来訪者がチェックインすると何が起きるか
来訪者を迎え入れられる 3 つの場所 — 受付、ロビーの画面やキオスク、そして本人のスマートフォン — と、到着した瞬間にそれぞれが何をするか。向かうルームを案内するか、ホストに通知が届くか。ルームの前のパネルはここに入りません。
来訪者を迎え入れられる場所は 3 つあり、ルームの前のパネルはそこに入りません。ルームパネルは、チェックイン済みの来訪者が空きルームを使うことや、ドアを開けることはできますが、建物への入館そのものを扱う機能はパネルにありません。多くの人がまずパネルを見るので、先に書いておきます。
実際に迎え入れられるのは、受付、ロビーの画面やキオスク、そして来訪者本人のスマートフォンです。残る記録は同じですが、来訪者に見えるものは同じではありません。
それぞれの方法で何ができるか
| チェックインの場所 | ルームの案内 | フロア図 | 現在地 | ホストへ通知 |
|---|---|---|---|---|
| 受付 — 受付スタッフがコードを読み取る | なし | なし | なし | あり |
| ロビーの画面・キオスク — 来訪者が自分で操作する | 訪問にルームが指定されていればあり | あり、該当ルームを強調 | 画面がフロア図上に配置されていればあり | あり |
| 本人のスマートフォン — 画面のリンクや QR から | なし | なし | なし | あり |
| ルームパネル | チェックインそのものができません |
どこで迎え入れても、ホストには通知が届きます。向かうルームまで案内するのは、ロビーの画面だけです。
ルームを案内される来訪者
ロビーの画面では、チェックインに成功すると表示中の内容が切り替わり、目的地が出ます。ここへ向かいます。 のあと、ルーム名、そのフロアと建物、そしてルームを強調したフロア図。画面自体がフロア図上に配置されていれば、現在地のピンが入った 2 枚目の地図も出て、来訪者は出発点と目的地の両方を見られます。1 分で自動的に閉じます。
ただし無条件ではありません。訪問に来訪者へ公開されたルームが指定されていて、そのルームにフロアとフロア図上の位置が必要です。どれかが欠けると、代わりに簡単な完了画面が出ます。4 つの条件と、地図が出ないときに確認することは来訪者を訪問先のルームまで案内するにあります。
受付のチェックイン画面にフロア図は出ません。受付スタッフは来訪者のすぐ隣にいて、ルームはバッジに書かれています。本人のスマートフォンでチェックインした来訪者には、受付でバッジを受け取るよう案内が出ます。
通知を受けるホスト
どの方法でもホストに通知が届き、これは初期状態で有効です。バッジが入館として記録された瞬間に、ホストにはメールが届き、モバイルアプリを使っていればプッシュ通知が、 Teams を連携していれば Teams にも届きます。ホストとは招待した本人 — 予約から作られた訪問なら、その予約の主催者です。
通知にはルーム名は入りません。オフにするのは訪問先ごとのポリシー設定で、2 つの訪問先に関わる訪問は、両方でオフにするまで通知が止まりません。どちらも来訪者の到着をホストに知らせるにあります。
ここで決まらないこと
- そもそも入館できるかどうか。 承認待ちの訪問は招待が送られておらず、チェックインに使うコードもありません — 来訪者の招待に承認を必須にする。
- バッジに何を出すか。 会社ごとに 1 度だけ設定します。
- ドアが物理的に解錠されるかどうか。 画面でのチェックインはその画面に紐づいたドアを開けられますが、それ以外の解錠の話は入退室管理です。
- 誰が受付に立つか。 受付権限の話で、受付には専用のガイドがあります。