匯出你正在看的到訪

儀表板與日報回答問題。這裡交出的是到訪本身 —— 一筆一列，欄位自己挑 —— 給保安櫃檯、給業主，或者給那個開口要清單的人。

1. 開啟匯出

匯出 在訪問日曆的標題列上，就在檢視選單旁邊。

左邊是你的選擇，右邊是即時的工作表 —— 真實的欄位、真實的資料列，你每改一次主意就重畫一次。

先搜索的話，計數旁會出現第二個匯出，用你搜到的內容打開同一個對話框。

2. 決定一列是什麼

上方的 分組方式 決定檔案的形狀，連帶決定有哪些欄位可選：

• 大廈 —— 每筆到訪的每個大廈各一列。適合業主，或只管一個地址的保安櫃檯。
• 房間 —— 每個房間一列，旁邊帶著樓層與大廈。適合在會議室接待的到訪。
• 訪問 —— 每筆到訪一列，不管它跨了幾個大廈與房間。

3. 選擇期間

挑粒度 —— 每日、每週、每月 或 自訂 —— 下面就只列出那個粒度的具名範圍：每日之下是今天與昨天，每週之下是本星期與上星期，依此類推。兩個方向都提供，因為同一個對話框既用來回顧上個月，也用來把下星期的清單交給櫃檯。

自訂範圍 讓你自己挑兩個日期。期間長度沒有上限：在你選的範圍底下，對話框會算出這份工作表會有多少列，每次改變分組方式就重算一次。超過 50,000 列會標為大型檔案但照樣下載；超過 200,000 列就會拒絕，並請你縮短期間或關掉一些欄位。

4. 選擇欄位

欄位 把它們分組：訪問、地點、時間、邀請人、訪客，以及你自己的訪問表單所問的 表單欄位。每個都有一個開關；拖動一列可以重新排序，因為工作表就照你留下的順序寫出來。

有三個一開始是關的，因為多數檔案不需要：邀請人（員工編號）、即時訪客 與 備忘。

欄位的選擇與順序會依分組方式分別記住，所以下次匯出同一種形狀時會照你上次留下的樣子打開。要快速拿掉一個看得到的欄位：在工作表上點它的標題。

5. 選格式並匯出

格式籌碼就在工作表上 —— XLSX、XLS 或 CSV。頁尾數出你即將拿到的到訪筆數與欄位數。匯出 開始下載。XLS 最多只容得下 65,535 列，超過的匯出會事先被拒絕，並請你改選 XLSX。

這個功能不包含

• 排程送出的檔案。 這是一次下載。要讓同樣的紀錄按時程寄到信箱，見用電郵寄出到訪紀錄摘要。
• 單日的櫃檯名單。 那是訪問日報的工作，而且它除了 Excel 還能匯出 PDF —— 見閱讀訪問日報。
• 比率與圖表。 總數、趨勢與細分是儀表板的工作 —— 見閱讀訪客儀表板。
• 預約。 會議室預約從自己的日曆匯出 —— 見匯出你正在看的預約。