邀請訪客

用自己的帳戶登記來客：一張表單、三個入口，在電腦和手機上都是同一張。每個欄位決定什麼，以及帶 QR 碼的訪客通行證為何通常比邀請郵件晚到。

更新於 2026年8月17日

只要有 Offision 帳戶，任何人都可以自己登記來客，不必開管理主控台，也不必請接待處代辦。整件事就是一張表單、四個答案：什麼時候到、要去哪裡、屬於哪一類到訪、誰會來。

1. 開啟邀請表單

在電腦上，於主畫面的篩選列選訪客。下方面板會變成當天的訪客清單，上方則是 邀請訪客。

在手機上，點右下角的 +，然後選訪客，開啟的是同一張表單。

表單開啟時已經填入今天的日期和公司的預設訪問目的。如果公司只有一座建築物接待訪客，訪問地點也會一併填好；有多座時就留空 — 該列會有一個紅點，打開後顯示 暫無地點，直到你選了為止。每一列點一下展開，換到下一列時就收合成一行摘要。

最上面一列是時間：什麼時候到、什麼時候走，下面有三顆按鈕。整日是給整天都在、而非只有一個約的來客；重複會把它變成一個系列，適合每週二都來的承辦商；時區則是給時間在別的時區的訪客。

時間不是隨你填的：建築物的到訪政策可以限制能預約多遠、一次到訪可以多長、以及能否跨過午夜。當你選的內容違反其中一項，表單會在這一列下方說明，而邀請會保持灰色，直到改好為止。

訪問地點 是這次到訪所屬的地方，它決定訪客抵達時由哪個接待處看到他們。這裡只會列出對訪客開放的建築物 — 一間有十座樓的公司，可能只有三座讓客人進去。

只填建築物就是一個完整的答案：點它的名字就好。若它有對訪客開放的樓層或房間，該列右邊的樓層會往下一層，房間再深一層 — 你可以精確到這次到訪實際的程度，而 不指定樓層 就是保持整座建築物。

在這裡選房間不會預約那個房間。如果你也需要那個房間，請把它當會議預約，然後從預約裡邀請訪客 — 請參閱預約會議室時邀請訪客。

訪問目的是這張表單裡影響最大的欄位，也是最常被略過的一個。公司會定義一小組目的 — 會議、面試、VIP 之類 — 每一個都帶著自己的規則：邀請一位訪客之前你必須知道什麼、這次到訪需不需要審批，以及接待處在櫃檯要求什麼，包括拍照和任何訪客問卷。

要改一個目的要求什麼，在管理主控台裡設定。

新增一次加一位訪客。通常 電子郵件 才是關鍵的欄位：它既是這個人的身分，也是邀請送達的途徑，所以沒有它表單不會讓你完成。訪客姓名 和公司是接待處和訪客證上會顯示的資料。

哪個欄位必填由訪問目的決定。一個目的可以改成用手機號碼辨識訪客 — 邀請就會以短訊送出 — 也可以用姓名加公司，適合你不被允許保存聯絡資料的訪客，或用像承辦商編號這樣的 自訂識別鍵。當一個目的允許多於一種方式時，欄位上方會出現一列選擇，每位訪客選一個。

Offision 已有記錄的訪客，在你輸入姓名時就會補上，而辨識他身分的那個欄位會鎖住：你可以更正公司，但不能改他是誰。

一整團人可以用匯入讀一個表格檔。功能表裡也有範例檔，值得先下載，因為欄位是按位置對應的。

訪客下面有三列選填的，其中兩列比看起來有用：

邀請會送出邀請並關閉表單。一張卡片確認結果 — 邀請已發送，或者你選的目的需要有人先審批時，是 等待批准。在批准之前，訪客那邊什麼都收不到。

回到訪客篩選，選到訪那一天。訪客應該列在開始時間的位置；點那一列會開啟這次到訪，那個面板也是你編輯、刪除、分享，或把它加進自己日曆的地方。

那個面板上的 已批准 才代表訪客已經被通知。這是值得相信的確認，而不是表單關掉了這件事。

兩封分開的訊息，而兩者之間的時間差正是大家會問的：

邀請，馬上就到。裡面有可以接受的日曆邀請、你的 備忘 (給訪客)，以及該來哪裡。
訪客通行證 — 他們在接待處出示的 QR 碼 — 按公司的訪客證發送排程送出。如果排程是「前一天」，那麼三個星期後的到訪，通行證就在三個星期後才到；問自己的碼在哪裡的訪客，只是被提早邀請了。以手機號碼邀請的訪客，通行證會以短訊送到。

排程和通行證的樣式都是全公司的設定。

邀請本身完全一樣：桌面應用程式和手機應用程式都是包住同一批畫面的外殼，表單、規則和郵件三者一致。實際上有四點不同：

在哪裡	有什麼不同
手機	表單旁邊的當天面板會隱藏，標題上的日期箭頭也一樣 — 沒有位置放它們
手機	沒有匯入、匯出和連接 Outlook 聯絡人；一整份訪客表格是電腦的工作
手機	到訪面板多了分享，把詳細內容交給你平常的分享面板
桌面應用程式	就邀請而言沒有不同。它多的是在接待處列印訪客證，那是接待員的畫面，不是這張表單