今後の予約の予測を管理者へメールで届ける
今後の予約件数を数え、一覧を表計算ファイルとして添付する定期メールを設定します。 所要はおよそ 10 分。すぐに 1 通送って、届くかどうかを確認できます。
どの予測も明日から始まります。頻度が決めるのはメールが届く間隔で、対象範囲が変わるのは毎週だけです。
1. メールレポートのページを開く
予約 モジュールでは、このページは左の一覧の 設定 の下にあります。 ただし固定表示の項目ではないため、すべて表示 を選ばないと メールレポート は現れません。ほとんどの人が探すのをやめてしまうのは、この 1 手順です。
メールレポートを開く購読とは、このレポートを、この頻度で、この人たちに、これらのルームについて という常設の指示です。いくつ作っても構いません。施設チーム向けの毎日のレポートと、 部門長向けの毎週のレポートは、1 つに妥協させるのではなく別々の購読にします。
1 ページに 3 つの購読。毎日、毎週、毎月がそれぞれ 1 つ。
2. 購読を追加する
追加 を選びます。レポートタイプ は最初から 予約予測 になっています。 予約モジュールが発行するレポートはこれだけなので、触る必要はありません。
有効にする はオンのままにします。オフにすると購読は残ったまま送信が止まるので、 送信先を失わずにレポートを一時停止する方法になります。
頻度と送信時間が、メールが出ていくタイミングを決めます。
3. 届く頻度を決める
| 頻度 | 届くタイミング | 対象範囲 |
|---|---|---|
| 毎日 | 毎日 | 翌日 |
| 毎週 | 選んだ 曜日 | 翌日から 7 日間 |
| 毎月 | 選んだ 月の日（1〜28） | 翌日 |
送信時間 は 時 単位で扱われます。分は無視されるので、09:30 と 09:00 はどちらも 9 時台に送信されます。時刻は受信者ではなくシステムのタイムゾーンで解釈されるため、 海外にいる管理者が受け取るのは、その人の朝ではなくあなたの就業時間の朝に当たる時刻です。
月の日が 28 で止まっているのは意図的です。29、30、31 はすべての月に存在せず、 決して来ない日に予約されたレポートは決して届きません。
4. 受け取る人を決める
受信者 の下に 2 つのモードがあります。
- 全予約管理者 —— 予約管理者またはグローバル管理者を持つ全員で、レポートが送信される その時点で毎回あらためて解決されます。その役割に加わった人や離れた人は、 誰かが購読を編集しなくても反映されます。常設の運用レポートならこれが正解です。
- 受信者を指定 —— 個人、ユーザーグループ、またはその両方を名指しします。4.5.9 以降、 ユーザーグループはレポート送信時にメンバーへ展開されるため、 メンバーの出入りに合わせて内容が最新のまま保たれます。
どちらの場合も、受信者は 予約管理者 または グローバル管理者 を持つ人に絞り込まれます。その権限がない人を、直接でもグループ経由でも名指ししても追加されません。 購読は管理者へまとめて宛てるための便利な手段であって、 本来予約を見られない人に見せるための手段では決してありません。
2 つの受信者モード。
5. 集計する対象を決める
すべての予約可能リソース をオンのままにすると、レポートはすべてを対象にします。 オフにすると特定のルームやデスクを選べます。部門長に、全拠点ではなく自分のフロアについての レポートを渡したいときはこうします。
そのあと 保存 を選びます。
6. すぐに 1 通送って確認する
購読を選び、右のパネルで 今すぐ送信 を選びます。レポートは即座に、 しかも実際の受信者へ送信されます。これはプレビューではなく本番の送信なので、 名指しした人には実際に届きます。
届くもの
メールは対象の日付から始まり、続いて 3 つの件数と、その背後にいる人が並びます。
- 予約合計 —— 対象範囲内に始まる会議
- 出席者合計 —— それらの予約で招待された人数の合計
- リソース合計 —— 関係するルームとデスクの種類数
- 主催者 —— 何人が予約したか
詳細を見る は、同じ範囲で絞り込まれた管理コンソールの予約カレンダーを開きます。
完全な一覧は bookings-<date>.xlsx という名前の表計算ファイルとして一緒に届きます。
毎日の予測：対象の日付、3 つの件数、そして添付された表計算ファイル。
このファイルには意外に思われる点が 2 つあります。名前は送信された日ではなく
レポートが対象とする日 です。4 日に送信されたレポートは bookings-2026-08-05.xlsx
になります。もう 1 つは、件数がキャンセル済みの予約、準備時間、サブリソースを意図的に除いていることです。
そのため、カレンダーの行をそのまま数えた数より少なくなるのが普通です。
レポートはメールのブランド設定 —— ロゴ、色、フッター —— も引き継ぎます。他のすべての Offision メールと同じ設定が使われます。
レポートが届かないとき
次の順に確認します。
- 受信者が予約管理者ではない。 圧倒的に多い原因です。直接でもグループ経由でも、 名指しされた全員が予約管理者かグローバル管理者を持っている必要があり、 それ以外の人は何も告げられず除外されます。購読上の誰も条件を満たさない場合、 そもそも送信されません。
- 購読が無効になっている。 行の 有効にする を確認します。
- スケジュールが回ってこない。 曜日が設定されていない毎週の購読や、 保存してからその時刻をまだ迎えていない購読は、単に発火していないだけです。 今すぐ送信 で切り分けられます。これが届くのにスケジュールされた送信が来ないなら、 問題は受信者ではなくスケジュールです。
- メール送信が設定されていない。 Offision のメールが誰にも届かないなら、 問題はこのレポートではなく送信元です。
空のレポートは異常ではありません。対象範囲に予約がなければ、レポートはゼロを示し、 空の表計算ファイルを添えてそれでも届きます。それがスケジュールが動いている証拠であり、 「明日は予約がない」と「レポートが来なくなった」を見分ける手段になります。