受付ガイド

このガイドは受付に立つ人のために書かれています。ここに載っていることはすべて、 ほかのみんなが会議室を予約するのと同じ Offision アプリ の中で行います。 受付スタッフは管理者ではなく、権限を 1 つ多く持ったユーザーだからです。 アカウントに 受付スタッフ の権限と担当する建物が設定されると、アプリに 受付 ページが現れます。そのページがあなたのデスクです。

1 日が 1 ページに

受付を開くと本日の来訪者が表示されます。これから来る人、いま館内にいる人、 すでに帰った人。それぞれのカードがどの状態かを示します — 未訪問、 訪問中、退場、ノーショウ、オーバーステイ。1 日の仕事はこの状態を 進めていくことです。コードをスキャンするか名前で探し、チェックインし、バッジを 渡し、帰るときにチェックアウトします。

来訪者が現れる 2 つの形

来訪者の多くは 招待されて 来ます。社員がコードを送っており、受付の仕事は それを読み取って、チェックイン画面の案内どおりに訪問に必要なもの — 写真、 アンケート、バッジ — を済ませることです。残りは 臨時来訪者。コードも予定も ないので、受付がその場で登録します。このフォームは保存と同時に入館の記録まで 済ませます。

いま建物に誰がいるか

受付は、いま館内に誰がいるかを常に把握できます。在館者 は現在建物にいる 来訪者を建物ごとに人数つきで一覧にし、各建物のリストをスプレッドシートに エクスポートできます。避難時や終業時に欲しいのは、まさにこのリストです。

このガイドで扱わないこと

設定の話はここにはありません。来訪者に何を質問するか、バッジがどう見えるか、 誰が訪問を承認するか、いつ自動でチェックアウトされるかは、すべて管理コンソール の設定で、来訪者 に載っています。来訪者を招くのは社員自身の 作業で、ユーザーガイド にあります。