フリーアドレスのフロアに必要なルールを設定する

フリーアドレスの共有デスクは、会議室とは異なる利用パターンを持ちます。複数人が集まり時間単位で利用する会議室と異なり、デスクは個人が終日利用することが多いため、専用の予約ポリシーを設定することが重要です。

本記事では、デスク運用に特化した重要な設定項目を解説します。すべてのポリシー設定項目の詳細仕様については、予約ルール一覧 をご覧ください。

1. 事前予約とウォークイン（その場利用）の設定

予約ポリシー タブで、デスクの予約受付形態を設定します：

• ウォークイン専用: 有効にすると、ポータルやアプリの予約フォームから事前予約ができなくなります。現地でQRコードステッカーをスキャンするか、キオスク端末やフロアマップから直接確保する運用になります。タッチダウン席や一時利用の電話ブースに適しています。
• 終日予約の作成を許可する: 通常の共有デスクでは有効にします。日々の勤務に合わせて終日予約をワンタップで行えるようにします。
• 定期予約の作成を許可する: 共有席の固定化を防ぐため、通常はオフにします。毎週決まった曜日に同じデスクを占有させたくない場合に効果的です。特定の個人専用席にする場合は、固定デスク として登録してください。

2. チェックインの必須化と固定時刻の期限設定

予約されたまま利用されない空予約（ゴースト予約）を自動解除するために、チェックイン機能を設定します。

1. チェックイン / チェックアウト タブを開き、チェックインを要求する を有効にします。
2. 終日予約のチェックイン制限時間 をオンにし、具体的な期限時刻（例：10:30）を入力します。

3. 早期退席（チェックアウト）と延長の許可

共有デスクを有効活用するために、利用が終わったデスクを速やかに他のユーザーに開放できるようにします：

• 早期チェックアウトを許可する: アプリやステッカーの操作画面に 今すぐ終了 ボタンが表示されます。午後の外出時などにデスクを即座に解放し、他の社員が利用できるようにします。
• 現地での予約延長を許可する: 後続の予約がなければ、利用中のデスクから直接利用時間を延長できるようにします。

4. 通知メールの配信制御

デスク予約は個人の単独予約であるため、予約ごとの通知メールが多いと受信箱を圧迫します。その他 タブの メール セクションで設定を調整します：

• 予約メール通知を無効にする: デスク予約に関する確認・変更・キャンセル通知メールを停止します。
• デスクまたは備品の予約時にメールに .ics データを添付する: デスク予約のたびに個人カレンダーへ予定が自動登録されるのを防ぎたい場合は、この設定をオフにします。

5. IP制限による社外からの不正スキャン防止

印刷されたQRコードステッカーは固定されているため、写真に撮って社外からスキャンされるリスクがあります。

その他 タブの ユーザーポータルチェックイン IP 制限 にオフィスの固定グローバルIPアドレスを登録することで、社内ネットワークからのみチェックインを許可し、不正な遠隔確保を防止できます。詳細は リソースステッカーを印刷して掲示する をご覧ください。

6. ポリシーのデスクへの割り当て

作成したポリシーを対象のデスクに適用します：

1. 各デスクの ポリシー 設定で作成したポリシーを選択するか、
2. ポリシー編集画面の 割り当てられたリソース タブから複数のデスクを一括指定します。

7. 動作の検証

設定が正しく反映されているか確認します：

1. 一般ユーザーアカウントでデスクを予約します。
2. チェックインを行わずに設定した制限時刻を経過させ、予約がノーショーとして自動キャンセルされデスクが空席に戻ることを確認します。
3. 再度予約してチェックインを行い、今すぐ終了（早期チェックアウト）が正常に機能することを確認します。