予約申請を承認する・却下する

1. 申請を見つける

通知は3つの経路で届きます。どれをたどっても同じ場所にたどり着きます。

• 予約承認リクエスト という件名のメール。本文のリンクから申請を直接開けます。
• アプリ内の通知。
• 予約の承認 一覧に表示される件数。しばらく離れていた場合、申請はここに溜まります。

2. いま作業している場所からそのまま決定する

ほとんどの承認者はアプリの 予約の承認 一覧で処理します。タブは2つあり、まだ決定していない申請と、承認履歴 —— システムが自動的に却下したものを含む、決定済みのすべての申請です。

申請を開くと、誰が、どのルームを、いつ予約しようとしているのか、そして予約フォームで入力された内容が確認できます。確認したら 承認 または 却下 を押します。

3. 承認する

承認するとルームが予約されます。予約者には承認された旨のメールが届き、以後は通常の予約と同じように扱われます。

これを妨げるケースが2つあります。

• 承認できません —— 申請が出されたあとに、その枠を別の予約が取ってしまった場合です。待っている間に時間枠を確保しないポリシーではこれが起こります。申請を却下し、予約者に取り直してもらってください。
• あなたが同じく承認できる別の予約との重複 —— 重複しているほうを同時に却下するかどうかを尋ねられます。この確認は慎重に読んでください。却下されるのは他人の予約です。

4. 却下する

却下には 却下の理由 の入力が必須です。この理由は却下メールで予約者に届きます。納得してもらえる却下と、上に持ち込まれる却下との違いは、ここにあります。

代替案を提案 することもできます。別の時間、別のルーム、あるいはその両方です。却下と一緒に届くので、予約者はやり取りを重ねずに取り直せます。 「可否」ではなく「時間」が理由で却下するときは、必ず使ってください。

5. Offision を管理している場合

予約管理者には、同じ申請が管理コンソールの独立したページとして表示されます。承認待ち と 承認履歴 のタブ、並べ替え可能な列、そして溜まった申請をまとめて処理する すべて承認 ／ すべて拒否 があります。

行を選択すると、一覧の上に申請が開き、そこに 承認 と 却下 があります。

このページには 予約管理者 の権限が必要です。予約の承認はするが Offision の管理はしていない場合、この権限は付いていません。その場合は手順2のアプリの一覧があなたの承認待ち一覧です —— こちらの簡易版ではありません。

6. 予約者に見えるもの

あなたが決定するまで、予約者側の表示は レビュー待ち で、確定していません。承認すると、通常の予約確認メールが届きます。却下すると予約が拒否されました のメールが、あなたが入力した理由と提案した代替案とともに届きます。

申請はいつまでも待ち続けるわけではありません。ポリシーごとに日数を設定でき、その日数を過ぎても回答がない申請は自動的に却下されます。予約者には承認期限内に承認されなかったため、システムにより自動的に拒否されましたと表示されます。この文言が 承認履歴 に増えているなら、申請が誰にも届いていないということです —— ポリシーの承認者がいまも適切な担当者かどうかを確認してください。