在訪客收到邀請之前先要批核

說明如何在訪問規則啟用訪客批核、指定審批人、逐位審核訪客，以及邀請人與訪客各自收到的通知行為。

更新於 2026年11月4日

在訪問規則啟用訪客批核後，受邀訪客在審批人作出決定之前，不會收到任何電郵、訪客編號或訪客證。若審批人拒絕某位訪客，系統只會通知邀請人，不會寄發任何訊息給訪客。

1. 確認到訪所套用的訪問規則

訪問規則可套用在建築物、樓層或房間上，並以最細一層的設定為準（房間規則優先於樓層規則，樓層規則優先於建築物規則）。因此在建築物規則上啟用批核，就會涵蓋其下未另設規則的所有樓層與房間。

決定套用位置前，請留意以下兩項規則：

選取目標規則並開啟編輯畫面。在左側選單（訪問規則、車輛登記、邀請與批核、其他）中，選取第三項邀請與批核。規則名稱顯示在左側選單上方的標題列。

開啟訪客批核開關後，下方才會顯示審批人選擇欄位。此頁面同時可設定允許邀請訪客的人員與邀請所屬的組織單位；詳情請參閱訪客邀請設定。

在訪客批核用戶/ 用戶群組欄位中選擇負責審核的人員。您可以同時加入個別用戶與用戶群組；凡是被列入的人員，都會收到此規則涵蓋的每一筆到訪申請通知。

建議優先指定用戶群組而非個人。訪客批核申請沒有自動到期或逾期提醒機制；若指定個人而對方日後調職，申請便會一直停留在等待狀態，導致邀請信無法寄出。

儲存規則後，下一筆建立的邀請就會立即套用此設定。

審批人會透過以下兩個途徑收到通知，兩者皆通往同一個審核畫面：

訪客批核頁面只會顯示給已在規則中被指定為審批人的用戶。若同事找不到此頁面，請先確認其帳戶或所屬群組是否已加入規則。

開啟申請後，畫面會顯示邀請人、地點、日期時間、訪問目的，以及該筆到訪的所有訪客。您可以逐位按下勾號（批准）或叉號（拒絕），也可以使用全部批准或全部拒絕一次處理。列在黑名單上的訪客會在姓名旁顯示警示標籤。

操作此畫面時請注意兩項規則：

由於批核結果是按個別訪客記錄，當多人到訪同時包含批准與拒絕時，整筆到訪狀態會顯示為部分批准，且只有獲批准的訪客會收到邀請電郵。

管理主控台沒有獨立的批核佇列。管理員若需調整訪客狀態，可開啟訪客邀請日曆並點選該筆到訪，再對個別訪客選擇更改為批准、更改為拒絕或更改為等待批准。

若誤按批准或拒絕，使用更改為等待批准是將訪客退回待審狀態的唯一方式。

以審批人以外的帳戶邀請一位測試訪客至受規則涵蓋的房間，並檢查三個信箱：

若訪客在送出邀請當下就立即收到電郵，代表該到訪地點並未套用您剛才編輯的訪問規則；請回到步驟 1 檢查規則套用範圍。