Google Workspace の会議室を接続する

Google Workspace のリソース カレンダーは、Offision の予約可能なリソースになります。 接続後は、2 つのカレンダーが双方向で同期されます。

会議室はカレンダーのアドレスを 1 件ずつ追加します。会議室の一覧から選ぶ画面も、 ディレクトリ全体を取り込む一括同期もありません。Offision が読むのは委任アカウント自身の カレンダーリストなので、作業のほとんどは Offision を開く前に Google 側で終わります。

用意するもの

• 接続済みの Google Workspace 連携
• Google Workspace に作成済みのリソース カレンダー
• 委任アカウントにする Google アカウント（対象のカレンダーを登録済みであること）
• 予約エージェントにする 2 つ目の Google アカウント。実在の担当者ではなく、この用途の ために新しく作ったものが望ましい

1. Google 側でカレンダーを準備する

これを最初に行ってください。この記事の後半で起きる不具合は、ほぼすべてここで飛ばした 手順が原因です。

委任アカウントにする予定のアカウントで Google カレンダーにサインインし、次を行います。

1. 設定 を開き、カレンダーを追加 → リソースを閲覧 から、接続するすべての リソースを登録します。
2. 各リソースを開き、タイムゾーン を設定します。タイムゾーンが誤っていると予約が 1 時間単位でずれ、しかも Offision 側からはどちらが誤っているのか分かりません。
3. 各リソースの 招待の自動承諾 を すべての招待をこのカレンダーに自動的に追加する に設定します。これがないと Offision の予約は未回答の招待のまま残り、実際は埋まっているのに空いているように 見えます。

2. 委任アカウントを追加する

Google Workspace のタイルを開き、連携カードの 接続済みリソース の行を選びます。 この記事の残りはすべてこの画面での作業です。

委任アカウントがまだない場合、画面に 委任アカウントを追加 が表示されます。これを 選び、カレンダーを登録したアカウントでサインインして、Google が確認するアクセスを 許可します。

接続すると、そのアカウントは 管理アカウント として表示され、隣に 更新 が並びます。 アクセスが切れたときに更新してください。Google 側でのパスワード変更や許可の取り消しで 切れますが、その症状はエラーではなく、同期が止まるという形で現れます。

3. 会議室をアドレスで追加する

Google Workspace リソースを追加 を選び、会議室、デスク、設備 のいずれかを 選んで、リソース カレンダーのメールアドレスを入力します。

このアドレスは Google がリソース カレンダーに割り当てたもので、個人のメールボックスでも 会議室の表示名でもありません。Offision が追加を拒否する場合、ほぼ確実に委任アカウントが そのカレンダーを登録していません。アドレスを入力し直すのではなく、手順 1 に戻って ください。

4. 予約エージェントアカウントを設定する

この手順はどれよりも飛ばされやすく、「一部の人しか会議室を予約できない」という問い合わせの 原因になります。

Google Workspace は、組織外のアカウントによるリソースの予約を許可しません。Google アカウントを持たない Offision ユーザーはこれに該当します。 予約エージェントアカウント は、その予約が代わりに行われる Google アカウントです。

連携カードの 予約エージェントアカウント の行を開き、そのアカウントでサインインします。 この用途のために新しく作成した Google Workspace アカウントを使ってください。予約はその 名前で行われ、設定した担当者が退職しても残る必要があります。

設定するまで、カードには警告付きで アカウントなし と表示され、すでに接続済みの アカウントだけがこれらの会議室を予約できます。

5. 双方向で動作を確認する

接続した会議室を 1 つ選び、次を確認します。

1. Offision で予約し、Google カレンダーに表示されること
2. Google カレンダーで予約し、Offision に表示されること
3. Google アカウントを 持たない 人に予約してもらい、予約エージェントアカウントが 機能していること
4. その会議室にパネルがある場合、予約がパネルにも表示されること

うまくいかないとき