為承辦商發出訪客長期通行證
給重複到訪的人使用的常設通行證 — 承辦商、清潔公司、代理商派來的技師。它不繫於任何 預約或接待人，在大堂看板上會把訪客登記表換成一個幾乎已填好的畫面。
有些訪客其實算不上訪客。每週來三個早上的承辦商、清潔公司、電梯一卡住就被派來的 技師 — 每次都從頭登記一遍，是把工作做錯了形狀。訪客長期通行證是針對一個電子 郵件地址、只發出一次的常設通行證。它不繫於任何預約、接待人或建築物，而且屬於訪客 自己：在到期或被停用之前，同一組代碼每次到訪都能使用。
它換來的是到達那一刻的體驗。持證人在大堂看板掃描代碼，開啟的是快速登記 — 一個幾乎已經填好的畫面 — 而不是完整的訪客登記表。
1. 建立通行證
從訪客管理選單開啟訪客長期通行證，然後選建立長期通行證。
長期通行證清單，建立按鈕旁邊就是匯入。
這張表單刻意做得很短：
- 電郵 — 必填，也是唯一用來辨識持證人的欄位。對同一個地址再發一次，會更新 既有的通行證，而不會建立重複的一張。
- 有效期限 — 可選無時間限制，或有效期限加上日期範圍。選擇期限時，預設 是今天到明年的同一天。
- 發送電子郵件給訪客 — 在左下角，預設開啟。除非你想先把通行證準備好、稍後才 公布，否則就讓它開著；之後也可以再寄。
建立長期通行證，已選有效期限。選無時間限制時不會顯示日期範圍。
請留意這張表單沒有問的東西：沒有建築物、沒有樓層、沒有到訪目的、沒有接待人。 長期通行證並不繫於某個地點 — 它辨識的是人，而對方能去哪裡，是到達時在看板上決定的。
2. 或批次匯入
匯入接受試算表，對於一開始就有三十個名字的合約，這才是合理的做法。從對話框 下載範本，並保持它的欄位順序：
| 欄 | 內容 |
|---|---|
| 1 | 電子郵件地址 — 必填 |
| 2 | 顯示名稱 |
| 3 | 公司 |
| 4 | 職稱 |
| 5 | 部門 |
| 6 | 電話號碼 |
只有第一欄是必填，沒有填的那一列會被無聲略過 — 因為沒有地址可以把通行證寄去。 電話號碼請加上國碼：只有本地號碼時，系統會把整串當成國碼存起來，號碼部分留空。
匯入對話框，範本從這裡下載。
3. 訪客會收到什麼
電子郵件以常客通行證為主旨寄出，持證人需要的東西都在裡面：
- 有效期限，只有在通行證設有期限時才出現 — 無期限的通行證不會寫「永久有效」， 而是整個日期區塊都不出現
- 已產生手機通行證時，會有加入 Apple Wallet 與儲存到手機
- 大字印出的8 位數代碼
- 同一張通行證的 QR 碼
長期通行證的電子郵件。無時間限制的通行證不會出現期限區塊。
有兩件事值得知道。8 位數就是長期通行證與一般訪客代碼（6 位數）的分別 — 光看長度 就知道手上是哪一種通行證。另外 QR 碼帶的並不是這 8 位數，而是通行證本身的識別碼。 兩者在看板上都能用，所以訪客出示哪一個都沒有差別。
持證人也可以在訪客應用程式的常用通行證中找到自己的通行證，狀態會顯示為生效中、 待生效、已失效或已過期。
4. 用它進入大樓
訪客在大堂看板選簽到並出示代碼 — 掃描或用鍵盤輸入都可以。開啟的是快速登記： 一個畫面、沒有精靈步驟，姓名與公司已經填好而且不能修改。
系統只問三件事，而且三項都已經有答案：
- 到訪目的 — 已經替他們選好第一個
- 到訪時間 — 1 小時、2 小時、3 小時或全日，預設是全日。 按自訂可開啟日期選擇器
- 地點 — 已填入第一個建築物；在只綁定一個建築物的看板上沒有東西可選
到訪目的若設有額外欄位，會出現在下方。一般情況下，訪客看過畫面後直接送出即可。
完整訪客登記表會問的其他東西全部略過，因為通行證已經回答了：身分欄位、拍照、 名片掃描、訪客問卷、條款與細則、車輛資料，以及確認畫面。系統也不會再寄出通行證 電郵或簡訊 — 持證人本來就帶著那張通行證。
看板若接了標籤印表機，仍會照常印出訪客證，與一般登記完全相同。
5. 確認是否成功
通行證應該出現在清單上，訪客也應該以一筆普通的到訪紀錄出現，並帶有今天的到達時間 — 快速登記建立的是一次真實的到訪，和其他方式一樣。
如果看板回答找不到訪客紀錄，表示代碼根本沒有被辨識：請確認通行證沒有被停用， 也沒有超過有效期限。
發出之後的管理
選取一列或多列，建立與匯入按鈕就會換成下列操作。多數操作批次使用比逐張處理更合理 — 一份合約結束，就是三十張通行證要一起停用。
選取資料列後，建立與匯入會換成通行證的操作。
| 操作 | 作用 | 什麼時候用 |
|---|---|---|
| 更新有效期限 | 設定新的期限，或取消限制 | 合約延長，或原本誤發成無期限 |
| 重新產生訪客代碼 | 發出新代碼並重建手機通行證 | 代碼外流或手機遺失。舊代碼即時失效 |
| 生成手機通行證 | 為尚未有通行證的紀錄建立錢包通行證 | 在啟用手機通行證之前建立的通行證 |
| 發送電子郵件 | 再寄一次通行證電郵 | 訪客沒收到，或代碼剛重新產生 |
| 停用 | 讓通行證失效但不刪除 | 對方暫時不會到場，或正在審查中。可還原 |
| 啟用 | 讓已停用的通行證恢復使用 | 停用的原因已經解除 |
| 刪除 | 徹底移除通行證 | 整理清單。若日後可能需要紀錄，請改用停用 |
匯出全部會把整份清單寫成試算表，這是回答「那家公司還有誰能進來」最快的方法。
開啟訪客長期通行證長期通行證不能做的事
這一節請在向客戶承諾之前先讀。
它不會開門。 長期通行證是在大堂辨識一個人，本身不提供門禁權限。門禁是另外的安排。
它不會略過到訪紀錄。 每次進入都仍然會建立一筆到訪紀錄。通行證縮短的是表單， 不是流程，所以場地始終知道誰在大樓裡。
它不能用來簽退。 把長期通行證的代碼拿去簽退，除非持證人當下正好有一次進行中 的到訪，否則會顯示找不到訪客紀錄 — 常設通行證本身沒有可以結束的到訪。簽退屬於 到訪，而不屬於通行證。
它本身不等於錢包通行證。 Apple 與 Google 的按鈕只有在手機通行證功能已啟用並取得 授權時才會出現在電郵中；沒有的話，通行證就是那組代碼與 QR 碼，也已經足夠。