為承辦商發出訪客長期通行證

給重複到訪的人使用的常設通行證 — 承辦商、清潔公司、代理商派來的技師。它不繫於任何預約或接待人，在大堂看板上會把訪客登記表換成一個幾乎已填好的畫面。發出時順便設定期限，讓它自己結束。

更新於 2026年9月13日

有些訪客其實算不上訪客。每週來三個早上的承辦商、清潔公司、電梯一卡住就被派來的技師 — 每次都從頭登記一遍，是把工作做錯了形狀。訪客長期通行證是針對一個電子郵件地址、只發出一次的常設通行證。它不繫於任何預約、接待人或建築物，而且屬於訪客自己：在到期或被停用之前，同一組代碼每次到訪都能使用。

它換來的是到達那一刻的體驗。持證人在大堂看板掃描代碼，開啟的是快速登記 — 一個幾乎已經填好的畫面 — 而不是完整的訪客登記表。

它也是唯一可以用上多過一天的通行證。繫在邀請上的訪客證只在那次到訪的當天放行，無論電郵是甚麼時候寄出的 — 見訪客證從哪一天開始生效、哪一天失效。

一張通行證只有三種結束方式，而且三種都是刻意為之：期限到了、有人把它停用、有人把它刪除 — 請參閱停用不該再使用的長期通行證。

1. 建立通行證

從訪客管理選單開啟訪客長期通行證，然後選建立長期通行證。

這張表單刻意做得很短：

請留意這張表單沒有問的東西：沒有建築物、沒有樓層、沒有到訪目的、沒有接待人。長期通行證並不繫於某個地點 — 它辨識的是人，而對方能去哪裡，是到達時在看板上決定的。

匯入接受試算表，對於一開始就有三十個名字的合約，這才是合理的做法。從對話框下載範本，並保持它的欄位順序：

只有第一欄是必填，沒有填的那一列會被無聲略過 — 因為沒有地址可以把通行證寄去。電話號碼請加上國碼：只有本地號碼時，系統會把整串當成國碼存起來，號碼部分留空。

電子郵件以常客通行證為主旨寄出，持證人需要的東西都在裡面：

有兩件事值得知道。8 位數就是長期通行證與一般訪客代碼（6 位數）的分別 — 光看長度就知道手上是哪一種通行證。另外 QR 碼帶的並不是這 8 位數，而是通行證本身的識別碼。兩者在看板上都能用，所以訪客出示哪一個都沒有差別。

持證人也可以在訪客應用程式的常用通行證中找到自己的通行證，狀態會顯示為生效中、待生效、已失效或已過期。

訪客在大堂看板選簽到並出示代碼 — 掃描或用鍵盤輸入都可以。開啟的是快速登記：一個畫面、沒有精靈步驟，姓名與公司已經填好而且不能修改。

系統只問三件事，而且三項都已經有答案：

到訪目的若設有額外欄位，會出現在下方。一般情況下，訪客看過畫面後直接送出即可。

完整訪客登記表會問的其他東西全部略過，因為通行證已經回答了：身分欄位、拍照、名片掃描、訪客問卷、條款與細則、車輛資料，以及確認畫面。系統也不會再寄出通行證電郵或簡訊 — 持證人本來就帶著那張通行證。

看板若接了標籤印表機，仍會照常印出訪客證，與一般登記完全相同。

通行證應該出現在清單上，訪客也應該以一筆普通的到訪紀錄出現，並帶有今天的到達時間 — 快速登記建立的是一次真實的到訪，和其他方式一樣。

如果看板回答找不到訪客紀錄，表示代碼根本沒有被辨識：請確認通行證沒有被停用，也沒有超過有效期限。

這一節請在向客戶承諾之前先讀。

它不會開門。 長期通行證是在大堂辨識一個人，本身不提供門禁權限。門禁是另外的安排。

它不會略過到訪紀錄。 每次進入都仍然會建立一筆到訪紀錄。通行證縮短的是表單，不是流程，所以場地始終知道誰在大樓裡。

它不能用來簽退。 把長期通行證的代碼拿去簽退，除非持證人當下正好有一次進行中的到訪，否則會顯示找不到訪客紀錄 — 常設通行證本身沒有可以結束的到訪。簽退屬於到訪，而不屬於通行證。

它不會收集文件。 持長期通行證到訪時，會整個略過其他訪客都要經過的訪客問卷與條款，也就是說承辦商不再於每次到訪重新確認安全講習。若這份確認正是重點，請照一般方式邀請他們，並把題目掛在訪問目的上 — 請參閱建立訪客問卷。

它本身不等於錢包通行證。 Apple 與 Google 的按鈕只有在手機通行證功能已啟用時才會出現在電郵中；沒有的話，通行證就是那組代碼與 QR 碼，也已經足夠。