者は通知の話をしていて、それは仕様どおりの動きです。

4. 動いていることを確かめる

フォームを読み返すのではなく、実際に予約して見届けます。

1. チェックインが必須のルールがかかったルームを、一般のアカウントで予約します。
2. チェックインの受付が開くのを待ちます。主催者にチェックイン待ちリマインダーのメールと、アプリ内の通知が届くはずです。

3. チェックインしないでおきます。猶予が過ぎるとルームが解放され、未出席のリマインダーが続きます。

同じ予約に二度送られることはありません。予約を編集するとリマインダーは再び武装するので、時間をずらした予約は沈黙せず、あらためて届きます。

このページで決まらないこと

• チェックインが開く時刻と閉じる時刻。 開始前の受付時間と開始後の猶予は、リソースごとに予約ルール側で設定します — チェックイン設定リファレンス。
• 未出席として数えられるかどうか。 誰かに知らされたかどうかに関係なく、ルームは解放され、数えられます — 何が未出席として数えられるか。
• 予約したとき・取り消したときに送られるメール。 それらはポリシーごとのスイッチです — 送る予約メールを選ぶ。
• メールの文面。 件名と本文はサイト全体で一度だけ設定します — Offision のメールの文面を変える。
• 未出席が続いたときに自分で取り消される繰り返し予約。 その警告と取り消しは、ここではなく予約ルール側から来ます。
• 管理者が購読するダイジェスト。 あれは別の購読です — サマリーメール と予測メール。