自社のアドレスからメールを送信する

1. メール設定を開く

システム設定 › 設定 › 電子メール › メール設定を開きます。

2. 電子メールモードを変更する

初期状態の Offision は自社のメールサービスで送信します。ページ最初の設定 電子メールモードがOffision経由で送信 (mail.offision.com)になっているのは そのためです。このアドレスは Offision のものであり、このページのどこからも変更できません。 つまりSMTPサーバーへの切り替えは複数ある選択肢の1つではなく、作業そのものです。 以降の項目は切り替えて初めて表示されます。

送信元を気にしないのであれば、そのままにしておくのも十分に妥当な判断です。 自社サーバー経由のメールだけが自社ドメインを名乗り、迷惑メール判定が意図どおりになり、 自社の送信ログにも残ります。

3. サーバーを入力する

下にメールサーバー設定が表示されます。SMTPサーバーのホストとポート、 続いて送信に使うメールボックスのユーザー名とパスワードを入力します。

判断が必要なのはSSL（セキュア接続）で実行だけです。有効のままならポートは既定で 587 に なり、通信は暗号化されます。無効にするとポート 25 の平文にフォールバックします。 チェックボックスの下の赤い警告はこれを指しています。すべてのメールと、それを送信した パスワードが、読み取れる状態でネットワークを流れます。自社ネットワークから出ない中継 サーバーの場合にのみ無効にしてください。

Offision はユーザー名とパスワードでサインインします。OAuth は用意されていないため、 最新の認証方式が必須のメールボックスでは、個人の通常のサインインではなくアプリ パスワードか専用の中継アカウントが必要です。

4. 送信元を設定する

下部の2つの項目が受信者に見える内容を決めます。どちらも省略可能で、未入力の場合は ユーザー名が使われます。

• メールアドレスは差出人として表示されるアドレスです。空欄ならユーザー名が 使われ、通常はそれで問題ありません。認証に使うアカウントと、返信してほしいアドレスが 異なる場合に設定します。
• 送信者名はそのアドレスの横に並ぶ表示名です。メールボックス名ではなく組織名として 読まれるようになります。

Offision 側にドメインの検証はありませんが、メールプロバイダー側にはあります。認証した メールボックス以外の差出人アドレスは、設定が正しく見えるのにテストだけ失敗する最も 多い原因です。詳細が間違っていると考える前に、別アドレスでの送信に関するプロバイダーの 規定を確認してください。

5. 保存する前にテスト送信する

メールスタイルまで進み、テスト用メールの送信を選びます。確認できるアドレスを 入力し、送信を選びます。

テストは保存済みの内容ではなく画面上の内容を使います。保存後ではなく保存前に行うのは このためです。ホストの誤りやパスワードの拒否はこの時点で判明し、動作中のメール設定は まだ手つかずのまま残ります。

6. 保存する

変更するとページ下部に保存バーが表示されます。

7. 反映を確認する

Offision から実際にメールを送ります。Offision にユーザーを追加する での招待が最も手早い方法です。受信者の受信トレイで開き、差出人アドレスと送信者名が 自社のものになっていることを確認します。

テストは成功するのに実際のメールが届かない場合、設定は正しく、問題はその先にあります。 このページではなくプロバイダーの拒否ログを確認してください。ブランディングも変更する 場合はOffision のメールにロゴを表示するをご覧ください。