どの部屋が場所に見合っているかを見る

リソース使用分析 は、人ではなく組織全体について問うときに開くページです。どのフロアが埋まっているか、誰も予約しない部屋はどれか、「会議室が足りない」の答えが部屋の追加なのか別の時間帯なのか。

予約 › 分析 › リソース使用分析 にあります。

1. 「使われた」の意味を決める

ほかのすべての上に 2 つのコントロールがあり、これがページ上のあらゆる数字を変えます。

営業時間 と 24 × 7 は、割り算の 2 つのやり方です。24 × 7 では、部屋の利用率は予約された分数を期間のすべての分で割ったもの — 夜も週末も含むので、何も混んで見えません。営業時間 では、そのリソース自身の営業時間に入る予約分数を、使えた営業時間の分数で割ります。人に示すならこちらで、部屋どうしを比べるのもこちらです。

この選択はブラウザーに記憶され、ほかの率のレポートと共有されます。ここで切り替えると、あちらも切り替わります。

つぎに 期間 を決め、リソース種別を選びます — 合計、ルーム、デスク、設備、駐車場、その他。同じもの同士で比べてください。ルームとデスクはまったく違う使われ方をし、合計 はその違いをならしてしまいます。

2. フロアプランを読む

フロアを選ぶと、プランが自分を塗り分けます。隣の データ が色の測る中身を決め — 件数、合計時間、合計分、割合 — 左下の凡例が、その単位で各色の帯を言葉にします。

目盛りは相対で、絶対ではありません。 8 つの帯は、いま画面にある最大値から組み直されます。だから赤い部屋は この表示の中でいちばん忙しい という意味で、十分に忙しい という意味ではありません。フロア、期間、単位、リソース種別を変えれば、予約が 1 件も変わらなくても同じ部屋の色が変わります。色を読む前に、毎回まず凡例を読んでください。

色の付いたルームやデスクをクリックすると、そのリソース自体が開きます。

隅のパネルは自分の計算式を書き出します。全体利用率 は、このフロアのリソースについての 合計予約時間 ÷ 合計営業時間 です。その下の リソース がフロアにある数、総予約数 が予約された数です。

3. 下のカードを読む

4 つあり、まず知るべきはそれが何ではないかです。

リソースランキング と 2 つのトップカードには列の選択があるので、自分のレポートに必要な列をエクスポートに入れられます。トップユーザー はその一覧にユーザー属性を足せます。ほかは決まった組から選びます。

ピーク時間 は「もう 1 部屋いるか」に答えるカードです。10 時から正午が濃く、 15 時以降が空なら、それは部屋の不足ではなく 11 時の 部屋の不足です。どのセルでもクリックすれば、その時間帯の予約が出てきます。

4. 確かめる

よく知っている週に期間を合わせ、営業時間 に切り替えて、混んでいると分かっている部屋を見ます。それでも薄いままなら、その部屋の営業時間が、実際に誰かが予約する時間帯より広いのでしょう — レポートの故障ではなく、ひとつの発見です。

これでは分からないこと

• 部屋に人がいたかどうか。 ここの数字はすべて 予約された 時間です。1 週間予約されて誰も入らなかった部屋は、ずっと使われた部屋と見分けがつきません — それがチェックインと 未出席の集計 の役目であり、在室センサーが測るものです。人数を数えるルームなら、実測値はルームが実際に埋まっていたかを確認するにあります。
• 絶対的にどれだけ忙しいか。 色は画面にあるものどうしを順位づけます。絶対値は凡例とサマリーパネルの割合です。
• 誰が使ったかを別の軸と掛け合わせたもの。 このページが出せるのは一度に 1 軸だけです。部署 × リソース種別や、コストコード × 月は利用レポート で組んでください。