以黑名單審查訪客

機構早已決定不讓進來的人走到接待處，要求進入。這一頁背後的問題是：在訪客證列印之前，Offision 能不能認出這個人，並且自己把他擋下來。

認得出，但不會擋。黑名單 在訪客的資料上加一個標記，並把它放到每一個能夠中止這次到訪的人眼前——邀請他的同事、批核的人、替他簽到的接待員——並在他抵達的那一刻寄電郵給訪客管理者。它永遠不會令一次掃描失敗，也不會扣起訪客證。拒絕是某個人的決定，而讓這個決定變得可靠的方法就是要求批核：在有人作出決定之前，訪客證根本還不存在。

1. 在任何人到達之前先建好名單

你不必等一個人來過才可以把他列進去。訪客資料 標題旁邊的 新增 可以從無到有建立一筆訪客資料。

它的第一個欄位決定了後面的一切。識別方式——電郵地址、手機號碼 或查詢鍵——就是日後有人到達時用來比對的依據，所以它必須是那個人真的會在門口交出來的資料。請對準他將會使用的來訪目的所用的識別鍵：哪一個鍵比對什麼，寫在 Offision 怎樣知道兩次到訪是同一個人。

然後選取那一行，選 加入黑名單，它會問「確認新增到黑名單」。要一次處理幾個人，就勾選幾行，再用出現的工具列上的 將選定的訪客列入黑名單。從黑名單中刪除 則反向操作。

清單分成兩邊，上面的切換是 正常 和 被列入黑名單。新增 只存在於正常那一邊，所以先把人建好，再替他加上標記。

2. 開啟抵達警告

在訪客管理的 設定 頁，安全 之下，開啟 啟用黑名單訪客警告電子郵件 ——「當黑名單訪客登錄時，發送警告電子郵件給所有的訪客經理」。凡是持有訪客管理者權限的人都會收到 黑名單訪客警報，裡面寫著那個人和那座建築物。

它在 訪客證簽到 時發出：在大堂屏幕、面板，或在接待處被找出來並簽到的訪客。在接待處當場從頭登記的未預約訪客不算訪客證簽到，因此不會發出警告——接待處看到的，是登記當下訪客卡片上的那個警告。

3. 把拒絕變成一個決定

把警告變成拒絕的，就是這一步。在覆蓋那座建築物的到訪規則上開啟批核——見在訪客收到邀請之前先要批核。從此在有人作出決定之前，什麼都不會發出：沒有邀請、沒有代碼、沒有訪客證。

在批核人的清單裡，每一位訪客都有自己的剔號和交叉，被標記的訪客名字旁邊會帶著一個 黑名單 標籤。拒絕他，這次到訪就永遠不會傳到他那裡——被拒絕的訪客，當時和之後都不會收到任何通知。已經批准之後才被拒絕的訪客，手上的訪客證會停止運作，而他會在門口才發現。

4. 邀請人看到什麼

同事把被標記的人加進邀請時，會看到「一些訪客被列入黑名單，您確定要建立當前邀請嗎？」，而那一行也會帶著批核人看到的同一個 黑名單 標籤。

那是一次確認，不是拒絕。答「是」，到訪就會建立。如果不論同事怎樣答，答案都必須是「不」，那就要靠第 3 步。

5. 確認做妥了

把清單切到 被列入黑名單，確認那個人在裡面，而且已經從 正常 消失。然後用另一個帳戶去邀請他，確認的提示應該會出現。如果那個地點需要批核，打開申請，在名字旁邊找那個標籤。

黑名單不會做的事

以下每一項都值得在依賴這份名單之前先知道，因為每一項都是合理推測會出錯的地方。

• 它不會扣起訪客證。 已批核到訪裡被標記的訪客，一樣會拿到訪客證，一樣會列印出來。
• 它不會擋閘機。 被讀取的代碼是按訪客證來判斷——尚未生效、已過期、建築物不符、已簽退、等待批核、已拒絕、已取消、找不到——而不是按人。被標記的訪客只要手上的訪客證有效而且已批核，就會被放行。見訪客證 API 回答什麼。
• 它不會鎖住門。 如果簽到會開門，那道門就會開。
• 它標記的是一筆資料，不是一個人。 只有當到訪的人被比對到你標記的那筆資料時才攔得住。同一個人用另一個電郵地址前來，就是另一筆資料，身上沒有標記。
• 刪除資料擋不住任何人。 被刪除的資料不再佔用那個電郵或號碼，所以同一個人再被邀請一次，只會得到一筆全新的資料。

如果拒絕必須自動發生

有兩條路，而兩條都不是黑名單。

到訪規則可以 整個電郵網域一併拒絕——公開郵箱服務，或你自己列出的一份清單。那是按地址來自哪裡來決定收與不收，永遠不是按人是誰，所以攔不住指名的某一個人。

或者在你自己的閘口拒絕。你控制的閘機可以先問 Offision 這張訪客證是否有效，把你自己的名單套上去，然後才開閘——見用 Offision 訪客證打開你的閘門。以訪客事件觸發的自動化可以發警報、通知保安或留下記錄，但沒有否決權：輪到它執行的時候，這次抵達已經被接受了。