預約會議室

在 Offision 預約會議室只需要一份表單。它開啟時就已經知道你是誰、你可以預約什麼，而且你一邊填它一邊回答你 — 所以當你按到 預約 的時候，會議室要不已經是你的，要不表單早就告訴你為什麼不是。

1. 開啟預約表單

在應用程式首頁，頂端那一列快速操作是所有預約的起點。選擇 預約，再選你要的種類 — 房間、辦公桌、設備、車位或其他資源。

在手機上，同一道門是底部工具列的 + 按鈕。

表單以 預約房間為標題開啟，日期已經設為今天。此時什麼都還沒佔住 — 要到步驟 8 選了 預約才會真的保留資源。

2. 選擇會議室

開啟會議室欄位 — 在你選定之前它顯示 尋找房間 — 用名稱搜尋，或直接捲動清單。搜尋旁邊的篩選器可以依地點、類別、可容納人數以及室內設備縮小範圍；僅可用會隱藏已被佔用的，僅最愛 只顯示你加了星號的，清除所有篩選則還原。關閉篩選器之前，底部的按鈕會先告訴你會得到幾筆結果。

每一列都會標出可容納人數，接著是這間房的條件。選之前有兩個值得先讀：

• 需要審批 — 預約它送出的是申請，不是直接佔住。步驟 8 說明那看起來是什麼樣子。
• 需要簽到 — 必須有人確認到場，否則會議室會被釋出。請參閱簽到與缺席的運作方式。

把游標移到標記上就能看到是哪一項。星號會把會議室設為最愛，下次它會回到清單頂端。

你可以選超過一間會議室，也可以在同一筆預約裡連同辦公桌、車位或設備一起加進來。

3. 設定日期與時間

期間那一列的 開始 與 完結 決定時段；全天 涵蓋整個工作日，而時區 在你預約其他辦公室的會議室時才會派上用場。

右邊那一欄的面板才是值得盯著看的部分：它是會議室自己的一天，上面已有的行程都在，而你的預約會隨著你移動即時畫出來。拖曳方塊改變時間，拖曳它的邊緣把會議拉長。

這個面板給你多少自由，取決於會議室：

• 大部分會議室顯示一整天，任何空檔你都可以拿。
• 有些只能以固定時段預約，面板就只提供那些時段。這類會議室必須先選 — 在選定之前面板沒有時段可提供，會顯示 請選擇預約項目。
• 還有一些會建議時間但允許你推翻：選 自訂時間 自己決定，選 建議時段回到它給的清單。已經過了時間的建議時段不會消失，而是留在清單裡，變灰並標上已結束 — 於是到了一天的晚些時候，變短的清單看起來仍然是你預期的那一份。

你也可以反過來做。把會議室留空，Offision 會在欄位下方建議幾間 — 標了建議 的那些晶片，選中就會填入該會議室。

4. 說明這是什麼會議

新增標題是其他人在會議室行程表上、在門外面板上會看到的東西，所以請為他們而寫，不是為自己。

如果不該被看到，開啟 私人預約。會議室依然看得出被佔用了，但標題、備忘錄和出席者名單都會從其他人的畫面上消失——參見私人預約會隱藏什麼。

會議備忘錄 就是議程，它會跟著邀請一起送出。

5. 邀請出席者

搜尋人員 找同事，搜尋群組 一次邀請整個團隊，直接輸入電郵地址則可以邀請公司以外的人。檢查可用時間讓你在確定之前先看看誰已經沒空——還能找出所有人都有空的時間。

這裡有兩件事會自動發生：

• 邀請的人數超過會議室容量，表單會警告你 — 「參加者人數超過房間容量」。那是警告，不是拒絕。
• 邀請公司以外的人，清單下方就會出現 邀請外部與會者作為訪客 的切換。打開它，同一筆預約也會把他們登記進大樓。請參閱預約會議室時邀請訪客。

6. 回答表單其餘的問題

與會者下方，剩下的就是你公司認定一筆預約還需要什麼 — 費用項目、專案編號、預約目的、房間使用者人數，或要求服務 之下的餐飲與設備需求 — 見叫茶水、清潔或求助。

這些要選了會議室才會出現，因為它們附在會議室上而不是附在表單上。如果你在找某個欄位卻看不到，先把會議室選好。有哪些欄位由你的管理員決定 — 請參閱 預約表單參考。

7. 如果它會重複

表單頂端的控制項提供 單次、重複 和 系列。重複是一筆依排程重複的預約，系列則是把每一場次分開預約。見預約會重複的會議。

8. 送出預約

選 預約。在那之前，先讀表單底部 — 答案已經在那裡了。

如果會議室需要審批，需要審批 會出現在那裡 — 「需經核准後才會確認。」 — 而如果公司指定了審批人，審批人 會列出由誰決定。你還是要選 預約，它送出的是申請。請參閱要求會議室預約先經審批。

預約 在表單既完整又合規之前都是灰的：還有必填欄位是空的，或者上方正在拒絕這筆預約。每一種拒絕代表什麼，見會議室為什麼拒絕你的預約。

9. 確認結果

Offision 會以三則訊息之一回覆，而它們並不是同一回事：

選 確認，然後到自己的行程表上找到這筆預約 — 那才是真正的確認。從那裡開啟它就能改時間、加人或取消。

只是現在馬上要一間會議室

預約按鈕旁邊的 立即尋找 會跳過表單：挑一個時長，就列出這段時間有空的會議室。見現在馬上找一間會議室。