預約會議室
一般員工實際會遇到的整份預約表單，逐欄說明：找出有空的會議室、把時間佔住、邀請同事，以及在 Offision 回答「已確認」、「等待批准」或「不能預約」時，看懂它到底說了什麼。
在 Offision 預約會議室只需要一份表單。它開啟時就已經知道你是誰、你可以預約什麼，而且你一邊填它一邊回答你 — 所以當你按到 預約 的時候，會議室要不已經是你的，要不表單早就告訴你為什麼不是。
1. 開啟預約表單
在應用程式首頁，頂端那一列快速操作是所有預約的起點。選擇 預約，再選你要的種類 — 房間、辦公桌、設備、車位或其他資源。
首頁的快速操作。預約 會開啟表單；立即尋找 則跳過它。
在手機上，同一道門是底部工具列的 + 按鈕。
表單以 預約房間 為標題開啟，日期已經設為今天。此時什麼都還沒佔住 — 要到步驟 8 選了 預約 才會真的保留資源。
剛開啟的預約表單：左邊是細節，右邊是當天的時間軸。
2. 選擇會議室
開啟會議室欄位 — 在你選定之前它顯示 尋找房間 — 用名稱搜尋，或直接捲動清單。搜尋旁邊的篩選器可以依 地點、類別、可容納人數以及室內設備縮小範圍；僅可用 會隱藏已被佔用的，僅最愛 只顯示你加了星號的，清除所有篩選 則還原。關閉篩選器之前，底部的按鈕會先告訴你會得到幾筆結果。
搜尋會議室。每一列右邊的標記，就是這間會議室帶著的條件。
每一列都會標出可容納人數，接著是這間房的條件。選之前有兩個值得先讀：
- 需要審批 — 預約它送出的是申請，不是直接佔住。步驟 8 說明那看起來是什麼樣子。
- 需要簽到 — 必須有人確認到場，否則會議室會被釋出。請參閱 簽到與缺席的運作方式。
把游標移到標記上就能看到是哪一項。星號會把會議室設為最愛，下次它會回到清單頂端。
你可以選超過一間會議室，也可以在同一筆預約裡連同辦公桌、車位或設備一起加進來。
3. 設定日期與時間
期間那一列的 開始 與 完結 決定時段；全天 涵蓋整個工作日，而 時區 在你預約其他辦公室的會議室時才會派上用場。
右邊那一欄的面板才是值得盯著看的部分：它是會議室自己的一天，上面已有的行程都在，而你的預約會隨著你移動即時畫出來。拖曳方塊改變時間，拖曳它的邊緣把會議拉長。
會議室的一天。你的預約就是那個可以拖的方塊；顏色告訴你它成不成立。
這個面板給你多少自由，取決於會議室：
- 大部分會議室顯示一整天，任何空檔你都可以拿。
- 有些只能以固定時段預約，面板就只提供那些時段。這類會議室必須先選 — 在選定之前面板沒有時段可提供，會顯示 請選擇預約項目。
- 還有一些會建議時間但允許你推翻：選 自訂時間 自己決定，選 建議時段 回到它給的清單。
你也可以反過來做。把會議室留空，Offision 會在欄位下方建議幾間 — 標了 建議 的那些晶片，選中就會填入該會議室。
4. 說明這是什麼會議
新增標題 是其他人在會議室行程表上、在門外面板上會看到的東西，所以請為他們而寫，不是為自己。
如果不該被看到，開啟 私人預約：「除與會者和系統管理員外，其他用戶無法查看詳細信息」。預約本身仍然顯示為忙碌 — 會議室看得出被佔用了，只是看不到是誰、為了什麼。
會議備忘錄 就是議程，它會跟著邀請一起送出。
標題，旁邊是私人預約的開關。
5. 邀請出席者
搜尋人員 找同事，搜尋群組 一次邀請整個團隊，直接輸入電郵地址則可以邀請公司以外的人。檢查可用時間 讓你在確定之前先看看誰已經沒空。
與會者。同事、群組，或訪客的電郵地址。
這裡有兩件事會自動發生：
- 邀請的人數超過會議室容量，表單會警告你 — 「參加者人數超過房間容量」。那是警告，不是拒絕。
- 邀請公司以外的人，清單下方就會出現 邀請外部與會者作為訪客 的切換。打開它， 同一筆預約也會把他們登記進大樓。請參閱 預約會議室時邀請訪客。
6. 回答表單其餘的問題
與會者下方，剩下的就是你公司認定一筆預約還需要什麼 — 費用項目、專案編號、預約目的、房間使用者人數，或 要求服務 之下的餐飲與設備需求。
這些要選了會議室才會出現，因為它們附在會議室上而不是附在表單上。如果你在找某個欄位卻看不到，先把會議室選好。有哪些欄位由你的管理員決定 — 請參閱 預約表單參考。
7. 如果它會重複
表單頂端的控制項提供三種形態，差別比看起來大：
| 單次 | 一筆預約。 |
| 重複 | 一筆依排程重複的預約。改一次，每一場都跟著改。 |
| 系列 | 「各場次將逐一以獨立預約建立」 |
表單頂端的單次、重複與系列。
當各場次真的不一樣時才用 系列 — 例如在三間不同會議室進行的訓練課程，或是沒有規律的日期。它逐一預約，所以 全部預約 可能會回頭問你要不要略過衝突、把其餘的訂下來 — 把有空的日期拿下，剩下的留給你處理。
8. 送出預約
選 預約。在那之前，先讀表單底部 — 答案已經在那裡了。
一間需要審批的會議室，通知就在預約按鈕上方。
如果會議室需要審批，需要審批 會出現在那裡 — 「需經核准後才會確認。」 — 而如果公司指定了審批人，審批人 會列出由誰決定。你還是要選 預約，它送出的是申請。請參閱 要求會議室預約先經審批。
預約 在表單既完整又合規之前都是灰的，所以它不能按只代表兩件事之一：還有必填欄位是空的，或者 Offision 正在拒絕這筆預約、而理由就寫在上面。你最可能遇到的拒絕：
| 它說什麼 | 代表什麼 |
|---|---|
| 有衝突 … | 你的時段有一部分會議室已被佔用。 |
| 「您已有另一預約」 | 撞期的是你，不是會議室。 |
| 「…僅允許 60 天以内的預約」 | 排得太遠了 — 請參閱 限制可以提前多久預約。 |
| 「此資源僅支援現場預約。」 | 這間會議室是到現場才拿，不是事先訂。 |
| 「…不允許在營業時間以外進行預約」 | 落在會議室可用時間之外。 |
一筆超出會議室可預約範圍的預約，預約按鈕無法使用。
9. 確認結果
Offision 會以三則訊息之一回覆，而它們並不是同一回事：
| 成功預約 | 會議室是你的了。 |
| 預約已創建，等待批准 | 已送出。會議室還不是你的。 |
| 預約已創建。正在同步到集成日曆。 | 是你的了，而且正在寫入 Outlook 或 Google。 |
選 確認，然後到自己的行程表上找到這筆預約 — 那才是真正的確認。從那裡開啟它就能改時間、加人或取消。
只是現在馬上要一間會議室
預約按鈕旁邊的 立即尋找 完全跳過表單：挑一個時長，Offision 就列出這段時間有空的會議室。每一列都有自己的 預約 按鈕，一按就拿下。
立即尋找：在你指定的時長內有空的會議室。
如果什麼都沒有 — 「未找到可用資源，您可以變更篩選器以查看其他時段」 — 就放寬篩選或改時間。更多的選擇 會把同一筆預約交給完整的表單，你目前選好的一切都會帶過去。