デスクを追加する

デスクはルームと同じ「予約可能リソース」で、同じフォームで作り、同じルールに従い、同じ画面に写ります。ですのでこの記事は意図的に短くしてあります。ここに書くのはデスクがルームと違う数か所だけで、それ以外はルームを追加するがすべてです。

1. 「デスク」を開く

デスクは管理コンソールに専用のページを持っています — デスク、デスクとその設定を管理。 「リソース」の下、スタンダードルームの隣です。

見慣れた一覧そのままで、列が1つだけ足りません。デスクに定員はないので、定員の列がありません。追加、インポート、QRコード管理、列の選択は、ルームの一覧と同じ位置にあります。

2. 追加する — ルームの一覧と同じく項目は1つ

追加を押すと、タイトルという項目1つだけの小さなパネルが開き、一覧の次の番号がすでに入っています（デスク 38 など）。そのままでも変更しても構いません。

保存するとデスクが作成され、パネルが閉じます。 設定画面は開かず、一覧に行が1つ増える以外に成功を知らせるものはありません。もう一度「追加」を押す前に一覧を確認してください。

提示される番号は、いま作業しているフロアではなく一覧全体を数えたものです。ある程度の規模になると、それは提案ではなく単なる仮の値です。デスクはルームよりずっと名前で探されます — デスク 38、デスク 39、デスク 40 が並ぶフロアは地図の上で使い物になりません。人が口に出して言える名前を付けるのはこの瞬間です。

3. デスクに定員はなく、カテゴリの一覧も別

行を開いて編集を押すと、基本ページはルームのフォームと2点だけ違います。

• 定員の項目がありません。 隠れているのではなく、レコードとして存在しません。デスクは定員なしで保存されます。何人入るかでデスクを検索する仕組みがないのも、デスクの予約フォームが人数について警告しないのも、そのためです。
• カテゴリはデスク用のものしか出ません。 カテゴリは1つのリソース種別に紐づくので、デスクにルームのカテゴリを付けることも、その逆もできません。ここに出るのは管理者がデスク用に作ったカテゴリで、新規テナントであればホットデスク、ワークスペース、ワークステーション、電話ボックス、その他デスクです。一覧が空なら、まだ誰も作っていません — カテゴリと設備を設定するを参照してください。埋めておく価値はあります。80席のフロアを人が絞り込むときの手がかりがカテゴリだからです。

このページのそれ以外 — 言語ごとのタイトルと詳細、設備、営業時間、組織単位、アクセスID — はルームを追加するの説明どおりに動きます。

4. フロアだけでなく、フロア図の上に置く

所在地は、予約モジュールのどのリソースよりデスクで効いてきます。あとで戻ってくるのではなく、ここで決めてしまってください。

ルームには名前の書かれた扉があります。ボードルームを使えと言われた人はボードルームを見つけられます。デスクにはどちらもありません — デスク 34 は言葉であって場所ではないので、フロア図の上でクリックした点こそがそのデスクの住所です。人がデスクを選ぶ地図に載るのも、同僚が席で見つかるのも、貼ったステッカーを読み取ったときに一覧ではなく建物の中の意味になるのも、その点があるからです。

フロアだけを与えられ点のないデスクは、問題なく保存され、検索にも出て、地図にだけ出てきません。「デスクが見当たらない」と報告されるいちばん多い原因がこれです。

ピッカーそのもの — 建物、フロア、そしてフロア図上のクリック — はルームを追加するの手順3と同じです。

5. パネルは付かないので、ステッカーを貼る

会議ルームには扉の外に画面が付きます。80席のフロアには付きません。デスク1台ごとのパネルはデスクより高くつくからで、だからこそほぼすべてのフリーアドレスのフロアは印刷したQRステッカーで回っています。

1枚を各デスクに貼れば、それがそのデスクの予約インターフェースのすべてになります — デスクを取る、予約済みの分を確定する、30分足す、帰りに返す。手元のスマートフォンだけで、インストールは要りません。

このページにいるうちに知っておく価値のあることが3つあります。

• どのデスクにもコードはもうあります。 有効化する設定はなく、デスクができた瞬間からステッカーは存在します。
• ダイアログは適切なサイズで開きます。 デスクは小 — スキャンして予約すると書かれた正方形のステッカー — で開き、ルームは大きな縦長の扉用ポスターで開きます。
• フロア1枚分は1回の操作です。 一覧の上にあるQRコード管理が、すべてのステッカーを1つのアーカイブにまとめます。印刷業者に渡すのはこれです。

残り — サイズ、印刷解像度、デスクのどこに貼るか、そしてスキャンで何ができるかを決める設定 — はリソースステッカーを印刷して貼るにあります。

6. フロア1枚分をスプレッドシートから作る

追加の隣のインポートは、デスクの作成と更新を一度に行います。デスクのシートは Offision でいちばん単純です。ID列と、言語ごとのタイトル列、それだけです。定員はルームの列、EV充電器は駐車場の列なので、どちらもデスクのインポートには出ません。

デスクが実際に必要とするもの — 所在地、ポリシー、カテゴリ — は手順3と4のとおり、あとからデスク側で設定します。インポートは80行の名前を1分で一覧に載せる手段であって、仕上げる手段ではありません。書き込み前に新規と更新を行ごとに数えるプレビューを含めた仕組みはルームを追加するにあります。

7. 動作を確認する

管理コンソールでは確認しないでください。状態にかかわらずすべてのデスクが見えます。一般の利用者アカウントでユーザーアプリを開き、名前で検索して予約してみてください。そのあとフロア図を開き、置いたとおりの場所にあるか確かめます。

まったく出てこない場合、答えはルームと同じ2つです。ポリシーページの予約設定がオフになっているか、自分が入っていないチームスペースに載っているかです。

特定の人のものになるデスク

ここまでは誰でも取れるデスクの話です。ある社員に恒久的に割り当てるデスクは Offision では別のもので、ページも別です。フロアを間違った形で作ってしまう前に、違いを知っておく価値があります。

固定席は独立したモジュールです。固定席は予約されるのではなく割り当てられるもので、フォームもそう言っています — 写真、タイトル、ユーザー、所在地、詳細。予約のトグルも、予約ポリシーも、ポイントも、予約フォームもありません。誰も予約しないからです。

行のメニューから双方向に変換できます — 予約可能なデスクでは**「固定」に変更**、固定席では元に戻す操作です。共有席をもっと増やす必要があると分かったフロアは、作り直しではなく種別の変更で済みます。

予約する側から見るとこうなる

ここまでは管理側の話です。デスクを取る本人はユーザーアプリでデスクに出会い、その体験のほとんどはこの3つの画面です:

手順そのものはユーザーガイドにあります — デスクを予約するとフロア図からデスクを探すです。

この記事で扱わないこと

• フリーアドレスのフロアに必要なルール。 現場予約のみ、終日予約、空席を取り戻すチェックイン期限についてはフリーアドレスのフロアに必要なルールを設定するを参照してください。
• デスクとルームを別々に課金する。 1か月のフリーアドレス利用が会議室の枠を食いつぶすのはポイントの問題です — デスクとルームを別々のポイントで課金するを参照してください。
• 午前・午後のデスク。 半日デスクは予約時間のタイムスロット設定であって、デスク側の設定ではありません — 予約を固定のタイムスロットに制限するを参照してください。
• ステッカーの読み取り。 デスクのQRコードを読み取って何ができるか — 予約、チェックイン、延長、返却 — はユーザーガイドにあります。