来訪者を招待する前に承認を必須にする
承認が必要な訪問は、誰かが決めるまで来訪者には何も届きません。承認者をどこで指名するか、承認者に何が見えるか、ホストと来訪者にそれぞれ何が通知されるかを説明します。
誰かが決めるまで、来訪者にはメールもバッジもコードも届きません。却下の連絡はホストにしか届きません。
1. その訪問がどのポリシーを使うかを見極める
訪問ポリシーは建物・フロア・ルームのいずれかに紐づき、より限定的なものが優先されます。ルーム自身のポリシーがフロアのものに優先し、フロアのものが建物のものに優先します。したがって建物で承認を有効にすれば、その配下すべてが対象になります。通常はこれが目的に合います。
どこに設定するかを決める前に、次の 2 点を押さえてください。
- 複数の場所にまたがる訪問は、そのうちいずれか 1 つが承認を必要とすれば承認対象になります。
- 関係するすべてのポリシーの承認者にメールが届き、そのうちの誰か 1 人が訪問全体を決定します。承認レベルも二次承認もありません。
2. 来訪者の承認を開く
ポリシーを選んで編集を開きます。設定は左側のページに分かれており、基本・車両登録・訪問ポリシー・来訪者の承認・その他の順に並びます。承認は 4 番目です。
ポリシーの 4 番目のページ、来訪者の承認。
3. 有効にする
このページにはスイッチが 1 つあるだけです。来訪者の承認をオンにすると、その下に承認者の欄が現れます。オンにするまで設定するものは何もありません。
スイッチは 1 つ。残りはオンにして初めて現れます。
4. 承認者を指名する
来訪者承認ユーザー/ユーザー グループが、承認を求められる相手です。ユーザーとユーザーグループをまとめて指定でき、指名された全員に、そのポリシーが対象とするすべての訪問について通知が届きます。
グループがあるなら、個人ではなくユーザーグループを指名してください。個人で指名した承認は、その人の役割が変わった日から静かに機能しなくなります。しかも来訪者の申請には期限がないため、差し戻されることも失効することもありません。招待は単に送られないまま、ホストは送られたものと思い込みます。
このポリシーの承認者。個人よりもユーザーグループを。
ポリシーを保存します。次に誰かが作成する招待から適用されます。
5. 承認者に届くもの
2 つの経路がありますが、行き着く画面は同じです。
- 訪問承認申請というメール。アプリで申請を開くリンクが入っています。メール本文に承認・却下のボタンはありません。
- アプリの来訪者承認ページ。待っている件数が併せて表示されます。
このページは、ポリシーに指名された人にだけ存在します。見つからないという同僚は指名されていません。申請が誰にも届いていないように見えるときは、まずここを確認してください。
承認者に届くメール。
アプリの来訪者承認。判断を待っているものが並びます。
6. 来訪者ごとに判断する
申請を開くと、招待した人、場所、日時、訪問目的が表示され、続いてその訪問のすべての来訪者が、それぞれチェックとバツを伴って並びます。全て許可と全て却下は一度にまとめて設定します。ブラックリストに載っている来訪者はこの一覧で印が付きます。それが印を付ける目的です。
この画面で見落とされやすい点が 2 つあります。
- 確認を押すまで何も適用されません。 来訪者にチェックを付けただけでは何も変わりません。
- 全員の判断が済むまで確認は押せません。 訪問を半分だけ答えて放置することはできません。
承認は来訪者ごとに記録されるため、複数名の訪問は、どの来訪者も取っていない状態に落ち着くことがあります。
訪問の状態は来訪者の合計であり、メールが届くのは承認された人だけです。
1 件の申請と、来訪者ごとの判断。
7. Offision を管理している場合
管理コンソールに承認キューはありません。管理者は来訪者招待カレンダーから来訪者の状態を変更します。訪問を開くと、来訪者ごとに許可に変更・却下に変更・レビュー待ちに変更が用意されています。
覚えておく価値があるのは 3 つ目です。判断は最終ではありません。来訪者をレビュー待ちに戻すことが、誤った判断を取り消す唯一の方法です。
来訪者招待を開く8. 動作を確認する
承認者以外のユーザーとして、対象のルームに来訪者を招待し、3 つのメールボックスを確認します。
- 来訪者には何も届いていないはずです。
- 承認者には訪問承認申請が届いているはずです。
- 承認すると、来訪者に来訪者を招待するが、ホストに訪問招待承認が届きます。
来訪者にすぐメールが届いた場合、その訪問が該当した場所は、編集したポリシーの対象になっていません。これがここで最も多い間違いであり、手順 1 がポリシーの内容ではなく紐づけ先の話である理由です。
承認が行わないこと
- 理由を尋ねません。 来訪者を却下しても説明は記録も送信もされません。却下された車両とは異なります。ホストに理由を伝える必要があるなら、自分で伝えてください。
- 期限切れになりません。 何日か経てば自動却下される仕組みはありません。誰も答えない申請は待ち続け、待っていることをどこも報告しません。
- 編集をまたぎません。 承認済みの訪問を変更すると、全員がレビュー待ちに戻り、申請が再送されます。時刻の修正や来訪者の追加だけで、訪問全体が承認を失います。
- 来訪者には決して通知しません。 却下された来訪者には、そのときも以後も何も届きません。すでに承認済みだった場合はバッジが使えなくなり、本人は入り口で初めて知ることになります。
- 多段階ではありません。 承認者は 1 つの集合、判断は 1 回。エスカレーションも、来訪者のホストへの振り分けもありません。
- 来訪者に尋ねる項目は変えません。 それは訪問目的です。訪問目的を設定するを参照してください。