停用不該再使用的長期通行證

長期通行證是唯一活得比到訪更久的訪客憑證，所以也是唯一需要有人動手結束的一種。結束的方式剛好三種：

• 期限到了 — 最後一天結束時失效，不需要任何人記得
• 有人把它停用 — 立即失效、可以還原，紀錄保留
• 有人把它刪除 — 連同資料列一起消失

除此之外沒有別的方式。通行證本身不帶在職狀態，而且繫在訪客紀錄而不是員工帳戶上，所以一個人的 Offision 帳戶、門禁卡或貴公司目錄發生什麼事，都不會傳到通行證 — 請參閱離職時可以自動撤銷存取權與已發出的通行證嗎？。

通行證的操作

選取一列或多列之後，建立、匯入與匯出全部會換成下面這些操作。多數操作批次使用比逐張使用更合理 — 一份合約結束，通常就是三十張要一起停用的通行證。

其中四項只在適用時才出現，這也是為什麼操作列的長度會隨選取內容改變：停用與發送電子郵件需要選取中有生效中的通行證，啟用需要有已停用的，生成手機通行證則需要有尚未產生通行證的。混合選取時，停用與啟用會同時出現。

匯出全部會把整份清單寫成試算表，這是回答「那家公司還有誰能進來」最快的方法。

是日期而不是判斷時，交給期限

更新有效期限是在有明確日期、而不是需要判斷時該用的操作。它會開啟編輯有效期限，把期限設成與合約一致，通行證就會自己結束 — 會自己到期的期限，比要靠人記得的期限可靠。

它會套用到整批選取，所以同一家公司的三十張只需要改一次。同一個畫面也可以取消限制：切換成無時間限制，通行證就會一直可用，直到有人停用或刪除它。

停用，還是刪除

停用是日常的做法，也是安全的做法。通行證即時失效，資料列留在清單上，啟用會用同一組代碼讓它恢復 — 兩份合約之間的承辦商因此保有自己的通行證，不必重新發一張。

刪除會把通行證整個移除。請把它當成整理清單的工具，而不是收回權限的工具：刪掉的通行證無法還原，持證人已經留下的到訪紀錄會是他曾經持有通行證的唯一痕跡。刪除通行證不會刪除訪客，訪客的資料與到訪紀錄要另外處理 — 請參閱尋找、列入黑名單與刪除訪客紀錄。

持證人自己也看得到結果。在訪客應用程式的常用通行證中，被停下來的通行證不會消失，而是顯示為已失效或已過期。

確認是否成功

在大堂看板出示代碼。被停用或已過期的通行證不會附上原因被拒絕 — 看板回答的是找不到訪客紀錄，跟一組從來沒見過的代碼完全一樣。這就是檢查方法：還能開啟快速登記的代碼，就是還有效的代碼。