チェックインと未出席のしくみ

チェックインしなかった予約は消えますか？

いいえ。チェックインが必要なルームで期限を過ぎても、あなたの予定は元の開始・終了時刻のまま残ります。短縮されるのはリソースの確保期間だけです。終了時刻がルームの解放時点に変わり、残りの時間は別の人が予約できます。

管理カレンダーには、解放までの確保期間の履歴が残ります。リソースカレンダーでも ノーショウ を含めると確認できます。除外すると予約の枠が非表示になりますが、記録は削除されません。これは解放前にルームを確保した時間で、誰かが実際に利用した証拠ではありません。予約のキャンセルとは別の動きです — 予約をキャンセルする。

チェックインは、予約したリソースを使い始めるための操作です。チェックインを必須としているリソースでは、誰もチェックインしなかった予約は ノーショウ として記録され、残りの確保時間が解放されます。

期限の設定名は予想と違う

「自動解放」という名前の設定はありません。期限を決めているのは、リソースのポリシーのチェックイン/チェックアウト グループにある チェックイン可能時間 (分) という項目です。これは「どれだけ遅れてもチェックインできるか」という許可として書かれていますが、同時に、いつ部屋が取り上げられるかを決める数値でもあります。

チェックインが必要 がオフであれば、そもそも何も起こりません。オフのときはシステムが主催者に代わってチェックインし、部屋は予約時間いっぱい確保されたままになります。緩いポリシーで誰も来なかった予約が不具合のように見えるのは、このためです。

期間と、それが早く閉じる場合

二つの数値は、どちらも予約の 開始時刻 から測られます。一方は前へ、もう一方は後ろへ。

計算より早く閉じる場合が三つあります。

• 予約自身の終了時刻が優先されます。 猶予が 15 分のポリシーでも、10 分間の予約の期間は 25 分ではなく 10 分です。
• 終日予約は期間を使いません。 終日予約のチェックイン時間 が設定されていれば、その時刻が期限になります。深夜 0 時開始の予約に分単位の期間は意味を持ちません。
• 複数のリソースを含む予約は、最も厳しいポリシーに従います。 予約に含まれるすべてのリソースのうち、前後の分数が最も小さいものが適用されます。

返却は本当に返却される

解放された時間は、別のリソース予約に使える空き時間になります。Microsoft 365 や Google と同期しているルームでは、短縮されたリソースの確保期間がそのルームのカレンダーにも反映されます。マイカレンダーの予定が削除されるわけではありません。

チェックインもリソースの確保期間を調整します。チェックインすると確保の開始時刻が現在時刻に移り、チェックアウトすると終了時刻が現在時刻に移ります。これはリソースを確保した期間の記録です。上で説明したカレンダーの違いにより、予定の開始・終了時刻とは異なることがあります。

ただし下限が 1 つあります。チェックインは上の受付時間の範囲で予約の開始前にも行えますが、その時点でルームを 1 つ前の会議が押さえていることがあります。その場合、開始時刻は現在時刻ではなくその会議の終了時刻に着地するので、早く着いた人が、まだ続いている会議の中に自分の予約を遡らせてしまうことはありません。空いているルームと 11:10 まで埋まっているルームを 1 件の予約で押さえていれば、開始は 11:10 になります。

受付時間は、ルームが戻ってくる 3 つの経路のひとつです。3 つはそれぞれ別の設定で決まり、センサーを読むのは真ん中のひとつだけです。

誰かが見張っている必要はない

システムは期間の両端で主催者に通知します。リソースがチェックイン可能になったときのチェックイン待ちリマインダー、そして解放されたときの 未出席のリマインダー です。アプリ内の通知も対になっています。メールはどちらも組織全体でオフにできますが、アプリ内の通知はオフにできず、いずれにしても届きます — リマインダー。

これは期間をどれだけ短くするかを決めるときに効いてきます。何も知らされないまま 10 分で締め切られると理不尽に感じられますが、開始時に通知が届く 10 分は正当な猶予です。

もう二つ知っておきたい動き

• ウォークインの予約にチェックインは必要ありません。 パネルの前に立って空いている部屋を確保した人は、すでにそこにいることを証明しています。
• 繰り返しの予約は自ら取り消されることがあります。 連続して未出席の場合に定期予約をキャンセル がオンだと、放置された繰り返し予約は残りの回が取り消され、その一回前に主催者へ警告が届きます。

これが決めないこと

• 未出席でポイントは返却されません。 リソースは解放されますが、請求はそのままです。返却されるのはキャンセルした場合、それも返金期限内に限られます。詳しくは予約ルールリファレンス を参照してください。
• 予約の公開スケジュールは別の機能です。 これは将来の期間が いつ予約可能になるか を決めるものです。名前は似ていますが、使われなかった部屋の解放とは無関係です。
• アーリーチェックアウトを許可と予約の延長 はそれぞれ独立したポリシー設定で、チェックイン期間の影響を受けません。
• 誰がボタンを押せるか は手段ごとに決まります。パネル、アプリ、センサー。それぞれに記事があり、下に並べています。

チェックインが行われる場所

• 予約パネルでのチェックイン — 扉の前にいたことを証明できる唯一の手段。
• QR コードと GPS によるチェックイン — コードを読み取り、建物の近くにいることを証明する。
• 社員証をタップしてチェックインする — 扉の前で 1 回タップするだけ、二度目の画面はない。
• 外部の出席者が予約ピンでチェックインできるようにする — 組織の外から来る出席者向け。
• 人感センサーでチェックイン・チェックアウト・延長する — 誰も何も押さず、同じセンサーがチェックアウトと延長も行う。
• デスクのステッカーをスキャンして — デスクにはパネルがない。貼られたステッカーをアプリでスキャンする。
• デスクの取り方をどれにするか決める — ステッカー、GPS 付きアプリ、キオスク、電子ペーパータグ、デスクパネルの比較。
• 何が未出席として数えられるか — 起きてしまった後、レポートが何を語るか。