Outlook や Google のルームの予約はどう検証されるか
Microsoft 365 や Google Workspace から同期したルームは、提供元が先、Offision が あとという順で二回チェックされます。メールボックスの自動承諾がどちらのチェックを 飛ばすのか、そしてそれを望むのはどんなときか。
Microsoft 365 や Google Workspace から同期したルームの予約は、二つのチェックを決まった順番で通ります。
- 先に見るのは提供元です。 Microsoft や Google がルームメールボックス自身のルールを当てはめます。こちらは単純で、実際にはその時間がすでに埋まっていないかに尽きます。重なっている予定はここで断られ、Offision には何も伝わりません。
- あとから見るのが Offision です。 提供元を通ったものが Offision に渡され、 Offision はリソースに設定された細かいポリシー — 予約可能な期間、長さの上限、クォータ、予約目的、承認 — を当てはめます。
Offision で設定したことを知っているのは、二段目のチェックだけです。ここが効いてくるのは、ルームメールボックスを Offision に尋ねる前に返事をするよう設定できるからです。
自動承諾が、二段目を走らせるかどうかを決める
ルームメールボックスが招待を自動で承諾するよう設定 すると、提供元がその場で返事をしてしまいます。予約はそのまま確定し、Offision がポリシーを当てはめることはありません。返事はもう出てしまっています。
オフのままなら、招待は返事を待ちます。予約は 保留中のシステム検証 — 問い合わせ済みで、まだ応答がない状態 — にとどまり、そのあいだに Offision がポリシーを確認し、ルームに代わって返事をします。予約ステータスの意味を参照してください。
どちらを選ぶか
| ルームの状況 | 自動承諾 | 理由 |
|---|---|---|
| 予約ポリシーを設定していない | オン | Outlook からの予約が速く、引っかかりません。飛ばされて困る二段目がそもそもありません |
| 頼りにしている予約ポリシーがある | オフ | でないと Outlook で入れた予約にポリシーが当てはまらず、Offision で入れた予約だけがルールに従うことになります |
承認が必要なルームでメールボックスが自動承諾していると、主催者は二通受け取ることにもなります。提供元からの承諾と、そのあとルールやレビュー担当者が「いいえ」と言った場合の Offision からの却下です。この二通を見分ける方法は却下メールが Microsoft 365 から届いたにあります。
レビュー待ちのあいだ
承認が有効で、なおかつ 承認前にタイムスロットをブロック も有効な場合、ルームは誰かがレビューする前に、枠を押さえるために先に承諾します。この承諾は確定ではありません — 予約は 承認待ち のままです — が、緑の「承諾済み」の見出しを見た主催者には、そう思う理由がありません。
予約ポリシーを開くそのための切り替えが 承認待ちの間にルームが Outlook で返信 です。オフにすると、枠を押さえるための承諾は黙って行われます。枠は押さえたままで、レビュー担当者が承認するまで主催者には何も届きません。