ルーム予約と同時に来訪者を招待する

社外の人が会議に来る。これはルームを押さえることと、その人を建物に入れることの 2 つの仕事で、予約フォームは 2 つ目のフォームを開かずに両方を片づけます。

要はスイッチ 1 つです。それでも独立した記事にする価値があるのは、このスイッチが 特定の条件でしか現れないこと、全員一括でしか効かないこと、そしてその後に相手へ 届くものが多くの人の予想と違うことにあります。

1. 相手を出席者として追加する

いつもどおりにルームを予約し（この部分が初めてなら会議室を予約するを 参照してください）、出席者 に相手のメールアドレスを入力して Enter を押します。 社外の人のための専用欄はありません。同僚と同じ欄に入れます。

Offision はそのアドレスを会社のディレクトリと照合します。ドメイン名からの推測では なく、照合です — どのアカウントとも一致しないものが社外の人であり、たまたま自社の アカウントを持っている協力会社の人は社外扱いになりません。

うまくいったことが最もはっきり分かるのは、出席者そのものではありません。リストの下に 外部参加者を来訪者として招待する が現れたことです。このスイッチは社外の出席者が 少なくとも 1 人いるときにしか存在しないので、現れたこと自体が検出の合図です。

出席者のバッジも変わりますが、ごくわずかです — 名前の横の点が灰色になります。 灰色は空き状況を確認できなかった出席者の色でもあるので、点だけを頼りにしないでください。

この時点で相手は 会議 に招待されただけです。受付は来訪を把握しておらず、パスも ありません。

2. スイッチをオンにする

外部参加者を来訪者として招待する をオンにすると、社外の出席者全員が建物に登録 されます。点は紫色に変わります。

知っておく価値があるのは 2 点です。

• 全員か、誰も、かのどちらかです。 社外の出席者のうち 1 人だけを招待し、別の 1 人を 会議のゲストのままにする方法はありません。それが必要なら、その 1 人を招待フォームから 招待し、このスイッチはオフのままにしてください。
• 状態を覚えています。 スイッチは最後に置いた位置をそのブラウザーで覚えていて、 次の予約も同じ状態で開きます。フォームが勝手に決めたように見えるなら、理由はこれです。

3. 到訪に必要な項目に答える

スイッチをオンにすると、予約に項目が増えます。到訪には会議には要らない答えが必要 だからです。

• 訪問目的 — 必須で、会社の既定値があらかじめ入った状態で現れます。単独の招待 フォームと同じ目的リストで、結果も同じです。受付が窓口で何を尋ねるか、そして到訪に 承認が要るかどうかが決まります。あらかじめ入っているぶん、間違ったままにしやすい 項目でもあります — 通常の会議ではなく面接・配送・VIP なら変更してください。
• 来訪車両 — ナンバープレート。来訪者用駐車場のある建物でのみ現れます。見当たら なければ、それが答えです。
• 会社が訪問目的に紐づけた追加項目。

訪問目的が何を尋ねるかは管理コンソールで変更します。

4. 予約する

予約 は 2 つを同時に保存します。ルームの予約と、それに紐づいた到訪です。到訪は 時間を予約から、場所をルームから受け取ります — ルームが先でなければならなかったのは このためです。

以後、2 つは連動します。予約を取り消せば到訪も取り消されます。

この経路を通るのは メールアドレスだけ です。予約は来訪者の氏名・会社名・電話番号を 一度も尋ねないので、受付にもそれらは届きません。そこが重要な場合は招待フォームを 使ってください。

相手に実際に届くもの

ここは問い合わせの元になりやすいので、正確に書きます。予約から 招待された来訪者に 届くのは次の 2 つで、どちらも単独の招待フォームが送るメールではありません。

この経路に「ご来訪の招待」にあたる独立したメールはありません。会議はカレンダーに あるのに他に何も来ていない相手は、忘れられたわけではありません — パスの時期がまだ来て いないだけです。

スイッチが見当たらないとき

上から順に確かめれば、ほとんどの場合はこれで解決します。

どちらの経路を使うか

どちらもいずれ受付から見える到訪になります。違うのはそれ以外の部分です。