パネルでパスコードによる本人確認を使う

パネルが人を識別する 5 つの方法のうち 4 つは、何かが「そこにある」ことが前提です。 パネルのカードリーダーとポケットの社員カード、パネルのカメラと登録済みの顔写真、 サインイン済みのアプリが入ったスマートフォン。どれもその日に限って無いことがあり、 うち 2 つはハードウェアとして最初から無いこともあります。

パスコードだけは何にも依存しません。各自がアプリで自分に 4〜8 桁の数字を設定し、 パネルでは名前を選んで入力するだけ。いちばん安いパネルでも動き、社員証を家に忘れた 人にも使え、会社支給のスマートフォンを持たない業者が使える唯一の方法です。全台で 有効にしておけば、残り 4 つは必須ではなく「便利な手段」になります。

1. パスコードを有効にする

識別方法は組織全体で一度だけ、ユーザー識別設定で決めます。パスコード —— 「パスコードを入力して本人確認を行います。」 —— をオンにします。

カードの先頭にこのページ自身のルールがあります —— 「デバイスで以下のチェックイン方法のうち少なくとも1つを有効にしてください。」 つまり追加するのは常に安全で、外せないのは最後の 1 つだけです。

2. 名前を遮蔽するかどうかを決める

ユーザー名の一部を検索リストから遮蔽はそのすぐ下に現れます。上の方法をオンに したときだけ表示されます。

これが効くのは、予約が無いとき —— つまりウォークインのとき —— にパネルがすること のためです。手がかりが無いのでディレクトリ全体を検索させることになり、その一覧は そこに立っている人なら誰でも読めます。遮蔽をオンにすると名前とアドレスの一部が 隠れるので、自分の名前を打てば自分は見つかりますが、廊下の画面から社員名簿を眺める ことはできなくなります。

公共・半公共の場所にあるパネルではオンに。オフでよいのは、管理された扉の内側にある パネルだけです。

3. 必要ならパネルごとに

予約ピンと違い、この方法はパネル単位で上書きできます。パネル構成の チェックイン方法ページにパスコードが独立して並んでいます。入力される値は 本人のもので、設定場所も 1 か所のまま —— 変わるのはそのパネルがこの方法を提示するか どうかだけです。

その画面と、「何も尋ねない」という選択肢は パネルでの本人確認の方法で扱っています。

4. 各自に設定してもらう

各自がパスコードを持つまで何も動きませんし、手順 1 を済ませるまでプロフィールに その行自体が現れません。ですから告知は、オンにしたあとで行ってください。

パスコードを設定するを案内してください。 画面 1 つ、1 分ほどです。まとめて代理設定することはできず、各自が自分で入力します。

5. パネルでの動き

複数の方法が有効なときは、パネルがまず認証方法の選択を出します。 ユーザーパスコードはオレンジのタイルです。

そのあと「誰なのか」を確定しますが、すでに分かっている情報によって 3 通りに分かれます。

• 候補が 1 人 —— 本人の予約へのチェックイン —— テンキーへ直行します。
• 候補が複数 —— 参加者のチェックイン・チェックアウト・延長を許可したポリシーの 予約 —— 招待された人の短い一覧を出します。
• 候補なし —— 予約がまだ無いウォークイン —— ディレクトリ全体を対象にした検索画面 と画面上のキーボードを出します。遮蔽が効くのはここです。

パスコードを設定していない人も一覧には灰色で並びます。名前をタップすると黙って失敗 するのではなく*「先にユーザー APPでパスコードを設定してください」*と答えるので、 最初の問い合わせが来る前に知っておくと役に立ちます。

6. 忘れた人がいたら

ディレクトリからその人を開き、右側のパネルのパスコードの行を選びます。 4〜8 桁を入力して保存します。

そのとき口に出して伝えるべきことが 2 つあります。

• 古い番号は読めません。 コンソールのどこにも値は出ません。行も一覧の列も、 チェックかダッシュだけです。ですから常に「新しい番号です」であって、 「あなたの番号は 4416 です」にはなりません。
• 変更するよう伝えてください。 いま入力した番号は、あなたが知っている番号です。 プロフィールから自分で入れ替えてもらってください。

7. 動作を確認する

自分にパスコードを設定し、パネルのあるルームを予約して、オレンジのタイルで チェックインします。予約が自分の名前で使用中になれば成功です。

次に逆も試します。検索一覧でパスコードを設定していない人を選び、何でも受け付けるので はなくきちんと断ることを確認してください。