訪問表格設定

決定主人邀請訪客時、以及訪客抵達門口時會被問到什麼的畫面 — 六個無法更動的欄位、 自訂欄位上的每一項設定,以及某次到訪最後會用到哪一份表格。

更新於 2026年8月18日

訪問表格是針對某次到訪所問的額外問題。和預約表格不同,你並不是從內建問題裡挑選組 成,那六個內建欄位是固定的。你在這裡建立的,是加在它們之上的一切,以及每個答案 之後會傳到哪裡。

開啟訪問表格
本網站的表格清單,其中一份已選取。面板列出它的欄位與適用範圍。

本網站的表格清單,其中一份已選取。面板列出它的欄位與適用範圍。

表格本身

設定作用何時更改
名稱在清單與其他畫面的選擇器中辨識這份表格以它服務的那一類到訪命名 — 地點、目的、租戶 — 而不是以欄位命名
分支機構管理將表格限定在組織的單一分支只有在各分支各自使用不同表格的多分支網站才需要

其下就是欄位清單:六個內建欄位,接著是你新增的欄位,順序即表格上的呈現順序。自訂欄 位可拖曳排序,點選即可設定,要新增則選 新增欄位

欄位清單。只有框起來的自訂欄位可以移動或開啟。

欄位清單。只有框起來的自訂欄位可以移動或開啟。

內建欄位

這六個欄位存在於每一份訪問表格,而且無法改名、無法排序、也無法關閉。它們沒有編 輯器,點選不會有任何反應。它們各自問什麼由別處決定 — 請參閱設定訪問目的

欄位收集什麼
時期到訪的起訖時間
訪問地點建築物,以及有預約時的會議室
訪問目的為何而來
訪客訪客本人 — 姓名、聯絡方式,以及其訪問目的所要求的資料
邀請人貴組織中等候他們的人
訪問目的關於這次到訪的自由文字備註

清單上確實出現兩次 訪問目的。第三列是這次到訪歸屬的類別,最後一列是旁邊的自由文 字備註。兩個共用同一個名稱的不同問題。

自訂欄位

你新增的每個欄位都帶有相同的設定。

設定作用何時更改
名稱填表的人看到的文字網站使用的每一種語言都要填 — 只填英文的名稱,在中文畫面上仍會顯示英文
描述欄位下方的一行提示用來寫大家最常搞錯的規則,而不是重述名稱
圖標欄位旁的標記選一個容易辨認的;在長表格裡,人們是靠它找到欄位的
欄位類型接受哪一種答案 — 見下表
選擇選項選擇複數選擇 的選項適合簡短固定的清單。長清單或共用清單應放進資料集
資料集自動完成 欄位讀取的可重用清單
檔案類型將上傳限制為圖片、影片、PDF 或其他至少要選一種
必填沒有作答就無法送出表格之後要對帳或統計的資料一律開啟

欄位會出現在哪裡

五個開關,而且分組方式和名稱給人的印象並不一樣。前三個決定哪一份表格會問這個問 題,後兩個決定誰能讀到答案。

一個名為「車輛登記號碼」的欄位,下方五個開關分成兩組。藍色標題「哪一份表格會問」之下,三個開關各自連到會提出這個問題的地方:邀請訪客表單連到「主人,邀請時」與「預約的訪客」;訪客直接表單連到「訪客,在門口」以及橘色框起的「接待處」,其下一行寫著接待處讀的是這個開關,不是以它命名的那一個;接待處預約表格只連到「完整的預約」,並註明不是即場登記表單。青綠色標題「誰會讀到答案」之下,在電子郵件中顯示連到「訪客的邀請信」,在接待頁面顯示連到「當天的接待處」。底部灰色橫幅寫著:不論開關如何設定,到訪紀錄與匯出一律包含所有答案。

前三個決定哪一份表格會問,後兩個決定誰能讀到答案。

設定作用何時更改
啟用邀請訪客表單中的輸入在主人的邀請畫面,以及預約的訪客區塊提出這個問題預設的提問位置。請注意預約的訪客區塊只顯示開啟這個開關的欄位;只開啟接待處的欄位不會出現在那裡
啟用訪客直接表單中的輸入在訪客自助登記畫面 — 以及接待人員的即場登記表單提出這個問題儘管名稱如此,這才是接待處實際讀取的開關。臨時到訪者身上需要的資料請開啟它
啟用接待處預約表格中的輸入只有在接待人員代為建立完整預約時才提出這個問題除非貴處的接待人員是建立預約而非登記到訪,否則不必更動。它不會影響名稱所指的即場登記表單
在電子郵件中顯示輸入值將答案放進來訪邀請信及其更新與取消通知不該以書面寄給訪客的內容請關閉
在接待頁面顯示輸入值當天接待處可在訪客旁看到答案接待處需要處理的事項請開啟 — 車輛、陪同、送貨

不論這些開關如何設定,答案一律會進入到訪紀錄本身與訪客匯出 — 每個欄位一欄。

欄位的五個開關,位於名稱、圖標與欄位類型之下。

欄位的五個開關,位於名稱、圖標與欄位類型之下。

開啟訪客直接表單開關的欄位,出現在接待處被詢問。

開啟訪客直接表單開關的欄位,出現在接待處被詢問。

來訪邀請信,載有設定為在電子郵件中顯示的欄位。

來訪邀請信,載有設定為在電子郵件中顯示的欄位。

欄位類型

欄位類型接受的內容
文字一行自由輸入
數字數值。會去掉開頭的零與前綴,因此不適合 AB-0042 這類識別碼
段落有格式的段落
是/否單一開關
電話號碼電話號碼
日期日曆上的日期
時間一天中的時刻
選擇從欄位上設定的選項中選一個
複數選擇從那些選項中選多個
自動完成從資料集中選一筆,輸入時即時搜尋
上傳檔案一個符合允許類型的檔案
上傳多個檔案多個檔案

沒有日期與時間合一的類型。同時需要兩者的到訪,已經有 時期 了。

資料集

資料集是 自動完成 欄位讀取的可重用選項清單。定義一次,每一份訪問表格都能使用 — 這正是它和 選擇 的差別:後者的選項只存在於宣告它們的那一個欄位上。

訪問有自己的目錄。為預約建立的資料集不會出現在這裡的選擇器中,兩者也不會共用項目。

開啟訪問資料集
設定作用何時更改
名稱在欄位的選擇器中辨識這個資料集
條目資料列本身
與答案一併儲存的代碼設成其他系統用來對帳的值。日後改動顯示文字,過往到訪紀錄仍然完好
顯示文字填表的人讀到的文字網站使用的每一種語言都要填
從 Excel 匯入從試算表載入資料列任何實際使用的清單都該這樣做 — 部門清單不值得手動輸入
匯出把資料列寫出來大量變更前先匯出一份,匯入出錯時才能還原
一個訪問資料集及其條目。

一個訪問資料集及其條目。

某次到訪會用哪一份表格

適用範圍 帶有兩個各自獨立的範圍,而表格必須同時通過兩者。

設定作用何時更改
指定地點將表格限定在特定建築物與會議室保持關閉即套用至所有地點。多據點的網站才需要開啟
指定來訪目的將表格限定在特定訪問目的保持關閉即套用至所有目的。只想問承包商或面試者的問題才開啟

保持關閉的範圍是符合一切,而不是什麼都不符合 — 這正是兩個開關都關閉的表格會出現 在網站上每一次到訪的原因。而且通過的表格全部都會採用:它們會被合併,而不是排出 優劣,因此同時符合兩份表格的到訪,會被問到這兩份表格所問的全部問題。

一次標記為「Offision 副樓」與「面試」的到訪,被拿去比對並排的三份表格。每份表格都有「地點」與「目的」兩列,各帶綠色勾號或紅色叉號,旁邊寫著原因。「所有到訪」兩個範圍都未設定,兩列都打勾,判定為適用。「副樓面試」在 Offision 副樓與面試上都符合,判定為適用。「VIP 到訪」地點未設定而打勾,但目的設為 VIP 而打叉,判定為不會詢問 — 一項不通過就足夠。一個標示「合併,而非排序」的箭頭從通過的兩份往下,指向一條藍色橫幅,內含「車輛登記號碼」「是否需要陪同」,以及「另有 3 項,來自兩份表格」的註記。

兩個範圍都符合或都未設定時表格即適用,而所有適用的表格都會被合併。

限定於一棟建築物與一個訪問目的的表格。

限定於一棟建築物與一個訪問目的的表格。

這裡沒有預設表格,也沒有覆寫。訪問目的無法像預約目的取代預約表格那樣取代這裡的表 格。

這裡不會決定的事

  • 訪客本人會被問到什麼。 姓名、聯絡方式、公司、相片與條款屬於訪問目的 — 請參閱設定訪問目的。這個畫面問的是這次到訪, 而不是這個人。
  • 訪客屬性。 那是掛在個人身上的另一組欄位,有自己的畫面,而且會跨越多次到訪保 留。這裡的欄位每次到訪各答一次。
  • 訪客問卷。 問卷掛在訪問目的上,在到訪之後作答。
  • 誰有資格發出邀請。 那由權限與訪問政策決定。
  • 訪客證上顯示什麼。 那是訪客證的設計,不是表格。
  • 預約表格。 預約有自己的畫面與自己的表格產生器,兩者不會共用欄位或資料集。