定期把訪問記錄摘要寄給管理層

訪客模組在同一頁發佈兩種報表。訪問記錄摘要 回顧過去 —— 過去一週、兩週或一個月的到訪，誰來了、誰接待了他們，以及有多少人沒有出現。即將到來的訪客預報 則往前看，統計已經發出邀請的到訪。兩者都按你設定的排程寄出，並附上一頁 PDF 和一份試算表。

1. 開啟郵件報表頁面

在 訪客 模組裡，該頁面位於左側清單的 設定 之下 —— 但它不是釘選的項目，所以要先選 顯示更多，郵件報表 才會出現。

一個訂閱就是一項長期指示：這份報表、這個頻率、寄給這些人、關於這些建築物。給接待主管的每週摘要和給保安櫃檯的每日預報，是兩個訂閱，不是一個折衷方案。

2. 新增訂閱

選 新增。對話框由 報表 開始，兩份報表以卡片並排：主管事後閱讀的數字用摘要（剛結束的期間），需要知道明天誰會來的櫃檯用 預報（接下來幾天）。新訂閱由摘要開始。

其餘都在左邊的側欄 —— 排程、收件人、範圍 —— 上方有一個寫著 啟用中 的膠囊。選它就會暫停這份報表：所有設定和收件人都保留，直到你重新開啟前都不會發送。想把一份報表停一個月又不想失去收件人名單，就用這個。

3. 決定多久寄一次

頻率同時決定電郵何時寄出和涵蓋多少範圍，而兩種報表對它的解讀不同。摘要的範圍在寄出當天的凌晨零時結束，所以永遠不會包含一個還沒過完的日子。

訪問記錄摘要

摘要沒有每天這個選項。在 1 號寄出的每月摘要，剛好涵蓋上一個曆月。

即將到來的訪客預報

之後更改 星期幾 會由建立日期起用新的星期幾重新起算，所以編輯之後要再看一次 下次發送。立即發送 永遠不會移動週期。每週 和 每兩週 沒有 星期幾 就不能儲存。

發送時間 按系統時區只精確到 小時 —— 分鐘會被忽略，所以 09:30 和 09:00 都會在 9 點那個小時內寄出。如果伺服器在整個小時內都停機，那一次會被略過，不會延後補寄。每月第幾天停在 28，因為 29、30 和 31 並非每個月都存在。

4. 決定寄給誰

收件人 之下有兩種模式：

• 所有訪客管理者 —— 每一位持有訪客管理者或最高管理者權限的人，在每次報表寄出的一刻重新計算，所以有人加入或離開該角色，不需要任何人去修改訂閱。
• 指定收件人 —— 逐個指名個人、用戶群組，或者兩者混合。用戶群組會在報表寄出時展開成其成員。

不論用哪一種，收件人都會篩選到持有 訪客管理者 或 最高管理者 的人。指名一個沒有這些權限的人，不論直接指名還是透過群組，都不會把他加進去 —— 訂閱是寄給管理者的做法，絕對不會讓本來看不到訪問記錄的人看到記錄。

5. 決定統計哪些建築物

在 範圍 維持 所有建築物 開啟，報表就會涵蓋每一個訪問地點。關掉它可以挑選指定的建築物 —— 給據點主管一份只關於他們那棟大樓、而不是整個場地的報表。

6. 儲存之前先讀那封郵件

回到 報表。兩張卡片底下，對話框會組出這個訂閱實際會寄出的那封郵件 —— 真實的數字、兩個附件，以及經過管理權限篩選之後的名單 將寄給 N 位收件人 —— 而且每改一項設定就重新組一次。

在那裡出現 目前沒有人會收到此報表。請選擇具有管理權限的收件人。就是本頁末尾清單上的第一個原因，在第一次發送之前而不是之後就發現了。完成排程後即可預覽此報表寄出的郵件。 則表示排程還沒填完 —— 例如一份沒有星期幾的每週報表。

然後選 儲存。

7. 立即發送一封來確認

選取該訂閱，然後在右側面板選 立即發送。報表會即時寄出，而且寄給真正的收件人 —— 這是實際發送，不是預覽。它只確認報表已經被要求寄出，不代表已經送達，所以要看一看收件人的收件匣。

收到的是什麼

兩種報表共用同一個版面。電郵開頭是它涵蓋的期間，然後是一個主要數字 —— 摘要是 次訪問，預報是 次預期訪問 —— 以及相對於可比期間的變化：摘要比較之前的 7、14 或約 30 天，預報比較剛過去的相同天數。接著是：

• 每日訪問，並標出 最繁忙的一天
• 訪客、接待人 和 建築物 —— 各有多少個不同的
• 一條狀態列 —— 摘要是 已簽到 對 未到訪，預報是 已批准 對 待批准
• 接待最多的接待人 —— 接待最多訪客的人
• 附件 —— 隨電郵寄來的兩個檔案

摘要上的 查看記錄，或預報上的 查看即將到來的訪問，會開啟訪問記錄頁面，並已經選好同一個期間。

每份報表都附有一頁把上述摘要印出來的 PDF，以及列出該期間每一次到訪的試算表。

日期是 yyyy-MM-dd 格式，寫的是 涵蓋的日子，不是寄出的日子 —— 9 月 8 日寄出的每週摘要叫做 visiting-summary-2026-09-01_2026-09-07.pdf。

報表沿用你的電郵品牌設定 —— 標誌、顏色和頁尾 —— 來源跟其他所有 Offision 電郵的設定相同。要更改文字，在電郵範本編輯器裡挑選範本類型 訪問記錄摘要 或 即將到來的訪客預報；在那裡設定的關鍵字覆寫會套用到報表上。

如果報表沒有寄到

依次檢查以下各項：

1. 收件人不是訪客管理者。 這是最常見的原因。所有被指名的人，不論直接指名還是透過群組，都必須持有訪客管理者或最高管理者權限；其他人會被無聲地略過，而如果沒有任何一個人符合資格，就根本不會發送。
2. 訂閱被暫停了。 清單上它的狀態會顯示為 已停用。開啟它，選側欄上的 已暫停 膠囊就會重新開始。
3. 排程還沒輪到。 儲存之後所設時間還沒有到過的訂閱，或者 下次發送 還在一週之後的每兩週訂閱，只是還未觸發而已。如果 立即發送 寄得到而排程的那一封從來沒有寄出，問題就在排程，不在收件人。
4. 電郵發送功能未設定好。 如果所有 Offision 電郵都沒有人收得到，問題在寄件者，不在這份報表。

空的報表不是故障。期間內沒有任何人到訪時，報表照樣會寄出，顯示為零並附上一份空白的試算表 —— 這就是你用來分辨「上週沒有人來」和「報表不再寄來了」的方法。