Microsoft 365 や Google のルームを予約パネルに載せる

予定表が Microsoft 365 や Google Workspace にあるルームは、Offision が自前で持っているルームとまったく同じように予約パネルを動かします。ペアリングのウィザードがどちらの種類かを尋ねることはありませんし、そのあとパネルの挙動が変わることもありません。パネルは単にルームを表示し、そのルームがたまたまメールボックスだった、というだけです。

違うのは、ペアリングする 前 に揃っていなければならないものです。4 つあり、順序も決まっています。そしてどれもパネル側からは見えません。1 つ抜けたまま進むと、パネルはいたって健全に見えたまま、決して使用中にならないルームを映し続けます。

用意するもの

• カレンダー接続が済んでいて、サインインが生きていること
• そのルームが Microsoft 365 では ルームメールボックス、Google Workspace ではリソース カレンダー として存在していること
• 手順 2 のために、そのルーム自身のカレンダー設定を変更できる権限
• そのルームを予約する人のなかに、同じディレクトリのアカウントでない人がいる場合は、接続側に 予約エージェントアカウント が設定されていること。ないとその人たちはそもそも予約できず、それが最初に表れるのはパネルです。設定は Microsoft 365 からルームを同期するまたは Google Workspace の会議室を接続するで行います
• パネルの電源が入り、ネットワークにつながり、6 文字のコードを表示していること

1. カレンダーを接続する

まだなら先に接続してから戻ってきてください。重要なのは接続モードの選択です。手順 3 でルームがどう入ってくるかが、ここで決まります。選ぶ前に Microsoft 365 の接続モードを選ぶまたは Google Workspace の接続方法を選ぶを読んでください。

2. ルームが招待を自動で承諾するようにする

ほかの何よりも先に、そして提供元側で設定します。 もっとも飛ばされやすい手順であり、その症状がカレンダーの設定ではなくパネルの故障に見える、唯一の手順です。

Offision が映しているのはルーム 自身 の予定表です。予定がパネルに届くのは、ルームが招待に返事をしたあと。つまり招待を放置するルームは壁に何も映さず、Outlook では終日埋まっているのに一日中空いていると読めてしまいます。

• Microsoft 365 — ルームメールボックスの予定表処理を、自動で承諾するように設定します。
• Google Workspace — リソース カレンダーで 招待の自動承諾 をすべての招待をこのカレンダーに自動的に追加する にします。ついでにタイムゾーン も設定してください。でないと予約が毎回一定の時間だけずれて届きます。

Offision がこれを代わりに設定することはなく、設定されていないと警告することもありません。

3. ルームを Offision に取り込む

パネルを向ける先にするには、そのルームが予約可能なリソースとして存在している必要があります。入り方は提供元によって違います。

それぞれの詳しい手順は、アカウントを接続した人だけでなく全員がそのルームを予約できるようにする予約代理アカウントも含めて、 Microsoft 365 から会議室を同期すると Google Workspace のルームを接続するにあります。

4. パネルをそのルームにペアリングする

あとはほかのパネルと同じです。ウィザードの流れは予約パネルを Offision に接続する にあります。

ここで気をつける必要があるのは リソース の手順だけです。同期されたルームはほかのルームと同じ一覧に並び、見た目も変わりません。もし以前に同じ名前のルームを手で作った人がいれば、両方が画面に出ていて、予定表を持っているのはその片方だけです。同期された方を選んでください。

5. 確認する

どれか 1 か所ではなく、両方向で通しで確かめます。

1. Outlook や Google カレンダーでそのルームを予約し、パネルが変わるのを見る
2. パネルで予約し、主催者の予定表に現れることを確認する
3. 1 分ほど置いて、パネルの 接続状況 がオンラインのままか確認する
4. Microsoft 365 や Google のアカウントを 持たない 人にパネルで予約してもらう。予約エージェントアカウントが効いているかは、これで分かります

パネルはどのくらいで変わるか

ふつうは数秒です。Outlook や Google カレンダー側の変更は Offision に送られ、 Offision はそれをそのままパネルへ送ります。ドアの前に立っている間に入った予約でも、誰もパネルに触れることなく現れます。

その送信が万一届かなくても、パネルは 30 秒ほどで自分で気づきます。表示している内容がまだ最新かを確認し続けているからです。つまり最悪でもおよそ 30 秒であり、まだ現れない予約に対して、パネルの再起動が答えになることはありません。 1 分待って、それでも出てこないなら、遅いパネルではなく下のいずれかが原因です。

うまくいかないとき