来訪者を招待する前に承認を必須にする
訪問ポリシーで来訪者承認を必須にし、承認者の指定、来訪者ごとの承認・却下、招待者と来訪者への通知仕様を設定する方法を説明します。
訪問ポリシーで来訪者承認をオンにすると、承認者が判断を下すまで、招待された来訪者には招待メール・来訪者コード・バッジがいずれも送信されません。却下された場合は招待者（ホスト）にのみ通知され、来訪者には通知されません。
承認者が判断するまで、来訪者にはメールもバッジもコードも届きません。却下の連絡はホストにのみ届きます。
1. 編集する訪問ポリシーを確認する
訪問ポリシーは建物・フロア・ルームのいずれかに紐づき、より細かい単位の設定が優先されます（ルームのポリシーはフロアに優先し、フロアのポリシーは建物に優先します）。したがって建物レベルのポリシーで承認を有効にすれば、個別設定のない配下のフロア・ルームすべてに適用されます。
設定場所を決める際は、次の2点に注意してください。
- 複数の場所にまたがる訪問は、そのうち1か所でも承認が必須であれば訪問全体が承認対象になります。
- 関連するすべてのポリシーの承認者にメールが送られ、そのうちの誰か1人が訪問全体を承認または却下できます。多段階承認や二次承認はありません。
2. 「招待と承認」を開く
対象のポリシーを選択して編集画面を開きます。左側メニュー（訪問ポリシー・車両登録・招待と承認・その他）から3番目の招待と承認を選びます。ポリシー名はメニュー上部の見出しに表示されます。
訪問ポリシーの左メニュー3番目にある「招待と承認」を開きます。
3. 「来訪者の承認」をオンにする
来訪者の承認をオンにすると、すぐ下に承認者の指定欄が表示されます。このページには招待を許可するユーザーや組織単位の設定も含まれており、詳細は来訪者の招待設定で説明しています。
「来訪者の承認」スイッチをオンにすると承認者の入力欄が表示されます。
4. 承認者を指定する
来訪者承認ユーザー/ユーザー グループに承認依頼の送信先を指定します。個別ユーザーとユーザーグループの両方を指定でき、登録された全員にこのポリシーが対象とするすべての訪問申請メールが届きます。
可能な限り個人ではなくユーザーグループを指定してください。来訪者の承認申請には自動期限切れやエスカレーションがないため、個人指定のまま異動すると申請が放置され、招待メールが送られないままになってしまいます。
異動による滞留を防ぐため、個人ではなくユーザーグループの指定を推奨します。
ポリシーを保存すると、次に作成される招待から適用されます。
5. 承認者が申請を受け取る方法
承認者には次の2つの経路で通知され、どちらも同じ承認画面につながります。
- メール（
訪問承認申請）：アプリ内の申請画面を開くリンクが記載されています。メール本文内に直接承認・却下するボタンはありません。 - アプリ内の「来訪者承認」ページ：承認待ちの申請一覧と待機件数が表示されます。
来訪者承認ページは、いずれかの訪問ポリシーで承認者に指定されているユーザーにのみ表示されます。ページが見当たらない場合は、本人または所属するユーザーグループがポリシーに設定されているか確認してください。
承認者には申請画面へのリンクを含む「訪問承認申請」メールが届きます。
アプリの「来訪者承認」ウィジェットに承認待ちの申請が表示されます。
6. 来訪者ごとに承認または却下する
申請を開くと、招待者・場所・日時・訪問目的に続いて、その訪問に含まれるすべての来訪者が表示されます。来訪者ごとに承認（チェック）または却下（バツ）を選べるほか、全て許可や全て却下で一括指定もできます。ブラックリストに登録されている来訪者には名前の横に警告タグが表示されます。
操作時は次の2点に注意してください。
- 「確認」を押すまで反映されません：チェックやバツを選んだだけでは保存されません。
- 全員分の判断を選ぶまで「確認」は押せません：一部の来訪者だけを未選択のまま残して保存することはできません。
承認結果は来訪者単位で記録されるため、複数名の訪問で承認と却下が混在すると訪問全体のステータスは一部承認済みになり、承認された来訪者にだけ招待メールが送信されます。
訪問全体のステータスは各来訪者の結果の組み合わせになり、承認された来訪者にのみメールが届きます。
1件の申請に含まれる各来訪者に対して承認または却下を選択します。
7. 管理者として承認ステータスを変更する
管理コンソールには専用の承認キューはありません。管理者が状態を変更する場合は来訪者招待カレンダーから対象の訪問を開き、来訪者ごとに許可に変更・却下に変更・レビュー待ちに変更を選択します。
誤って承認または却下した判断を取り消す場合は、レビュー待ちに変更で承認待ち状態に戻せます。
来訪者招待を開く8. 動作を確認する
承認者以外のアカウントで対象ルームに来訪者を招待し、3つのメールボックスを確認します。
- 来訪者には承認前の時点で何も届かないこと。
- 承認者に訪問承認申請メールが届くこと。
- 承認後、来訪者に来訪者を招待するが届き、ホストに訪問招待承認が届くこと。
招待直後に来訪者へメールが届いてしまった場合は、訪問先の場所に編集した訪問ポリシーが正しく割り当てられているかを手順 1 に戻って確認してください。
承認機能の対象外
- 却下理由の記録・送信：車両却下とは異なり、来訪者を却下しても理由の入力欄や通知はありません。理由を伝える場合はホストへ直接連絡してください。
- 自動期限切れ：未回答の申請が一定日数で自動却下されたり、滞留アラートが出たりすることはありません。
- 編集後の承認維持：すでに承認済みの訪問でも、日時の変更や来訪者の追加などを行うと全員がレビュー待ちに戻り、承認依頼が再送されます。
- 却下された来訪者への通知：却下された来訪者には一切メールが送られません。承認後に却下へ変更された場合、発行済みのバッジは無効になり、来訪者は受付や入口で初めて知ることになります。
- 多段階ルートやホスト別振り分け：承認者は1階層のグループのみで、エスカレーションやホストに応じた振り分けはありません。
- 来訪者への入力項目の変更：収集する項目は訪問目的で決まります。詳しくは訪問目的を設定するを参照してください。