外部の出席者が予約ピンでチェックインできるようにする

社外の出席者にコードを渡し、アカウントを持たないまま会議室パネルでチェックインできるようにします。所要時間は約 10 分です。

更新日 2026年8月16日

パネルでのチェックイン方法は、QR コード、社員証、パスコード、顔認証のいずれも「人」を識別します。社外の出席者にはそれらと照合できるアカウントがないため、どの方法も使えません。

予約ピンは違います。識別するのは「予約」です。予約時に生成された短いコードが招待メールに記載され、それをパネルで入力します。コードを持っていれば、アカウントもアプリも不要でチェックインできます。

1. チェックイン方法として「予約ピン」を有効にする

チェックイン方法はユーザー識別設定で組織全体に対して設定します。予約ピンをオンにしてください。

他の方法を少なくとも 1 つは有効なままにしてください。予約ピンは予約があってはじめて存在するため、空いているルームにその場で来た人には提示されません。他をすべてオフにするとウォークイン予約が使えなくなります。ページ上部の警告はこのことを指しています。

予約ピンの桁数で 3〜8 桁を指定します。既定は 6 桁で、これが妥当な選択です。パネルのテンキーが想定する桁数であり、メールに印字される桁数でもあります。

短くするのは、急いで操作するパネルに限ってください。短いコードは推測されやすいという点を許容できる場合のみです。

出席者がピンを受け取れるかどうかを決めるのがこの手順です。見落としやすい設定でもあります。いま変更したチェックイン設定ではなく、ルームが使用するポリシー側にあるからです。

ポリシーを開き、最初のページのチェックイン/チェックアウトの下にある出席者は予約パネルでチェックイン・チェックアウト・予約の延長ができますがオンになっているか確認します。既定ではオンですが、すでに制限を強めたポリシーではオフになっていることがあります。

オフのままだと、ピンは主催者にしか送られません。出席者の招待メールにコードは載らず、入力するものが何もない状態になります。オンにすれば、招待された全員に届きます。

あわせて、そのポリシーで予約メール通知が無効になっていないことも確認してください。無効なら招待メール自体が送られず、探すコードも存在しません。

通常どおり、出席者欄にメールアドレスを入力してメールで招待を選びます。その人は 外部参加者——アカウントを持たない出席者——として記録されます。アカウントは作成されませんし、必要もありません。

その方には会議への招待メールが届き、そこには別々の 2 つのものが入っています。

コードは本文に記載されます。承認待ちの予約では「承認後に有効になります。」と添えられます。コードは存在しますが、まだパネルでは使えません。

カレンダー招待はファイルとして添付されます。その方が使っているカレンダーに予定が取り込まれ、そこから出欠を返信できます。ルームでは常に添付され、デスクや備品ではポリシーの設定に従います。

入口で出席者がチェックインをタップします。複数の方法が有効な場合はまず 認証方法の選択が表示され、予約ピンはティール色のタイルです。

続いてテンキーが開き、コードの入手先が下部に表示されます。

聞かれる前に押さえておきたい点が 2 つあります。

同じコードでチェックアウトと延長もできます。あと 20 分必要になった出席者は、その場でパネルから延長できます。
チェックインは主催者の記録として残ります。ピンが識別するのは予約であり、パネルが記録するのはその予約の主催者です。実際に操作した出席者の名前は出席記録に残りません。

ルームを予約し、自分が確認できるアドレスを出席者に追加してメールを開きます。本文にコードがあり、カレンダーファイルが添付されているはずです。そのコードをパネルで入力すると、予約がチェックインされます。

メールにコードが載っていない場合、原因はほぼ手順 3 です。設定がオフになっているか、ルームが編集したものとは別のポリシーに紐づいています。