デスクを予約する
ホーム画面からデスクを予約する手順、空きデスクの絞り込み、駐車スペースの同時予約、およびデスクの QR コードをスキャンしてチェックインする方法を説明します。
デスクの予約では、ルームの予約フォームから会議専用の項目を除いたフォームを使用します。共通の予約項目や基本操作については会議室を予約するを参照してください。
デスクは 1 人用のため、タイトル、非公開、出席者、人数の 4 項目は表示されません。
1. ホーム画面のフィルターを「座席」に切り替える
ホーム画面上部のフィルター（すべて、会議、座席など）から座席を選択します。座席を選ぶと、当日のタイムラインがデスクの予約だけに絞り込まれ、その下のクイックアクションボタンがデスクを予約と今すぐ空きデスクを探すに切り替わります。
「座席」フィルターを選択すると、ボタンが「デスクを予約」と「今すぐ空きデスクを探す」に切り替わります。
すべてフィルターのまま予約ボタンをクリックし、メニューから座席を選んでも同じフォームを開けます。スマートフォンでは画面下部のバーにある + をタップします。
2. デスク予約フォームの項目を確認する
デスクを予約を選択するとフォームが開きます。デスクは 1 人で利用するため、ルーム予約フォームにある次の 4 つの項目は表示されません。
- タイトルなし: デスク予約は会議ではなく、室名パネルに件名を表示することもないため不要です。
- 出席者なし: 1 人用のため、他のユーザーを招待する項目はありません。
- 非公開トグルなし: タイトルや出席者リストがないため、非公開設定もありません。
- 人数なし: 定員は 1 人に固定されています。
また、ラベルも一部変更され、主催者は予約者に、議事メモはメモとして表示されます。
「デスクを予約」フォーム。デスク、日時、任意のメモを入力します。
残りの項目はルーム予約と同じです。デスク、日時、任意のオンライン会議リンク、および管理者がデスク向けに追加したカスタム項目（費用計上先の部署、コスト項目、プロジェクト ID など）を入力します。
3. デスクを選択する
デスクを探す欄を開き、名前で検索するか一覧から選択します。次のフィルターで絞り込めます。
- 利用可能のみ表示: 指定した時間帯にすでに予約されているデスクを非表示にします。
- お気に入りのみ表示: 星マークを付けたデスクのみを表示します。よく使うデスクをお気に入りに登録しておくと、毎回一覧から探す手間が省けます。
- さらにフィルター: 所在地やカテゴリで絞り込みます。
デスクの行には定員数は表示されず、空き状況を示すドットと予約条件のバッジが表示されます。特にチェックインが必要バッジがあるデスクは、到着時にチェックインを行わないと自動的に解放されるため注意してください。
デスクの選択画面。
また、同じ予約内で駐車スペースを同時に追加できます。デスクの名前ではなく配置場所を見て選びたい場合は、フロア図からデスクを探すを参照してください。
4. 利用日時を設定する
デスク予約では全日トグルを使って終日予約するのが一般的です。午前中のみなど時間帯を指定したい場合は、開始と終了を手動で設定してください。
ルーム予約とは次の 2 点が異なります。
- 今すぐ空きデスクを探す: デフォルトの利用時間が 1 時間ではなく 2 時間から始まります。
- 事前予約できないデスク: タッチダウン席やフォンブースなどがウォークインのみに設定されている場合、このフォームには表示されません。現地でデスクの QR コードをスキャンして利用を開始します。
「今すぐ空きデスクを探す」では、指定した時間枠で空いているデスクが一覧表示されます。
5. 到着したらデスクの QR コードをスキャンしてチェックインする
チェックインが必須のデスクでは、チェックインが行われない予約は無断キャンセルとみなされ、途中で自動的に解放されます。席に着いたら、デスクに貼られている QR コードをスマートフォンでスキャンしてチェックインを完了してください。
同じ QR コードを使って、空いているデスクの即時確保、利用時間の延長、退席時の返却も行えます。予定より早く帰る場合は、他の社員が使えるよう QR コードをスキャンして今すぐ終了を選択してください。詳しくはステッカーをスキャンしてチェックイン・チェックアウトするを参照してください。
6. 予約結果を確認する
予約が完了すると予約成功と表示されます。事前承認が必要なデスクの場合は承認待ちと表示され、承認されるまで予約は確定しません。
ホーム画面で座席フィルターを選択すると、当日のデスク予約がマイデスクカードとして表示されます。詳しくはホーム画面で今日のデスクを確認するを参照してください。
関連する操作と注意点
- 予約の変更・取り消し: 予約を編集するおよび予約を取り消すを参照してください。
- 固定席（専用デスク）: 自分専用の固定席が割り当てられている場合は予約不要で利用でき、予約フォームには表示されません。
- 予約が拒否される場合: 営業時間外、クォータ超過、他部署専用などの理由で予約できない場合は、ルームが予約を拒否する理由を参照してください。
デスクの確保が勤怠にも記録される場合
勤務スケジュールで連携が有効になっている場合、デスク予約へのチェックインや現地での即時確保を行うと、勤怠の出勤打刻も同時に記録されます（将来の予約を作成しただけでは記録されません）。また、チェックアウト時（センサーによる解放を含む）や予約終了時に退勤を記録するルールも設定可能です。これらのルールはデスクにのみ適用され、対象の建物やフロアを限定できます。
詳しくは勤務スケジュール設定を参照してください。同じ優先度で複数のスケジュールが一致する場合、Offision はどちらにも記録しません。