来訪者

来訪者モジュールは、誰が建物にいたか、そして誰が入れたかの記録です。社員が誰かを 招いた瞬間から、その人がバッジを返す瞬間までを扱い、狙いはただ 1 つ、すべての来訪 が痕跡を残すことです。

招待、コード、到着

来訪は招待から始まります。送るのは管理者ではなく、その人を待っている社員です。 来訪者にはコードの入ったメールが届き、そのコードが入館の鍵になります。受付で 読み取る、ロビーの画面にかざす、あるいは入力する。チェックインするとバッジが 印刷され、ホストに通知が飛び、その人は「いま建物にいる人」の一覧に載ります。

招待なしで現れた人は臨時来訪者です。受付で登録し、そのフォームは保存と同時に 入館まで済ませます。あとからチェックインする操作はありません。ここだけが、この モジュールのほかの流れと違う挙動をします。

何を聞くかは訪問目的が決める

来訪者に何を尋ねるかは固定ではありません。訪問目的がフォームを持っています。 どの項目を集めるか、写真を撮るか、アンケートに答えてもらうか、バッジに何を出すか。 面接と配達は、同じ仕組みに違う質問を載せただけのものです。

バッジのデザインだけは例外で、会社ごとに 1 つ。訪問ごとに作り分けるのではなく、 与えられた情報にあわせて表示が変わります。

どこで迎えるか

方法は 3 つあり、建物ごとにどれを使ってもかまいません。受付権限を持つ人が対応する 受付、来訪者が自分で操作するロビーの画面、そして招かれたルームの前の パネルです。どこから入っても、残る記録は同じものです。

ここで扱わないこと

来訪者を招くのは社員の作業なので、ユーザーガイドのほうで、自分の アカウントからできることとしてまとめています。社外の人でも、予約に載っているだけ なら出席者であって来訪者ではありません。建物に招かれるまで、このモジュールの話は 当てはまりません。バッジで実際にドアを解錠する話は入退室管理で、 外部連携にあります。