Offision のメール文面を変更する

Offision が送信する通知の件名と本文を、送信するそれぞれの言語で自社の言葉に置き換えます。保存する前にプレビューで確認できます。

更新日 2026年8月20日

1. メールテンプレートを開く

システム設定 › 設定 › 電子メール › メールテンプレートを開きます。

画面は3列で構成され、左から右へ進めます。左がメールの一覧、中央がライブプレビュー、右が実際に入力する設定の編集です。

一覧はメールの内容ごとに、予約・リマインダー・レビュー・ユーザー・ 来訪者・サービス・勤怠・イベント・その他にグループ分けされています。行を選ぶとプレビューと編集パネルに読み込まれます。画面を開いた時点で1件が選択されています。

名前の横のドットは、そのテンプレートが変更済みであることを示します（ポインタを重ねると「このテンプレートはカスタマイズ済みです」と表示されます）。Offision が送信するすべてのメールがここに並ぶわけではありません。見つからない場合、その文面は変更できません。

カテゴリ見出しの矢印はこの画面を離れます。そのメールを誰に、いつ送るかを決めるページが開きます。リマインダーならメールリマインダーの設定、来訪者 なら来訪者管理です。この画面が決めるのは文面だけです。

中央の列は件名を見出しとして表示するので、送信しなくても編集中の行を確認できます。

タイトルプリセットには Offision に用意された言い回しの候補が並びます。同じ内容をより短く、あるいはより丁寧に伝えるものです。選ぶだけで完了します。

自分で書く場合は、一覧の末尾にあるカスタマイズを選びます。カスタムタイトルの入力欄が現れ、現在使われている文面が入った状態になるので、空欄からではなく編集から始められます。

入力欄には一度に1言語だけが表示されます。右側の矢印（すべての言語を表示）を押すと、会社で有効にしている言語の入力欄がすべて開きます。

メッセージには、書き換えられる本文の行がメッセージ 1、メッセージ 2 … として並びます。各ラベルの下に現在の文面が表示されるので、どの行かがわかります。行数はメールによって異なり、1行のもの、複数行のもの、1行もないものがあります。

操作はタイトルと同じです。用意された言い回しを使うならメッセージプリセット、自分で書くならカスタマイズを選んでカスタムメッセージに入力します。文面は自由です。残さなければならない語句はなく、文字数の制限もありません。

すべての言語を表示の中で、ある言語を空欄のままにするのは有効な選択です。元の文面に戻るのではなく、その言語がメールから外れます。実際に送信する言語はすべて入力してください。

追加HTMLは本文の下に追加される自由入力欄です。注意書きのとおり、基本的なHTMLのみサポートされています。太字、斜体、リンク、改行などの簡単な書式をご使用ください。高度なスタイルやスクリプトはメールクライアントで正しく表示されない場合があります。

これはメールの種類ごとの設定です。予約確認に予約ポリシーへのリンクを添えるなど、特定のメールに属する内容に適しています。すべてのメールに載せたい内容は、メール設定のフッターを使ってください。

入力の手が止まると、少し遅れてプレビューが描き直されます。メール全体を読みながら進められます。破棄は前回保存してから変更した内容を取り消し、保存は確定します。どちらも変更があるときにだけ表示されます。

実際にルームを予約する、来訪者を招待するなど、通知が発生する操作を行い、届いたメールを確認します。

メールの見た目 — ロゴ、背景色、フッターはメール設定にあり、すべてのメールに一括で適用されます。
送信元 — 自社のアドレスからメールを送信するをご覧ください。
誰にいつ届くか — カテゴリ見出しの矢印が開く、その機能自身の設定ページで決めます。
Microsoft 365 または Google Workspace と連携している場合の予約・会議の招待。 これらのサービスが独自のカレンダー招待を送るため、ここでの文面は使われません。影響を受けるテンプレートには画面上に注意が表示されます。