座席とルームを別々の予算から課金する

予約できるもの全部でひとつの予算にすると、はっきりした欠点があります。週5日フリーアドレスを使う人は、四半期が終わるころ、本当に必要な1回の会議のぶんを残していません。座席に専用の ポイントユニット を与えれば解決します。単位どうしは互いに支払えないからです。

予約は触れた すべての 単位を満たす必要があります。だからこれは両方向に効きます。座席の予算が空でもルームの予算から補充されることはなく、会議の多い月でも座席は予約できたままです。

1. 予算ごとにユニットを作る

予約 → 設定 → 予約ルール から ポイントポリシー を開き（サイドバーに無ければ もっと見せる）、ポイントユニット タブに移動します。

分けたい予算の数だけユニットを追加します。ユニットは名前だけの存在なので、何をどう数えるかがわかる名前にしてください。予約フォームに出るのはこの名前です。 Room hours と Desk credits は Point 1 や Point 2 よりずっと読みやすくなります。

たいていは2つで足ります。ユニットが増えるほど全員に配る残高も増え、ポリシーを持っていない単位で課金されるリソースは、その人の予約をそのまま拒否します。

2. リソースの種類ごとに単位を分けて値付けする

リソースポイントポリシー タブで、単位ごとに1つずつポリシーを追加します。

• Meeting room — per hour、単位は Room hours、課金単位 は 1時間あたり。ルームで節約してほしいのは時間だからです。
• Desk — per booking、単位は Desk credits、課金単位 は 予約あたり。座席は1日単位で使うので、配分したいのは時間ではなく日数です。

3. それぞれのポリシーをリソースに割り当てる

ポリシーを開き、左のレールの 関連リソース のページを使います。リソースの種類ごとに 1ページあり、それぞれ件数が付いています。ルームはルーム用ポリシーに、座席は座席用ポリシーに割り当てます。

1つのリソースが持てるポイントポリシーは1つだけなので、1つのリソースが2つの単位で課金されることはありません。ルームと座席をまとめた予約は、リソースごとに1つずつ、 2つの単位で課金され、どちらも足りていなければ保存できません。

4. 両方の予算を各自に配る

ユーザーポイントポリシー タブで、単位ごとに1つずつポリシーを追加します。ここでも単位は作成時に決まり、あとから変えられないので、両方を予約する人には2つのポリシー （Room hours 用と Desk credits 用）が必要です。

期間はそれぞれ別に設定できます。座席とルームで同じ周期が向いていることはまれで、座席は毎月、会議室は四半期ごとが多くなります。

5. 確認する

ルームと座席で予約を開きます。ポイントの案内は 単位ごとに1行 並ぶので、両方にまたがる予約では2行が、それぞれの残高とともに表示されます。

そのうえで、分離が本当に効いていることを確かめます。誰かの Desk credits を使い切ってから、ルームがまだ予約できることを確認してください。そのためにこの設定をしたのであり、単一ユニットではここが失敗します。

履歴はポイントユニットで絞り込めるので、片方の予算の使われ方だけを確認できます。

ユニットをやめるとき

ポイントユニットは、どれかのポリシーが使っているあいだは削除できません。管理画面は一部のポリシーにすでに設定したため、削除できません。 と表示します。先にリソースポリシーとユーザーポリシーを削除するか付け替えてください。付け替えは作り直しであることをお忘れなく。