送る予約メールを選ぶ

1 ページに並ぶ 6 つのスイッチが、予約が誰かにメールを送るのか、カレンダーの招待を同行させるのか、ほかに誰へ知らせるのかを決めます。いずれも予約ポリシー側の設定なので、1 つのルームではなくリソースのまとまりに効きます。

更新日 2026年8月25日

1. ポリシーを開き、メールの区画を見つける

予約ポリシー を開き、対象のリソースが使っているポリシーをクリックして編集を選びます。エディターの左のレールで、通常ページの最後が その他 です。この記事の内容はすべてそのページの先頭、Eメール という見出しの下にあります。

予約メール通知を無効にする — 「この設定を有効にすると、予約の作成、変更、キャンセルを含む、すべての予約関連メールが主催者と参加者に送信されなくなります。」 これは大鉈です。このポリシーのどのリソースについても、誰にも、何も届きません。

デスクや備品では入れてください。本人がすでに知っていることを毎日知らせるだけで、新しいデスクフロアで最も多い苦情がこれです。会議室では切っておきます。そのメールこそが 5 人に集合場所を伝える手段だからです。

承認結果を主催者にメールで通知 は既定で入っていて、誰かが判断した時点で予約が承認されました または 予約が拒否されました を送ります。意味を持つのは承認を必須にしたポリシーだけです。

外す理由はひとつだけです。ルームが連携メールボックスの場合、ルーム自身のカレンダー返信がすでに結果を伝えているので、同じことを言うメールが 2 通届くのは 1 通より悪い、というときです。

デスクまたは備品の予約時にメールに .ics データを添付します は、ポリシー全体で唯一ラベルにリソース種別が入っているスイッチです。ほかには効かないからです。ルームの予約は常にカレンダーの招待を運び、この設定では変わりません。

デスクを軸に 1 週間を組み立てる人が多いなら入れておきます。毎朝ひとつ取るだけの使い方なら切ってください。1 か月分のデスク予約が予定として届くと、ほかがすべて埋もれます。デスクフロアの設定一式はデスクフロアに必要なルールにあります。

予約管理者にメールで通知 は、これらのリソースの予約が作成・編集・キャンセルされたとき、または状態が変わったとき（予約済み、チェックイン待ち、使用中）に、指定した相手へメールを送ります。Microsoft 365 から同期された予約も対象です。

入れると下に 予約管理者ユーザー/ユーザーグループ が現れます。個人ではなくユーザーグループ を指定してください。誰かが休んでも宛先が生き残ります。

これは手順 2 とは別の問いです。デスクフロアで主催者向けのメールを止めても、こちらは止まりません。別のスイッチなので、ほかの誰にも届かないまま管理者にだけ届き続けさせられます。

サービス停止通知 の下にある 3 つのスイッチが、リソースがサービス停止になったときに、すでに予約していた人へメールを出すかどうかを決めます。停止時間帯の作成、更新、削除の 3 つです。

作成は既定で入っていて、そのままにしてください。会議のルームが今まさに失われた人には知らせる必要があります。残りの 2 つは閉鎖がよく動く場所向けで、年に一度しか閉めないルームでは雑音になります。

ポリシーを保存したら、フォームを読み返すのではなく実際にやってみます。ふつうのアカウントでこれらのリソースを 1 件予約し、参加者に別の人を入れて、両方の受信箱を開いてください。

カレンダーの招待が添付ファイルとして見えなくても、多くのサイトではそれが正常です。招待は多くの場合ファイルではありませんをご覧ください。

文面。 件名と本文はサイト全体で一度だけ設定します。 Offision メールの文面を変えるをご覧ください。
リマインダー。 予約が始まる前や、無断キャンセルで解放されそうなときに届くメールは、ポリシーではなく予約設定ページ側で、サイト全体に対して切り替えます。
承認依頼。 承認者に判断を求めるメールは承認を必須にする側の話です。このページにあるのは結果のメールだけです。
予測メール。 管理者向けの定期サマリーは独立した購読です。今後の予約の予測を管理者へメールで届けるをご覧ください。
メールが社外へ出るかどうか。 差出人と、招待がファイルとして届くかどうかは自社のアドレスからメールを送るで決まります。