来訪者

来訪者モジュールは、誰が建物にいたか、そして誰が入れたかの記録です。社員が誰かを招いた瞬間から、その人がバッジを返す瞬間までを扱い、狙いはただ 1 つ、すべての来訪が痕跡を残すことです。

招待、コード、到着

来訪は招待から始まります。送るのは管理者ではなく、その人を待っている社員です。来訪者にはコードの入ったメールが届き、そのコードが入館の鍵になります。受付で読み取る、ロビーの画面にかざす、あるいは入力する。チェックインするとバッジが印刷され、ホストに通知が飛び、その人は「いま建物にいる人」の一覧に載ります。

招待なしで現れた人は臨時来訪者です。受付で登録し、そのフォームは保存と同時に入館まで済ませます。あとからチェックインする操作はありません。ここだけが、このモジュールのほかの流れと違う挙動をします。

何を聞くかは訪問目的が決める

来訪者に何を尋ねるかは固定ではありません。訪問目的がフォームを持っています。どの項目を集めるか、写真を撮るか、アンケートに答えてもらうか、バッジに何を出すか。面接と配達は、同じ仕組みに違う質問を載せただけのものです。

バッジのデザインだけは例外で、会社ごとに 1 つ。訪問ごとに作り分けるのではなく、与えられた情報にあわせて表示が変わります。

どこで迎えるか

方法は 3 つあり、建物ごとにどれを使ってもかまいません。受付権限を持つ人が対応する受付、来訪者が自分で操作するロビーの画面、そして来訪者自身のスマートフォンです。どこから入っても、残る記録は同じものです。

ルームの前のパネルはここに入りません。チェックイン済みの来訪者が空きルームを使うことや、ドアを開けることはできますが、建物への入館そのものはできません。どの方法で何ができるか、そしてどれが向かうルームを案内するかは来訪者がチェックインすると何が起きるかにあります。

ここで扱わないこと

来訪者を招くのは社員の作業なので、ユーザーガイドのほうで、自分のアカウントからできることとしてまとめています。受付そのものの仕事 — 来訪者のチェックイン、臨時来訪者の登録、在館者の確認 — は受付スタッフの領分で、専用の受付ガイドがあります。社外の人でも、予約に載っているだけなら出席者であって来訪者ではありません。建物に招かれるまで、このモジュールの話は当てはまりません。バッジで実際にドアを解錠する話は入退室管理で、外部連携にあります。