預約會議室時邀請訪客

在預約會議室的同時將外部與會者登記為訪客、設定訪問目的，並了解會議邀請與 QR 碼訪客通行證寄達的時間。

更新於 2026年11月6日

當您邀請公司外部人員參加會議時，可以在同一張預約表單中同時預約會議室並將對方登記為大樓訪客，無須另外開啟第二張表單。

1. 將外部賓客加為與會者

照平常的方式預約會議室（請參閱預約會議室、座位或其他空間），並在與會者欄位輸入外部賓客的電郵地址後按 Enter。

Offision 會將該地址與公司通訊錄以及該會議室的訪問規則比對。凡是不屬於公司通訊錄中的現有帳戶，且未在訪問規則的 商業電郵限制 中遭到排除（例如列於 自訂受限制網域 的公司內部網域或被封鎖的公共電郵網域）的地址，系統都會判定為外部與會者。

比對完成後，與會者清單下方會出現邀請外部與會者作為訪客開關。

外部與會者名稱旁邊的狀態圓點會變成灰色。由於灰點也代表無法查詢忙碌狀態的內部同事（請參閱找出所有人都有空的會議時間），請以清單下方是否出現邀請外部與會者作為訪客開關作為系統已辨識為外部人士的依據。

在未開啟此開關前，外部賓客只會收到會議邀請，不會在接待處建立到訪紀錄。

開啟邀請外部與會者作為訪客後，預約中的所有外部與會者都會被登記為大樓訪客，其狀態圓點也會變成紫色。

請注意以下兩項規則：

套用至所有外部與會者： 此開關會一次將所有外部與會者登記為訪客，無法只將其中一位設為訪客而讓另一位維持單純與會者。若只需邀請特定人士作為訪客，請關閉此開關，改由獨立的邀請訪客表單登記。
自動記住上次狀態： 瀏覽器會記住您上次開啟或關閉此開關的狀態，並在您下次建立預約時自動套用。

開啟訪客開關後，預約表單會顯示到訪所需的額外欄位：

訪問目的（必填）：預設會自動帶入公司的預設訪問目的。訪問目的決定接待處報到時需收集哪些資料，以及到訪是否需要先經過審批。若此次到訪屬於面試、送貨或 VIP 而非一般會議，請手動更改訪問目的。
訪客車輛：僅在會議室所在建築物允許登記訪客車牌時顯示。請參閱記錄訪客的車牌號碼。
自訂訪客欄位：公司綁定在該訪問目的下的其他必填或選填欄位。

管理員可在管理主控台中調整各訪問目的的要求：

點選預約即可同時儲存會議室預約與關聯的到訪紀錄。到訪時間會直接取用預約時段，訪問地點則取用會議室位置。

此後兩筆紀錄會保持連動；若您取消或更改會議室預約，到訪紀錄也會一併取消或更新。

由於預約表單只要求輸入電郵地址，接待處不會從這筆預約取得訪客的姓名、公司名稱或電話號碼。若需要完整填寫這些資料，請改用獨立的邀請訪客表單，或在儲存後點開到訪紀錄補齊。

透過會議室預約獲邀的訪客會在不同時間收到兩封電郵：

會議邀請（立即寄出）： 在您送出預約時立即寄出。這是標準的行事曆會議邀請，信中不包含接待處報到用的 QR Code。
訪客通行證（依公司排程寄出）： 內含在接待處報到時出示的 QR Code 與登記碼。若貴公司的排程設為「到訪前一天寄出」，提前三週預約的會議就會在三週後才寄出通行證。

此流程不會另外寄出一封獨立的「您已獲邀來訪」信件。

此外，身為會議主辦人的您會自動成為受訪者（Host）。當訪客在接待處完成報到時，系統會立即寄送電郵通知您；若訪客在大堂自助機報到，螢幕也會指引他前往您預約的會議室。詳情請參閱訪客報到時會發生什麼事。

畫面情況	原因與處理方式
剛輸入完電郵地址，沒有看到開關	按下 Enter 後系統需要幾秒鐘比對通訊錄，請稍候片刻。
等待後仍沒有出現開關	該地址屬於公司內部帳戶、其電郵網域在會議室訪問規則的商業電郵限制中被排除、預約尚未選擇會議室、會議室所在建築物未開放訪客，或公司未允許員工從用戶應用程式邀請訪客。
開關已開啟，但其中一位外部賓客未被登記為訪客	會議室訪問規則的商業電郵限制排除了該賓客的網域（例如列於自訂受限制網域的公司內部網域或被封鎖的免費公共郵件網域）。被排除的網域會自動略過訪客登記，不會阻擋會議室預約。
開關已開啟，但預約按鈕維持灰色無法點選	開啟開關後訪問目的為必填。若公司未設定預設目的，請手動選擇一個訪問目的。

方式	適用情境	主要差異
從會議室預約邀請（本文）	需要同時預約會議室並登記外部與會者入館	到訪時間與地點跟隨會議室預約；僅收集電郵地址；一次套用至所有外部與會者
獨立邀請表單	不需要預約會議室，或需要填寫完整訪客資料	可逐一填寫訪客姓名、公司、電話與給訪客／接待員的備註，並可單獨指定要邀請的人員

若您既需要連動會議室預約，又需要完整的訪客資料（姓名、公司與電話），請先開啟訪客開關完成會議室預約，再到主畫面的訪客清單點開該筆到訪紀錄補齊訪客資料。