訪客數據保護設定
決定訪客資料保留多久、證件號碼顯示幾位。數據保護卡片上的每一個欄位 — 遮蔽字數、兩個清除排程與 1 至 2555 天的範圍、每個清除實際會刪掉什麼，以及立即清除在執行前會做什麼。
數據保護是訪客設定畫面上的最後一張卡片。它只有一條遮蔽規則和兩個排程刪除，而這兩個刪除並不是同一個設定的兩種寫法：一個抹掉到訪，另一個只是把號碼藏起來。
開啟訪客管理
數據保護卡片：遮蔽字數，以及每個清除各自的天數、時間與立即清除。
卡片上的欄位
| 設定 | 作用 | 何時調整 |
|---|---|---|
| 訪客證件號碼會顯示的字數： | 已記錄的證件號碼在畫面上保留幾位可讀，其餘從訪客第一天起就被遮蔽。1 至 100，未更改前為 4 | 若接待只需確認證件而不必讀出完整號碼，就把它調低 |
| 清除訪客身份證件信息 | 遮蔽最後到訪早於期限的訪客證件號碼。它不刪除其他任何東西，訪客、到訪與訪客證都會保留 | 在門口收集證件號碼、但訪客離開後就不再需要時開啟 |
| 清除訪客到訪記錄信息 | 刪除期限之前結束的訪客證與到訪預約，接著刪除已無人引用的訪客。未開啟前不會執行 | 當保留政策規定到訪歷史不得超過某個期限時開啟 |
| …天…時 | 兩個排程都要填最後到訪之後的天數，以及執行的時間。1 至 2555 天（7 年），第一次開啟時為 90 天 | 天數依貴公司的保留政策設定；時間移到離峰時段 |
| 立即清除 | 立刻執行該排程。它會先計算並告訴你將刪除多少筆，再詢問是否繼續 | 設好期限後執行一次，讓累積的資料在你看著的時候處理，而不是留到半夜 |
每個清除會留下什麼
記錄清除無法復原，也不會經過回收筒。它依序刪除：
- 期限之前結束的訪客證；
- 期限之前結束的到訪預約 — 週期性系列的主項目在仍有發生項目時不會被刪除；
- 沒有任何殘存預約、沒有有效長期訪客證、且自期限起沒有活動的訪客。
還有未來到訪、或持有未過期長期訪客證的訪客會被保留，無論他第一次到訪有多久以前。被清除的記錄會顯示此訪客資料已永久刪除。
一次執行不一定能清完。 訪客在與最後一次到訪之間的連結被清除之前，仍然算是被引用中，而該連結會在到訪本身被刪除之後不久才消失 — 所以訪客證與到訪在第一次執行時刪除，訪客則在下一次執行時刪除。立即清除會如實告訴你：再執行一次，它會顯示還有東西可以刪除。
證件清除只改寫證件號碼，所以到訪歷史仍然可讀、仍然對得上人。任何刪除了東西的清除都會在審計追蹤留下一行，說明它拿走了什麼。
這張卡片不負責的事
- 刪除單一訪客是訪客面板上的刪除，那是軟刪除，可從已刪除項目還原 — 請見尋找並刪除訪客記錄。
- 誰可以看到訪客資料由權限頁面決定，不在這張卡片上。
- 問卷回覆在匯出旁有自己的清除記錄。
- 預約與考勤各有自己的保留規則 — 請見你的資料：保留、匯出、刪除與備份。