預約會議室時邀請訪客

公司以外的人要來開會。這是兩件事 — 把會議室押下來，以及讓客人進得了大門 — 而預約表單兩件都做，你不必再開第二張表單。

整件事就是一個切換。它值得單獨寫一篇，是因為這個切換只在特定條件下出現、 只能全部一起生效，而且之後真正送到客人手上的東西和多數人以為的不一樣。

1. 把客人加為與會者

照平常的方式預約會議室（這一段若是第一次做，請看預約會議室）， 然後在 與會者 輸入客人的電子郵件地址並按 Enter。公司以外的人沒有另外的欄位， 和同事填在同一個欄位裡。

接著 Offision 會拿那個地址去比對公司通訊錄。這是比對，不是從網域名稱猜的 — 比對不到任何帳號的就是外部人士，而剛好在你們這裡有帳號的協力廠商則不算。

最明顯的成功訊號不在與會者身上，而是清單下方出現了 邀請外部與會者作為訪客。 這個切換只有在預約裡至少有一位外部與會者時才存在，所以它的出現本身就是偵測結果。

與會者自己的標籤也會變，但變得很輕微 — 名字旁邊的點會變成灰色。灰色同時也是 「查不到空閒狀態」的顏色，所以不要單看那個點就下判斷。

到這裡為止，客人只是被邀請參加 會議。櫃檯並不知道有人要來，客人也沒有通行證。

2. 打開切換

打開 邀請外部與會者作為訪客，所有外部與會者都會被登記進大樓，他們的點會變成紫色。

有兩件事值得知道：

• 要嘛全部，要嘛都不。 沒有辦法只邀請其中一位外部與會者，而讓另一位維持單純的 會議賓客。若你需要那樣做，請從邀請表單邀請那一位訪客， 並讓這個切換維持關閉。
• 它會記住。 切換會在那台瀏覽器上記住你上次留下的位置，你下一筆預約也會以同樣的 狀態打開。如果表單看起來替你做了決定，原因就在這裡。

3. 回答到訪需要的項目

打開切換會讓預約多出幾個欄位，因為到訪需要一些會議不需要的答案：

• 訪問目的 — 必填，而且一開啟就已經填好公司的預設值。這和單獨的邀請表單是同一份 目的清單，後果也一樣：櫃檯在報到時會問什麼，以及這次到訪需不需要先經過核准。 正因為它已經預先填好，也最容易就這樣放著不管 — 如果這次是面試、送貨或 VIP 而不是 一般會議，請改掉它。
• 訪客車輛 — 車牌號碼，只在建築物提供訪客停車時出現。看不到，那就是答案。
• 公司掛在該訪問目的下的其他自訂欄位。

訪問目的會問哪些東西，在管理主控台裡調整。

4. 送出預約

預約 會一次存下兩半：會議室的預約，以及掛在它底下的到訪。到訪的時間來自預約， 地點來自會議室 — 這就是為什麼會議室得先選。

從此兩者連動。取消預約，到訪也會一起取消。

走這條路的只有 電子郵件地址。預約從來沒問過你訪客的姓名、公司或電話，所以櫃檯 也拿不到。若這些資料很重要，請改用邀請表單。

客人實際收到什麼

這一段最容易變成客服問題，所以講精確一點。透過預約 被邀請的訪客會收到兩樣東西， 而且都不是單獨邀請表單寄出的那封信：

這條路上沒有另一封「您已獲邀來訪」的信。行事曆裡有會議、其他什麼都沒收到的客人 並沒有被漏掉 — 只是通行證還沒到寄送的時候。

切換沒出現時

由上往下照順序看，幾乎每種情況都能解決：

該用哪一條路

兩條路最後都會變成櫃檯看得到的到訪，差別在其他地方：